Акт списания материалов: когда списывать можно и нужно

Ничто не должно исчезнуть бесследно. Это мудрое правило применимо не только к закону сохранения энергии, но и к процедуре списания материалов в организации. А это означает, что акт списания нужно составлять правильно.

...

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 703-35-96. Это быстро и бесплатно!

Оглавление:

7219a1b3286c7dc8a7ac1e0dc2e40001

Под материалами во внутрифирменном учете обычно понимаются материальные ценности, выступающие в роли средств для производства готовой продукции или обслуживания технологического процесса. При этом важно, что эти ценности должны быть приобретены самой организацией. Для учета материалов используются счета 10 (отражение фактической себестоимости приобретенных и заготовленных материалов по учетным ценам), 15 (обобщение информации о материальных ценностях в обороте) и 16 (отражение информации об отклонении в стоимости материалов), а также субсчета к ним. В случае выявления дефектов материалов, их порчи или при признании их непригодными для дальнейшего использования организация должна произвести списание материалов. Результаты этой процедуры фиксируются в акте списания материалов, на основании которого составляется бухгалтерская справка.

Что нужно сделать перед составлением акта списания материалов

Разумно предположить, что документ с таким названием, как акт списания материалов, подтверждает непосредственный расход материальных ценностей, за счет которого используемые материалы становятся незадействованными в дальнейшем процессе производства. Утвержденного законодательством унифицированного бланка акта списания не существует, но это не означает, что такой документ можно не составлять вовсе: как правило, налоговые органы очень щепетильно относятся ко всему, что касается расходов материальных ценностей. В любом случае составлять акт весьма желательно, а вот форма акта списания должна быть разработана инициатором. Проще всего для этой цели использовать уже готовый шаблон, например, скачать бланк акта списания материалов  и адаптировать его к конкретной процедуре, с учетом фактического положения дел в организации.

Перед непосредственным составлением акта списания материалов необходимо оформить требование-накладную. В ней следует отобразить перемещение материальных ценностей, подлежащих списанию, на склад для последующей их передачи материально ответственному лицу.

После того, как материалы, согласно документации, окажутся на складе, их необходимо выдать со склада. Итогом данной процедуры становится закрепление этих материальных ценностей за материально ответственным лицом.

Как составляется акт списания материалов

Акт списания принято составлять в единственном экземпляре. В документе необходимо указать следующие сведения:

  • дату составления акта и место составления этого документа,
  • полный перечень лиц, участвующих в процедуре списания – членов собранной комиссии ─ с указанием их должностей и фамилий в алфавитном порядке (ФИО председателя нужно выделить),
  • список материалов, которые подлежат списанию,
  • количество материалов, подлежащих списанию,
  • сумма, равная реальной стоимости списанных материалов,
  • причина для списания (например, порча),
  • общая сумма списания (прописью).

Данные о материалах (указание их количества, их стоимости и причины списания) проще всего оформить в табличной форме. Это допускается правилами. А вот речевых оборотов, наподобие «мы, нижеподписавшиеся» или «составили настоящий акт в том, что», лучше избегать: в современном делопроизводстве они считаются архаизмами. После того, как акт списания материалов будет заполнен, его необходимо подписать. Подписи ставят все члены комиссии, а руководитель организации утверждает итоговый экземпляр.

Следует иметь в виду, что данная процедура может быть значительно упрощена и, как следствие, ускорена в том случае, если комиссия по списанию состоит из одного человека. Для этого необходимо, чтобы все обязанности по хранению, по использованию материальных ценностей и по собственно членству в комиссии формально принадлежали одному лицу. Как правило, решение о целесообразности такого упрощения процесса списания, а также разработка формуляра, оптимального для той или иной организации, лежит на бухгалтере. Он же обычно подбирает и образец акта списания материалов, максимально отвечающий требованиям.

Несколько нюансов процедуры составления акта

Несмотря на то, что общепризнанного формата для акта списания не существует, при его составлении крайне желательно придерживаться ряда стандартов, применяемых в отечественном делопроизводстве. Большинство из них касается оформления бланка и правил указания данных.

