Как рассчитать среднесписочную численность и для чего она нужна

Среднесписочную численность сотрудников каждое зарегистрированное предприятие должно предоставить в налоговые органы не позднее 20 января каждого года. В ее расчете есть некоторые нюансы.

Скрыть содержание

• Зачем нужна среднесписочная численность
• Куда и в какой форме подавать сведения
• Работники, подлежащие включению в списочную численность
• Работники, не подлежащие включению в списочную численность
• Исключения из среднесписочной численности
• Как рассчитать среднесписочную численность за квартал
• Непредоставление информации о среднесписочной численности

Все организации и предприятия, зарегистрированные в налоговых органах, в том числе и индивидуальные предприниматели, по закону обязаны подавать сведения о среднесписочной численности своих сотрудников. Эти сведения подаются в налоговые органы до 20 января каждого отчетного года. Если организация только что создана либо реорганизована, то сведения о ее среднесписочной численности сообщаются в местную налоговую инспекцию до 20-го числа месяца, идущего после месяца создания или реорганизации (абз. 3 п. 3 ст. 80 НК РФ). Рассмотрим, как рассчитать среднесписочную численность для подачи сведений в налоговые органы.

Зачем нужна среднесписочная численность

Предприятия рассчитывают этот показатель и представляют его налоговикам для того, чтобы подтвердить свои права на использование упрощенной системы налогообложения (пп. 14 п. 3 ст. 316.12 НК РФ) или других льгот при уплате налогов. Кроме того, среднесписочная численность нужна для определения формы подачи налоговой декларации от предприятия (п. 3 ст. 80 НК РФ), для составления отчетности в ФСС и других видов отчетности. В этих случаях сроки подачи среднесписочной численности совпадают со сроками подачи отчетов, в которые она включена.

Налоговые органы используют сведения о среднесписочной численности предприятия для того, чтобы осуществлять контроль над налогоплательщиками, подающими свои налоговые отчеты в электронном виде через интернет. Электронная отчетность представляется в налоговые органы теми организациями и предприятиями, среднесписочная численность работников которых составила за предыдущий год более, чем сто человек. А также недавно созданными или реорганизованными предприятиями.

Среднесписочная численность используется налоговиками и для того, чтобы рассчитывать среднемесячную зарплату одного работника предприятия. Этот показатель сравнивается со среднемесячной зарплатой в целом по данному региону. Если он окажется меньше среднего, это может стать основанием для более глубокой проверки предприятия налоговыми органами.

Куда и в какой форме подавать сведения

Сведения о среднесписочной численности сотрудников зарегистрированных фирм подаются организациями и предприятиями в налоговые органы по месту их нахождения, а индивидуальными предпринимателями — по месту прописки.

Форма представления сведений была установлена приказом ФНС России от 29 марта 2007 г. № ММ-3-25/174. С рекомендациями по заполнению формы можно ознакомиться в письме ФНС России от 26 апреля 2007 г. № ЧД-6-25/353.

Индивидуальные предприниматели, не нанимающие сотрудников на работу, все равно должны сообщать эти сведения по установленной форме.

Работники, подлежащие включению в списочную численность

Для расчета среднесписочной численности нужно взять ежедневную списочную численность сотрудников предприятия за нужный период. Списочная численность – это ежедневный учет присутствующих на работе сотрудников. Он основывается на сведениях, содержащихся в табели учета рабочего времени и приказах руководства предприятия о принятии на работу и увольнении.

В сведения о списочной численности должны быть включены работники, принятые по трудовым договорам и выполняющие как постоянную, так и временную или сезонную работу. Собственники организации или предприятия, в случае, если они работают и получают оплату труда, тоже должны быть включены в среднесписочную численность.

Выходные и праздничные дни также включаются в отчет, в этом случае списочная численность указывается такой же, как за предыдущий рабочий день. Если выходных или праздничных дней два или более, их численность также берется равной численности за последний рабочий день.

В ежедневной списочной численности должны быть учтены все сотрудники предприятия, фактически присутствующие на рабочем месте и некоторые категории отсутствующих сотрудников. В качестве целой единицы списочной численности выступают следующие сотрудники:

• Фактически пришедшие на работу, даже если они не выполняли свои обязанности из-за простоев на предприятии.
• Те, кто находился в оплачиваемых служебных командировках.
• Те, кто не явился на работу из-за болезни, в случае, если это подтверждено документально.
• Сотрудники, проходящие на службе испытательный срок.
• Работающие на дому.
• Те, кто по договору был принят для работы неполный день или неполную неделю (их среднесписочная численность должна быть установлена отдельно).
• Те, кто обучается в образовательных учреждениях или направлен на повышение квалификации с сохранением выплаты зарплаты.
• Временные работники, направленные из смежных организаций, если заработная плата им выплачивается в данной организации.
• Те, кто находился в отпуске (возможно, с последующим увольнением).
• Учащиеся образовательных учреждений, получившие отпуск с сохранением за ними рабочего места и полной или частичной оплаты.
• Те, кто поступает на учебу в вузы или учится в них, при этом находится в отпуске без оплаты.
• Получившие запланированный выходной день или выходной из-за переработки.
• Находящиеся в отпуске без содержания по семейным или иным обстоятельствам.
• Женщины, ушедшие в отпуск по беременности и родам.
• Женщины, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком.
• Усыновители, взявшие ребенка младенческого возраста и получившие в связи с этим отпуск.
• Граждане других государств, работающие в РФ.
• Те, кто прогуливал без уважительной причины.
• Граждане, находящиеся под следствием.

