Как правильно вести кассовую книгу: советы бухгалтеру

Закон требует от предпринимателей и организаций, работающих с наличными деньгами, соблюдения строгой кассовой дисциплины. А кассовая книга — важнейший документ учета прихода и расхода средств. Как правильно вести кассовую книгу?

...

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 703-35-96. Это быстро и бесплатно!
   

Оглавление:

При работе с наличными средствами любое юридическое лицо или индивидуальный предприниматель должны особое внимание уделять кассовой дисциплине и грамотному оформлению всех кассовых операций. Для этого нужно изучить образец заполнения кассовой книги и правильно вести учет операций с наличными.

Что такое кассовая книга и для чего она нужна?

70cf1b00a45a9f44eb8bc8827c478a3a

Начнем с определения кассовой книги, которая является бухгалтерским документом, в котором отражаются все операции с наличными деньгами (и приход, и расход). Такая книга должна быть на всех предприятиях, где есть касса. Исключение не составляют даже те юридические лица или ИП, которые работают по УСН (упрощенной системе налогообложения). Кассовая книга ведется в одном экземпляре по унифицированной форме КО-4, которая была утверждена Постановлением Госкомстата России в 1998 году.

Этот документ заслуживает повышенного внимания, поскольку регулярно проверяется представителями различных инстанций.

По закону в учреждении, работающем с наличными деньгами, должна быть только одна кассовая книга. Но если речь идет о крупном предприятии, которое имеет обособленные подразделения, выделенные на отдельный баланс, то каждое такое подразделение ведет собственную кассовую книгу. Ее оригинал находится в обособленном подразделении, а в головное учреждение передаются только копии первичных документов и кассовой книги. Все данные об остатках денежных средств в кассе такого подразделения в этом случае показываются в его балансе и учитываются при составлении сводного баланса по предприятию.

      

Как оформляется кассовая книга?

Согласно Инструкции №157н все учреждения, в которых есть касса, обязаны вести кассовые операции в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, который был утвержден Советом Директоров Центробанка России в 1993 году, и Положением Банка России №14-П от 1998 года «О правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ». Кассовая книга должна быть оформлена соответствующим образом: прошнурована, пронумерована, скреплена печатью, а все записи должны быть заверены подписью главного бухгалтера и руководителя учреждения. Скачать бланк кассовой книги  можно на нашем сайте.

Кассовая книга ведется в течение календарного года по нарастающей, а с наступлением нового года необходимо заводить новую кассовую книгу. Как правило, стандартная кассовая книга, которая выглядит, как журнал, имеет пятьдесят или сто листов. Если на предприятии ведется активное использование наличных средств, то на календарный год одного журнала может и не хватить. В этом случае можно начать другой журнал, но тогда на титульном листе должен быть указан четкий временной промежуток, записи за который находятся в данной книге.

Титульный лист кассовой книги должен отображать информацию о предприятии, а именно:

  • ОКПО предприятия.
  • Фамилии, имя, отчество (если речь идет об индивидуальном предпринимателе).
  • Год (или период, если за один календарный год использовалась не одна, а несколько книг).
  • Наименование структурного обособленного подразделения (если речь идет о подразделениях одного учреждения, выведенных на отдельный баланс).

Как осуществляется ведение кассовой книги?

Заполнение кассовой книги предполагает внесение записей в готовую форму. Все операции по кассе за сутки записываются на одну страницу, с обязательным отражением приходных и расходных материалов. В конце рабочего дня подводится итог и сводится остаток. По результатам работы составляется отчет кассира, а полученные наличные средства сотрудник, ведущий кассу, в конце рабочего дня сдает в бухгалтерию.

Каждый лист кассовой книги имеет две одинаковые части с линией отрыва. Одна часть – непосредственно лист книги, а вторая – отчет кассира. Лист можно согнуть по линии отрыва и заполнить сразу обе части под копирку. После этого лист разрезается, его первая часть подшивается, а к отчету кассира прикрепляются все первичные документы (приходные, расходные кассовые ордера, выписки из приказов, расписки, заявления на аванс, доверенности, ведомости и прочее). Образец кассовой книги  можно найти на нашем сайте.