Так, в качестве даты, фигурирующей в акте списания, необходимо указывать дату его составления. Если этому событию предшествовали длительные процедуры, например, инвентаризация, то целесообразно кратко указать этот факт в документе с обозначением временного периода.

Заголовок акта списания может быть выполнен в одной из двух общепринятых форм. Первая – с использованием предложного падежа («Акт о списании материалов»), вторая – с использованием родительного («Акт списания материалов»).

Текст акта списания должен начинаться с указанием основания для его составления. Чаще всего в качестве такого основания выступает приказ директора организации. В этом случае в бланке обязательно прописывается номер приказа.

Гриф утверждения бланка руководителем организации размещается в правом верхнем углу бланка. Если в документе несколько страниц, то он ставится только на первой странице.

Что необходимо сделать после составления акта списания

При признании материалов списанными, то есть, после составления акта списания материалов, бухгалтер организации должен сделать следующие проводки:

1. Д94 К10. В этой проводке отражается балансовая стоимость списанных материалов. Информация для осуществления проводки берется из акта списания материалов.

2. Д20 К94. Данная проводка отражает стоимость недостачи (порчи) материалов в пределах естественной убыли. Информация для нее берется из акта списания, а также из бухгалтерской справки. Если же количество списанных материалов превышает лимит естественной убыли, а потому возмещение недостачи возлагается на ее виновника , то вместо счета 20 необходимо использовать субсчет 2 счета 73.

В ряде случаев бухгалтеру придется использовать иные проводки. Так, если причиной списания материалов стало их уничтожение в результате стихийного бедствия, то делается проводка Д99 К10. Информация для нее вновь берется из акта списания и бухгалтерской справки. Затем с помощью проводки Д99 К68 (субсчет «НДС») нужно восстановить ранее уплаченный налог на добавленную стоимость. Если же материальные ценности списываются в соответствии с договором безвозмездного пользования, то проводки будут выглядеть как Д91/2 К10 и Д91/2 К68 (субсчет «НДС»). При этом перед тем, как такая запись появится в бухгалтерском учете, необходимо составить множество документов. В частности, для этого необходимо заявление на отпуск материалов на сторону, соответствующий договор и товарно-транспортная накладная.

А можно ли не составлять акт списания?

Итак, своевременное и грамотное составление акта списания материалов способно значительно облегчить общение руководства компании с представителями налоговых органов, которые, как известно, очень ревностно относятся ко всему, что связано с расходами. Однако данная процедура может оказаться отнюдь не скоротечной для членов комиссии, к тому же составление актов списания существенно усложняет учетную работу бухгалтерии. Поэтому, если руководство предприятия сочло необходимым отказаться от составления такого акта, то, в принципе, можно обходиться и без него.

При отказе от составления акта списания нужно использовать методические указания по учету МПЗ и по созданию первичной документации по выдаче материальных ценностей со склада в мелкие структурные подразделения предприятия. Для фиксации перемещения используют лимитно-заборную карту по форме М-8 или требование-накладную по форме М-11, а также накладную по форме М-15.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
 
+7 (499) 703-35-96 (Москва)
+7 (812) 309-82-63 (Санкт-Петербург)

Это быстро и бесплатно!

Видите неточности, неполную или неверную информацию? Знаете, как сделать статью лучше?

Хотите предложить для публикации фотографии по теме?

Пожалуйста, помогите нам сделать сайт лучше! Оставьте сообщение и свои контакты в комментариях - мы свяжемся с Вами и вместе сделаем публикацию лучше!

Комментариев: 39
  1. Надежда

    Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, может ли акт на списание малоценки утверждаться не директором, а уполномоченным лицом (есть приказ на передачу полномочий ) ? Или это нарушение?

    • Галина

      Доброго времени суток! Если есть приказ на передачу полномочий, то все в рамках закона, может спокойно утверждать. А так в стандартных договорах указывается без подробностей, что акты на списание утверждает «руководитель экономического субъекта».