Работники, не подлежащие включению в списочную численность

В список работников не включаются:

• Сотрудники других организаций, временно работающие на предприятии и получающие зарплату по месту постоянной работы.
• Сотрудники, принятые по гражданско-правовым договорам.
• Сотрудники, нанятые по специальным договорам с госорганами (военнослужащие, лица, отбывающие наказание).
• Сотрудники, временно переведенные в смежную организацию или работающие заграницей в случае, если заработная плата в этой организации за ними не сохраняется.
• Те, кто обучается с отрывом от трудовой деятельности и при этом получает стипендию от предприятия.
• Те, кто прекратил трудовую деятельность без предупреждения администрации предприятия.
• Собственники данной фирмы, если они не получают зарплату.
• Адвокаты.
• Военнослужащие, если они выполняют обязанности военной службы.
• Внешние совместители.

Исключения из среднесписочной численности

Среднесписочная численность рассчитывается за определенный период времени (месяц, квартал, год). Но некоторые категории работников, включенные в ежедневную списочную численность, в среднесписочную численность не включаются, и это нужно обязательно учитывать при расчетах. Список таких категорий сотрудников:

• Те, кто находится в отпуске по уходу за ребенком, так же и в случаях усыновления детей младенческого возраста.
• Женщины в декретных отпусках.
• Сотрудники, проходящие обучение в вузах без сохранения заработной платы на предприятии.
• Работники, получившие дополнительные отпуска без оплаты для сдачи экзаменов и последующего поступления в учебные заведения.
• Как рассчитать среднесписочную численность за месяц.

Для того, чтобы осуществить расчет среднесписочной численности за месяц, нужно сложить ежедневную списочную численность (с 1-го по 30-е, 31-е или 28-е либо 29-е в феврале) и разделить на фактическое количество дней в месяце. Праздничные, выходные и другие нерабочие дни также учитываются. Из списочной численности необходимо исключить те категории сотрудников, которые не попадают в среднесписочную численность.

Возьмем для примера предприятие «Стройтех», где числятся 90 сотрудников. Расчет будет производиться за декабрь.

Из 91 сотрудника 3 не включаются в ежедневную списочную численность, так как временно работают на смежном предприятии и получают зарплату там. В среднесписочную численность не включены 2 сотрудницы, находящиеся в декретных отпусках. 12 декабря на работу был принят еще один сотрудник и, соответственно, включен в списочную и в среднесписочную численность с этого дня.

Составим таблицу на декабрь:

Среднесписочная численность за декабрь составила 87 человек (2686:31).

Как рассчитать среднесписочную численность за квартал

Среднесписочная численность за квартал рассчитывается так: среднесписочные показатели за каждый из трех месяцев нужно сложить, затем разделить на три.

Пример для предприятия «Стройтех»: в апреле среднесписочная численность была 84 человека, в мае – 88, а в июне – 87. (84+88+87):3=86.

Среднесписочная численность за второй квартал составила 86 человек.

Как рассчитать среднесписочную численность работников за год

Для расчета среднесписочной численности предприятия или организации за год, нужно сложить среднесписочные численности каждого из 12-ти месяцев и разделить на 12.

Пример для предприятия «Стройтех»:

• Январь – 88 человек.
• Февраль – 87.
• Март – 88.
• Апрель – 84.
• Май – 87.
• Июнь – 86.
• Июль – 84.
• Август – 85.
• Сентябрь – 86.
• Октябрь – 88.
• Ноябрь – 87.
• Декабрь – 86.

Суммируем все показатели, делим на 12 и получаем среднесписочную численность предприятия «Стройтех» за год. Она составит 86 человек.

Такой же способ расчета применяется и для сезонных организаций, работающих неполный отчетный период (квартал, месяц).

Непредоставление информации о среднесписочной численности

Штраф в размере 50 рублей за каждый непредоставленный документ взимается по ст. 126 НК РФ в случае, если в налоговые органы не сообщены сведения о среднесписочной численности работников предприятия до установленного законом срока.

Административная ответственность и штраф от 100 до 300 рублей с граждан и от 300 до 500 рублей с должностных лиц (п. 1 ст. 15.6 КоАП РФ) взимается за непредоставление сведений для налогового контроля, а также за неполное представление и искажение этих сведений.

Статья 13.19 КоАП РФ предусматривает ответственность и штраф от 3 000 до 5 000 рублей за нарушение порядка представления статистической информации руководителями организаций и предприятий или представление недостоверной статистической информации.