Гарантийное письмо: что это такое и как правильно его составить

Заключили договор на поставку товаров или выполнение работ, но сомневаетесь, что партнер своевременно произведет оплату? Потребуйте от него гарантийное письмо!

...

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 703-35-96. Это быстро и бесплатно!

Оглавление:

b5eddec57cb53fca0bbfec44437e8ce4

Гарантийное письмо является одной из форм деловой переписки. Как правило, в нем содержатся определенные гарантии или обещание взять на себя какие-то обязательства. Независимо от того, содержатся ли там справочные данные организации или просто общая информация о намерениях, этот документ является выражением желания одной из сторон взять на себя определенные обязательства. Гарантийное письмо, образец которого можно найти на нашем сайте, имеет некоторые особенности. Поговорим о них более подробно.

Для чего нужно гарантийное письмо?

Гарантийными письмами могут обмениваться организации или же юридическое лицо может направить такой документ физическому лицу гарантируя, например, оплату за выполненную работу или полученную продукцию. Как правило, гарантийное письмо требуется в том случае, если одна из сторон сомневается в том, что договоренности, которые были достигнуты в ходе переговоров и закреплены договором, будут выполнены. Но при этом стоит отметить, что надежных юридических гарантий такой документ все же не создает. Тем не менее, гарантийные письма на сегодняшний день весьма распространены в деловой среде.

В каких случаях чаще всего используют гарантийные письма?

Надо сказать, что наиболее часто гарантийные письма используются:

  • для подтверждения оплаты за товары/услуги/работы (в таком письме обязательно должна быть ссылка на номер договора поставки/выполнения работ/оказания услуг и номер счета, на который должна быть произведена оплата);
  • для предоставления информации третьим лицам, например, при регистрации юридического лица такое письмо может гарантировать предоставления юридического адреса, а для банка гарантировать обеспечение кредита;
  • для гарантии отсроченного платежа;
  • для обозначения намерения юридического лица в отношении возможного сотрудничества (в таких случаях договор между отправителем и адресатом, как правило, еще не заключен).

Как составить гарантийное письмо

У гарантийного письма, как у официального документа, есть определенные особенности. Так, форма гарантийного письма предполагает, что:

  • язык письма должен быть сугубо деловым, без длинных фраз и размытых выражений;
  • в письме должны быть только четкие и ясные формулировки, в нем должен быть указан вид обязательств, а иногда может быть изложена и полная процедура выполнения обязательств;
  • письмо составляется на фирменном бланке компании-отправителя и обязательно скрепляется печатью организации;
  • подписывает гарантийное письмо руководитель организации и главный бухгалтер (это обязательное условие для гарантийных писем, если речь идет о финансовых обязательствах и гарантии оплаты).

Если говорить об обязательных реквизитах гарантийного письма, то к ним относятся:

  • наименование организации;
  • код организации;
  • ОГРН юридического лица;
  • ИНН;
  • адресат;
  • заголовок;
  • >регистрационный номер.

Большинство гарантийных писем начинаются словами: «Настоящим письмом гарантируем…», но может быть и другой вариант, когда отправитель письма начинает его с перечисления причин, которые являются основанием для заявления о предоставлении гарантий, например: «Ввиду подписанного между нашими организациями договора и произведенной предоплаты…». Если речь идет о гарантиях оплаты, то в письме указываются банковские реквизиты. Дополнительно в письме может быть указана возможность кредита, предпоставки, размеров штрафных санкций при нарушении сроков оплаты и прочее.

Чтобы максимально четко представить, как оформляется этот документ, можно скачать образец гарантийного письма .

Конечно, наиболее распространенными фразами для такой корреспонденции являются:

  • Компания «ХХХ» гарантирует своевременную оплату…
  • Настоящим гарантируем оплату …
  • Гарантируем, что …

Но слово «гарантия» может в тексте и не фигурировать, что не повлияет на гарантийный смысл письма.

Приложения

Кроме того, к гарантийному письму могут быть приложены копии таких документов, как Свидетельство о регистрации предприятия (или индивидуального предпринимателя), Свидетельств о постановке на налоговый учет, выписка из ЕГРЮЛ, приказ о назначении генерального директора или уполномоченного лица (если, конечно, в них есть необходимость).

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
 
+7 (499) 703-35-96 (Москва)
+7 (812) 309-82-63 (Санкт-Петербург)

Это быстро и бесплатно!

Понравилась статья? Подписывайтесь на обновления сайта по RSS, или следите за обновлениями В Контакте, Одноклассниках, Facebook, Twitter или Google Plus.

Подписывайтесь на обновления по E-Mail: 

Расскажите друзьям!

Комментариев: 8
  1. Сергей

    здравствуйте. как составить гарантию на услуги…. покраска авто. то что в течении года не пойдет карозия . и если пойдет то что …заранее благодарен.

    • Романова

      Сергей! По идее, договор с лицом, осуществившим покраску должен быть. Там срок гарантии д.б. указан на покраску. С претензией о плохой покраске можете обратиться до истечения 2-х лет. Но нужно доказывать (экспертиза, если не согласен исполнитель), что не по вине потребителя недостаток (коррозия, напр.) появился. А там требовать снижения цены/устранения изъянов/возмещение расходов. Но и если нет договора, право такое остаётся у потребителя.

    • Дмитрий

      В случае оказания услуг на материальной основе, вы обязаны предоставит лицу, которое оплачивает данную услугу, как минимум акт о выполненных работах и чек. Вот как раз в акте выполненных работ и можно прописать тот факт, что гарантия на выполненные работы, в данном случае на покраску автомобиля, составляет один год.

    • маришка

      Сергей, во первых при предоставлении любой услуги, первоначально заключается договор с клиентом, где и прописываются права и обязанности сторон ( имеются типовые договора, а далее согласно вашей специфике). Гарантия на покрасочные работы, так же регулируется законом. А вообще, все услуги регулируются законом О защите прав потребителей.

    • Елена Евгеньевна

      Здравствуйте Сергей, по идее правильней было бы составить договор на оказание услуг по покраске автомобиля. В котором можно было бы прописать все необходимые условия, в том числе и гарантия в течение года, а также действия исполнителя в случае наступления коррозии и других объективных причин.

  2. Лина

    Здравствуйте, как правилтно составить гарантийное письмо о предоставлении одежды на определенное число? Спасибо

    • Романова

      Лина! Основное берите в статье (реквизиты, стиль) выше. Предмет, в Вашем случае одежда, конкретизируйте. Что за одежда (костюмы, рабочая форма), размер, цвет. Идеально — приложить снимки одежды. Далее определите число или период, на которые будет передача. По желанию пропишите способ, каким будете доставлять, возвращать.

    • Олег

      Основные правила гарантийного письма перечислены в статье — обязательно наличие всех реквизитов, даты, подписи и печати (если речь идет об организации). сам же текст составляется в произвольном порядке, просто в вашем случае необходимо точно указать номенклатуру одежды и, конечно же, полностью прописать дату, до которой она будет гарантировано предоставлена.

Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

Подписка (E-mail)
Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499) 703-35-96Москва +7 (812) 309-82-63Санкт-Петербург Остальные регионы:
Онлайн-консультант