    • Александр

      Если по вашему предприятию есть приказ на возложение данных обязанностей, то ответственное лицо имеет право подписи в актах на списание.

  2. Лада Абрамова

    Добрый день, подскажите, можно ли на небольшом предприятии создать 1 комиссию для списания всего сразу, а не делать несколько комиссий?

    • Павел Иванович

      Здравствуйте Лада, вы можете создать такую комиссию на основании приказа руководителя предприятия. Этим же приказом назначается председатель комиссии, ее секретарь и члены.

    • Евгения

      Здравствуйте, Лада. Да, это вполне возможно. Вы можете создать одну комиссию, чтобы списать всё то, что подлежит списанию.

  3. Евгений Шмидт

    Добрый день, подскажите, пожалуйста, к акту на списание материальных запасов (зап.частей) прикладывается какой-нибудь акт технического заключения, где указываеся, куда установили зап.часть?

    • Анастасия К.

      Здравствуйте Евгений, если вы составляет акт на списание запасных частей на какой либо транспорт, станок или другой агрегат, то следует полагать что списанные запчасти будут подлежать утилизации. Поэтому никакой акт вам не нужен.

    • Евгения

      Здравствуйте, Евгений. Если вы составляете акт списания на запчасти, то вы не можете куда либо их поставить, поэтому дополнительных документов составлять не нужно.

  4. Дарья Дмитриева

    Скажите, пожалуйста, я недавно работаю в бюджетной сфере и не знаю, как правильно списать МБП малоценку и по каким актам?

    • Гудман

      Добрый день! Если речь идет про списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов, бывших в употреблении менее года, то при их списании руководствуйтесь унифицированной формой акта МБ-8. Акт составляется после того, как имущество признается непригодным для дальнейшей эксплуатации.

    • Евгения

      Здравствуйте, Дарья. Акт списания принято составлять в единственном экземпляре. В документе необходимо указать следующие сведения: дату составления акта и место составления этого документа, полный перечень лиц, участвующих в процедуре списания – членов собранной комиссии ─ с указанием их должностей и фамилий в алфавитном порядке (ФИО председателя нужно выделить), список материалов, которые подлежат списанию и т.д. Более подробно читайте в статье выше.

  5. Алёна Богданова

    Добрый день, подскажите, пожалуйста, как правильно оформить акт на списание книг?

    • сергей

      Добрый вечер Алена!1)Отбор литературы на списание.
      Из нормативов:
      Списание – 3,8% от размера книговыдачи.
      Книгообеспеченность – на одного жителя 7 – 9 книг.
      2) Из каждой книги вынуть книжный формуляр, предварительно сверив инвентарный номер, год издания, цену, автора и его инициалы.
      3) Книги без книжных формуляров сразу связать или сложить в коробки, потом сдать в макулатуру.
      4) Книжные формуляры сложить в порядке возрастания инвентарных номеров, разложить по периодам в таблице балансовой стоимости книжного фонда.
      5) Сверить книжные формуляры с инвентарными книгами чтобы не допустить повторного списания книги.
      6) Составить список к акту на списание по изъятым книжным формулярам.

    • Вера Ежова

      Глядя какие книги вы имеете ввиду Порядок списания библиотечного фонда регулируется Приказом Минкультуры РФ от 02.12.1998 N 590
      Книги учета (бухгалтерские документы) списываются согласно закона 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»

  6. Валерия Герасимова

    Здравствуйте, меня интересует, надо ли ставить печать предприятия на актах списания основных средств и инвентарных карточках? И где?

    • Наталья

      Добрый день, печати ставить нужно, обычно это делают возле подписи руководителя.

    • Анна

      Валерия, да, печать нужно ставить в актах списания основных средств и инвентарных карточках.

    • Татьяна

      Здравствуйте, Валерия. на данных документах печать предприятия необходима. Ставиться она в конце документа.

  7. Павел

    Такие расходные материалы списываются по акту произвольной формы по фактическому расходу или по нормам установленным на предприятии для отдельных видов работ.