Графы и поля заполняются соответствующим образом:

  • В графе «Остаток на начало дня» должна быть перенесенная сумма из графы «Остаток на конец дня» с предыдущего листа книги.
  • В графе «Номер документа» указываются номера приходных и расходных кассовых ордеров.
  • В графе №2 необходимо записать информацию из ордеров, а приходные и расходные суммы нужно вносить полностью в рублях и копейках.
  • При записи корреспондирующего счета в кассовых книгах организаций нужно указывать: расчетный счет – 51, заказчики и покупатели – 62, зарплата – 70, подотчет – 71 (индивидуальные предприниматели номер корреспондирующего счета могут не указывать).
  • «Перенос» суммирует все операции, указанные на предыдущих строках, а обратная сторона бланка либо заполняется, либо прочеркивается буквой Z.
  • Итоги за день выводятся по расходу и приходу, а остаток на конец дня должен равняться остатку на начало дня + приход – расход.
  • В самом низу кассир и бухгалтер ставят свои подписи и фиксируют количество приходных и расходных кассовых ордеров.

Электронный учет

Ведение кассовой книги предполагает возможность ее заполнения как вручную, так и при использовании компьютерной техники. Для этого нужно специальное программное обеспечение, которое гарантирует как визуальное отображение кассовой книги на мониторе с возможностью заполнения, так и распечатывание листов и отчетов кассира. Электронная кассовая книга, как и ее бумажный вариант, заполняется в конце каждого рабочего дня и распечатывается (правила внесения данных установлены п.4.4 Положения №637). В результате должно получиться две распечатки:

  • вкладной лист кассовой книги (с нумерацией и реквизитами);
  • отчет кассира.

Все распечатки проверяются и подписываются кассиром. Листы книги нумеруются и хранятся в кассе, а подшиваются в конце календарного года, формируясь в книгу. Отчеты же с приложением первичных документов передаются в бухгалтерию.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
 
+7 (499) 703-35-96 (Москва)
+7 (812) 309-82-63 (Санкт-Петербург)

Это быстро и бесплатно!
      

Видите неточности, неполную или неверную информацию? Знаете, как сделать статью лучше?

Хотите предложить для публикации фотографии по теме?

Пожалуйста, помогите нам сделать сайт лучше! Оставьте сообщение и свои контакты в комментариях - мы свяжемся с Вами и вместе сделаем публикацию лучше!

Комментариев: 12
  1. Римма Егорова

    Здравствуйте. Подскажите, форма кассовой книги унифицирована или организация может свою форму разработать?

    • Александра

      Кассовая книга ведется в одном экземпляре по унифицированной форме КО-4

    • Игорь

      Здравствуйте!
      Вообще-то кассовая книга является документом строгой отчетстности, правила составления и заполнения которой регулируется налоговым законодательством. У вас нет правовых оснований для разработки своей формы.

  2. Богдан Абрамов

    Здравствуйте. Подскажите, форма кассовой книги унифицирована или организация может свою форму разработать?

    • Татьяна

      Здравствуйте, Богдан. Форма кассовой книги является унифицированной. Как правильно заполнять её, рассказывается в данной статье.

    • Наталья

      Добрый день! Форма кассовой книги унифицирована, используется бланк формы КО-4.

  3. Ярослава Лебедева

    Здравствуйте, для чего нужна кассовая книга?

    • Елена

      Япрслава, кассовая книга, это документ бухгалтерского учёта, в котором фиксируются все приходно-расходные операции с деньгами в наличной форме. Ведение кассовой книги обязательно для всех предприятий, на которых имеется касса.

    • Ирина

      Здравствуйте, Ярослава. Кассовая книга — важнейший документ учета прихода и расхода средств. Она должна вестись на каждом предприятие, которое работает с денежными средствами.

  4. Инна Антонова

    Здравствуйте! Начался новый год. В кассовой книге номера приходных и расходных ордеров продолжаются по возрастающей или надо начать с первого номера?

    • Ольга

      Инна, здравствуйте. Ведение кассовой книги, как и любого журнала, по наступлению нового года начинается с новой нумерации. А лучше на каждый год заводить новую книгу.

    • Александра Смирнова

      Законодательно порядок нумерации кассовых расходных и приходных ордеров не определен. Организация в своей учетной политики самостоятельно определяет правила нумерации этих документов.

Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

Подписка (E-mail)
Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499) 703-35-96Москва +7 (812) 309-82-63Санкт-Петербург Остальные регионы:
Онлайн-консультант