Расходный кассовый ордер: для чего он нужен и как правильно его заполнить

Правильное ведение первичной кассовой документации — важный момент в работе и юридических лиц, и индивидуальных предпринимателей, деятельность которых связана с наличными деньгами. Как правильно заполнить расходный кассовый ордер? Отвечаем на вопрос.

...

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 703-35-96. Это быстро и бесплатно!

Оглавление:

Ведение операций с наличными деньгами требует соблюдения строгой кассовой дисциплины, которая предполагает также правильное заполнение первичных кассовых документов. Здесь вы сможете скачать бланк расходного кассового ордера  и узнать, как правильно его заполнить.

Для чего нужен расходный кассовый ордер?

6999a267fc2931062e79c16ac5439ea3

Если возникает необходимость выдать из кассы предприятия наличные средства, это делается по расходному кассовому ордеру, который относится к первичным бухгалтерским документам и имеет унифицированную форму КО-2, которая является общепринятой для всех учреждений (как юридических лиц, так и индивидуальных предпринимателей), работающих с наличными деньгами, кроме кредитных организаций. Это утверждено «Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации», который был принят Советом Директоров Центробанка России в 1993 году.

Бланк РКО (расходного кассового ордера) заполняется вручную (хотя возможен и вариант компьютерного заполнения) при выдаче из кассы наличных денег, например, подотчетным лицам. Исправления и ошибки в бланке не допускаются, а если они все же есть, необходимо выписать новый ордер на новом бланке. Ордер заполняется в одном экземпляре бухгалтером, кассиром или лицом, которое уполномочено работать с наличными средствами по письменному приказу руководителя организации. Образец расходного кассового ордера можно найти на нашем сайте.

Как производится выдача наличных средств?

Для получения наличных средств из кассы предприятия необходимо распоряжение руководителя. Оно может быть в форме приказа или заявления на аванс. В ордере эти документы должны быть указаны в графе «Основание» и приложены к расходнику (расходному ордеру) при подшивании кассовых документов.

Выдача непосредственно наличных денег возможна только при предъявлении получателем средств паспорта, данные которого записываются бухгалтером. Также допускается получение наличных и по доверенности, но тогда она должна быть составлена по всей форме, а в расходном ордере должны быть указаны данные и того, для кого получают средства, и фактического получателя денег. Кроме того, при получении денег без заявления на аванс, получатель должен оставить расписку с указанием своих паспортных данных и суммы, которая была получена, прописью. В обязанности кассира, выдающего наличные, входит проверка всех первичных документов, на основании которых выдаются деньги, личности получателя, соответствия расходного ордера требованиям ведения кассовой документации (проверить нужно наличие подписи руководителя, главного бухгалтера, печати, соответствия дат). В противном случае выданная сумма может быть признана недостачей и взыскана с ответственного лица – кассира или бухгалтера, ведущего кассу предприятия.

Как правильно заполнить расходный ордер?

Заполнение расходного кассового ордера требует внимания, аккуратности и знания элементарных требований ведения бухгалтерской документации. Но довольно часто сотрудники пренебрегают правилами и допускают при оформлении кассовой документации непростительные ошибки. Как же именно нужно заполнять РКО? Представляем пошаговую инструкцию для тех, кто работает с наличными средствами и занимается ведением кассовых операций.

  • В заголовке расходного кассового ордера необходимо указать наименование предприятия и его структурного подразделения (если такие имеются, а если нет – в строке «структурное подразделение» ставится прочерк).
  • Графа «Код ОКПО» заполняется согласно данным государственной статистики. Коды присваиваются при регистрации предприятия.
  • Графа «Номер документа» предполагает указание номера ордера по порядку. Нумерация идет непрерывно в течение всего календарного года, и начинается заново с 1 января следующего года. При этом нумерация ордеров должна соответствовать записям в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (унифицированная форма КО-3).44cdc56bc79100569ffafbb1b024bef2
  • В графе «Дата составления» указывается дата выдачи из кассы наличных. Дата указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ, что означает написание числа и месяца двумя цифрами, а года – четырьмя. Например, 08.02.2014.
  • Графы «Дебет» и «Кредит» не заполняются в тех организациях, которые применяют упрощенную систему налогообложения. В этом случае их просто нужно оставить пустыми.
  • В графе «Сумма, руб.,коп.» указывается размер выданной из кассы суммы в цифровом формате через запятую. Например, 1678,45 рубля.
  • Графа «Код целевого назначения» заполняется только в том случае, если предприятие использует систему кодов для расхода и прихода средств. В противном случае графу оставляют пустой.
  • В графе «Выдать» необходимо указать фамилию, имя и отчества сотрудника в дательном падеже, которому выдаются деньги. Например, Соколовой Инне Петровне.
  • В графе «Основание» указывается основание для выдачи средств (вид расхода). Например, аванс, под отчет, зарплата, заем.
  • В графе «Сумма» указывается сумма выданных средств прописью. При этом количество рублей пишется с заглавной буквы и с начала строки, а копейки, указываются цифрами.
  • Графа «Приложение» должна содержать перечень первичных документов с датами и номерами, на основании которых производится выдача наличных. Это могут быть распоряжения или приказы (выписки из приказов) руководителя, договора, квитанции или доверенности.
  • Графу «Получил» должен заполнить тот, кто получает наличные. Сумму в этой графе необходимо написать прописью с заглавной буквы, рубли нужно писать прописью, а копейки – цифрами. Под суммой получатель должен поставить свою подпись и дату получения средств.
  • В графу «По» нужно вписать название предъявленного получателем документа (он должен удостоверять личность), его номер, дату и место выдачи. Графа может быть заполнена как получателем средств, так и сотрудником, который осуществляет выдачу наличных.
  • В графе «Выдал» кассир указывает свои данные: фамилию, имя, отчество. Графа должна заполняться только после того, как наличные выданы.