  8. Ника Маркова

    Здравствуйте! Скажите, пожалуйста, кто в школе занимается списанием классных журналов с истекшим сроком годности и составляет акт на их списание?

    • Татьяна

      Добрый день. Занимаются этим лица, у которых в должностной инструкции прописана данная обязанность, или на усмотрение директора.

    • Александра

      Порядок списания классных журналов ( закон обязывает сохранять страницы с итоговыми данными оценок в течении 25 лет) устанавливается в положении по ведению классных журналов в конкретном учебном заведении. Списанием журналов занимается комиссия созданная приказом директора учебного заведения.

  9. Богдан Козлов

    Добрый день. Как правильно списать ГСМ ? Как составлять акт на снятия остатков? Нужно ли писать приказы на комиссию ?

    • Павел Пестряков

      Списание ГСМ производят в зависимости от пробега автомобиля или отработанных моточасов по нормам установленным на предприятии для каждой марки автомобиля. Нормы устанавливаются согласно Распоряжения Минтранса России N АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте».
      К акту на списание ГСМ прикладывается путевые листы.
      Порядок снятия остатков и создания комиссии на списание ГСМ устанавливается соответствующим приказом по предприятию.

  10. Михаил Филиппов

    Какое количество материала можно списать в учебных целях? Например, учились ложить плитку керамическую , много боя получилось.

    • Ольга

      Михаил, здравствуйте. Материал списывается весь по факту. Сколько использовано, столько и списывается.

    • Павел

      Установленных норм списания «боя в учебных целях» не существует. В строительстве для списания материалов руководствуются нормами, предусмотренными в соответствующих сборниках «Нормативные показатели расхода материалов».
      Не любой руководитель согласиться произвести списание сверхнормативно израсходованных материалов за счет прибыли предприятия.

  11. Карина Быкова

    Можно ли не включать в комиссию по списанию бухгалтера, если он работает по договору обслуживания?

    • Ольга

      Карина, здравствуйте. Включать или нет бухгалтера в комиссию по списание товароматериальных ценностей — это дело руководителя. Законодательством не предусмотрен какой-то определенный список состава комиссии.

    • Александра

      Состав комиссии по списанию товароматериальных не регулируется на законодательном уровне. Включать или не включать бухгалтера в праве решать руководитель организации при издании приказа о создании комиссии по списанию материальных ценностей.

  12. Всеволод Давыдов

    Разрешено ли январские путевые листы пронумеровать оставшимися в подотчете у гл. механика чистыми путевыми листами от декабря 2016

    • Евгения

      Здравствуйте, Всеволод. Нет, это не допускается законодательством.

    • Павел

      Порядок нумерации путевых листов согласно Приказа Минтранса России от 18.09.2008 N 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» устанавливается на предприятий. Следовательно ничего противозаконного в этом нет.

  13. Наталья Карпова

    Здравствуйте. Подскажите, пожалуйста, кто составляет акт на ввод в эксплуатацию основных средств: бухгалтер-материалист или заведующий хозяйством (матер.ответственное лицо)?

    • Татьяна

      Добрый день. Вообще это работа бухгалтера-материалиста, но если эта функция прописана у другого работника в должностной инструкции, то он и должен ее выполнять.

    • Елена

      Акт о вводе в эксплуатацию составляет комиссия созданная на основание приказа по организации. Как правило в состав комиссии включают работника бухгалтерии ведущего учет основных средств и сотрудников обеспечивающих ввод в эксплуатацию оборудования или лиц материально ответственных за эти основные средства.

  14. Дамир Смирнов

    Есть материалы которые не входят в м29,но используются в работе (скотч,круги отрезные,хомутики итд). как их списать?

    • Екатерина

      Здравствуйте, Дамир. В данной статье подробно рассказывается, как списать такие материалы.

Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

Подписка (E-mail)
Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499) 703-35-96Москва +7 (812) 309-82-63Санкт-Петербург Остальные регионы:
Онлайн-консультант