Что делать с заполненным расходным ордером?

Теперь, когда уже понятно, как заполнять расходный кассовых ордер, осталось выяснить, что делать потом с этим документом? И кто подписывает его кроме кассира, выдавшего средства?

Расходный ордер подписывает руководитель предприятия или лицо, уполномоченное подписывать такие документы, и главный бухгалтер (все это делается до того, как деньги выдаются на руки получателю). Полностью заполненный ордер остается в кассе предприятия, так как он удостоверяет расход средств и является подтверждением того, что наличные деньги были выданы на законных основаниях и не могут считаться недостачей. Ордер вместе с документами, являющимися основанием для расхода средств, подшивается в кассовую книгу. Он ни в коем случае НЕ ВЫДАЕТСЯ на руки тому, кто получает наличные деньги из кассы

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
 
+7 (499) 703-35-96 (Москва)
+7 (812) 309-82-63 (Санкт-Петербург)

Это быстро и бесплатно!

Видите неточности, неполную или неверную информацию? Знаете, как сделать статью лучше?

Хотите предложить для публикации фотографии по теме?

Пожалуйста, помогите нам сделать сайт лучше! Оставьте сообщение и свои контакты в комментариях - мы свяжемся с Вами и вместе сделаем публикацию лучше!

Комментариев: 14
  1. Анфиса Егорова

    Кто должен выписывать РКО бухгалтер или кассир?

    • Екатерина

      Если на вашем предприятии есть кассир, то выписывает он. Если же кассира нет, то эту работу выполняет бухгалтер.

  2. Нина Герасимова

    Добрый день. Подскажите, пожалуйста, в расходном кассовом ордере пропечатано, что деньги выданы на основании» Приказа» а номер и дату не пропечатали, можно от руки дописать? это нарушение? Спасибо.

  3. Виолетта Маркова

    Добрый день. Есть вопрос по учету РКО. Если РКО был составлен бухгалтером, ему присвоен свой уникальный номер и дата. Затем РКО был выдан исполнителю для предъявления его в кассе предприятия для получения наличных средств, но по какой-то причине (например, распоряжение руководителя) денежные средства исполнителем получены не были (соответственно, выдача наличных из кассы произведена не была). Что делать в учете с таким РКО? Интересует, не будет ли санкций за нарушение нумерации в РКО, если, например, в учете будет числится РКО№5 а следующий будет РКО№7?

    • Гудман

      Добрый день! Если рассматривать самый печальный вариант развития событий, то к вам во время очередной проверки может придраться инспектор. Скажет, что вы неправильно оформляет кассовую «первичку» и начислит вам административный штраф. Оправдать сбитую нумерацию можно издав приказ по организации, в котором каждому подразделению будет присвоен свой индекс.

    • Наталья

      Здравствуйте, Виолетта. Санкций вам не будет, но это является нарушением. Номера РКО должны следовать по порядку.

  4. Лика Семёнова

    Я — организция, проводящая обучение. Лицензия есть. Вопрос — куда и как подавать документы, чтобы моим клиентам сделали налоговый вычет?

    • Татьяна

      Здравствуйте. Вам необходимо обратиться в налоговую и в пенсионный фонд.

    • Ольга

      Здравствуйте, Лика. Для того, чтобы получить налоговый вычет за обучение, необходимо обратиться в ПФ РФ.

  5. Вера Ежова

    Виктория согласно статьи 4.1 Указаний Банка России №3210-У «О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ ЮРИДИЧЕСКИМИ ЛИЦАМИ И УПРОЩЕННОМ ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ ИНДИВИДУАЛЬНЫМИ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЯМИ И СУБЪЕКТАМИ МАЛОГО ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА» ИП могут не оформлять документы по кассовым операциям.
    В вашем случае, ИП конечно может выписывать и подписывать расчетные кассовые ордера. Но зачем это делать, если закон этого не требует?

  6. Венера Алексеева

    В организации по штатному расписанию нет должности кассира, должен ли бухгалтер ставить подпись вместо кассира, если он расписывается за бухгалтера?

    • Вера Ежова

      Венера, если речь идет о кассовых ордерах, то подпись гл бухгалтера на этом документе необходима согласно «Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации»
      А подпись кассира подтверждает, что операция по данному денежному документу выполнена. Следовательно две подписи одного и того же лица просто необходимы, как и на кассовых ордерах, так и на всех документах имеющих унифицированную форму.

    • Татьяна

      Добрый день. Да должен.

  7. Виктория Кондратьева

    Здравствуйте, подскажите, для ИП на УСН 15%, нужны заявления для выдачи в под отчет, которые прикладываются к РКО? И если нет сотрудников, деньги выдаются самому ИП, то кто должен утверждать?

Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

Подписка (E-mail)
Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499) 703-35-96Москва +7 (812) 309-82-63Санкт-Петербург Остальные регионы:
Онлайн-консультант