Справка 2 НДФЛ: что это такое, для чего она нужна и как правильно ее заполнить

Отчитаться о своих доходах перед налоговым органом, получить кредит, оформить ипотеку — все это невозможно сделать без справки 2 НДФЛ. Как правильно составить этот важный документ и какие именно сведения должны в нем содержаться?

...

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 703-35-96. Это быстро и бесплатно!

Оглавление:

На сегодня самым известным документом подтверждения дохода является справка 2 НДФЛ. Ее требуют банки от граждан, которые обращаются за получением кредита, многие государственные и социальные учреждения. Кто должен выдать такую справку и как правильно ее заполнить? Разбираемся в вопросе.

Немного о справке 2 НДФЛ

3be36ab7834f6f8f149c4c210a887b7c

Форма 2 НДФЛ является общей для всех работодателей, так как утверждена нормативными документами и относится к одной из форм бухгалтерской отчетности. Это значит, что любая организация, которая использует труд наемных работников, должна подавать такую справку в налоговый орган на каждого сотрудника в конце каждого отчетного периода. Кроме того, по заявлению сотрудника справка 2 НДФЛ может быть выдана ему на руки любое количество раз (это вызвано тем, что с течением времени данные, которые в ней указываются, устаревают).

Справки о доходах в обязательном порядке проверяются во время камеральных проверок, а если работодатель не предоставил справку на своего сотрудника, он может быть привлечен к административной ответственности.

Если организация отчитывается за небольшое количество работников (до десяти человек), то справки 2 НДФЛ можно предоставить на бумажном носителе. Если же сотрудников больше, то документы должны быть в электронном виде, а передать их в налоговый орган можно как по каналам связи (Интернет), так и на магнитных носителях. При этом нужно также подготовить реестр сведений о доходах физических лиц в двух экземплярах на бумажном носителе, форма которого определена в Приложении №1 к Порядку, утвержденному приказом ФНС России от 16.09.2011.


Кому нужна справка 2 НДФЛ?

Справку запрашивают разные организации, но предоставлять ее в одни учреждения должен работодатель, а в другие – работник. Что касается работодателя, то согласно Налоговому кодексу РФ раз в год все организации и учреждения должны предоставлять в налоговый орган справки 2 НДФЛ на своих сотрудников, которым они производили денежные выплаты, с которых, в свою очередь, платился налог на доходы физических лиц. Подать эти документы нужно до 30 апреля года, который следует за отчетным периодом.

Работники же могут предоставлять свою справку по месту требования, например, при получении кредита или оформлении ипотеки. В этом случае сотрудник обращается к работодателю и получает справку. Стоит отметить, что работодатель, независимо от того, является ли он юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем, не может отказать своему работнику в получении справки о доходах. Справка выдается по заявлению работника, которое пишется в произвольной форме, без указания причины получения справки.

Как выдается справка 2 НДФЛ?

Справку о доходах физического лица может выдать только тот работодатель, с которым работник находится в официальных трудовых отношениях. Это значит, что у работника должен быть заключен с работодателем трудовой договор.

Порядок выдачи справки работодателем закон не регламентирует, но согласно действующим нормативным актам справка должна быть выдана в трехдневный срок с момента обращения работника с заявлением. В противном случае работник может обратиться с жалобой на работодателя в прокуратуру, трудовую инспекцию или суд.

Нововведения в бланке справки 2 НДФЛ

Надо сказать, что сейчас утверждена новая форма бланка справки 2НДФЛ, которая имеет ряд отличий, так что информацию о доходах за 2012 год в 2014 нужно будет подавать на новом бланке.

Скачать бланк 2 НДФЛ 2014  можно на нашем сайте.

Раньше справку о доходах подписывал руководитель учреждения (или индивидуальный предприниматель) и главный бухгалтер, но сейчас для подписи предназначена только одна графа, которая называется «налоговый агент», так что справку может подписать как руководитель, так и любое уполномоченное им лицо.

Есть изменение и в разделе 5, который теперь называется «Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода по ставке ___%».

Кроме того, утвержден порядок заполнения справки с признаком 2 (сообщение сведений о невозможности удержать НДФЛ). Это значит, что добавлены новые коды доходов и вычетов.

Как заполнять справку 2 НДФЛ?

Поскольку справка о доходах является частью налоговой отчетности, на нее распространяются требования по заполнению бухгалтерских документов и налоговых деклараций. Тут стоит учесть, что даже если работники получили в отчетном периоде доходы, которые облагаются налогом по разным ставкам, то найти отражение они должны все равно в одном документе. При этом разделы 3 и 5 нужно будет заполнить по каждой ставке отдельно. Кроме того, все суммы указываются в рублях и копейках через десятичную точку (исключение – сумма налога, которая исчисляется и указывается в полных рублях, а пятьдесят копеек округляются до полного рубля).

Образец заполнения 2-НДФЛ  можно cскачать на нашем сайте.

  • Заголовок справки 2 НДФЛ

в поле «за 20__ год» указывается календарный год, за который составляется документ;

в поле «№ ____» указывается порядковый номер справки в отчетном налоговом периоде, который присваивает документу налоговый агент (работодатель);

в поле «от ____» указывается дата (число, номер месяца, год) составления документа арабскими цифрами в формате: 15.01.2014, где 15 — число, 01 — месяц, 2014 – год;

в поле «признак» — проставляется цифра 1 или 2, в зависимости от того, в соответствии с каким пунктом НК предоставляется документ (1 — если справка представляется в соответствии с пунктом 2 статьи 230 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс), и цифра 2 — если справка представляется в соответствии с пунктом 5 статьи 226 Кодекса);

в поле «в ИФНС (код)» — указывается четырехзначный код налогового органа

  • Раздел 1 «Данные о налоговом агенте»

В пункте 1.1 для налоговых агентов — организаций указывается идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) и код постановки на учет (КПП), а для налоговых агентов — физических лиц (ИП) указывается только ИНН. Если сведения о доходах заполняются работодателем на физических лиц, получающих доходы от обособленного подразделения, после ИНН следует указать КПП по месту нахождения обособленного подразделения.

В пункте 1.2 «Наименование организации/Фамилия, имя, отчество физического лица» указывается сокращенное или полное наименование работодателя согласно учредительным документам. Содержательная часть наименования/аббревиатура при этом располагается в начале строки. В отношении физического лица — ИП, который является налоговым агентом, следует указывать ФИО полностью и без сокращений, в соответствии с документом, удостоверяющим личность (если фамилия ИП двойная, она пишется через дефис);

В пункте 1.3 «Код ОКАТО» указывается код административно-территориального образования, на территории которого находится организация или обособленное подразделение организации. Если в течение календарного года работник, на которого заполняется справка, получал доходы в нескольких обособленных подразделениях, которые находятся в разных административно-территориальных образованиях (переводился из одного подразделения в другое), то о его доходах следует заполнить несколько справок (по количеству административно-территориальных образований, в которых находятся места его работы). Информацию о коде ОКАТО можно также получить в налоговом органе по месту постановки на учет или найти в Справочнике. Для физического лица (ИП), признаваемого налоговым агентом, указывается код ОКАТО по его месту жительства.

В пункте 1.4 «Телефон» следует указать контактный телефон работодателя. Лучше если это будет номер телефона бухгалтерии, где ответственный сотрудник сможет дать исчерпывающий ответ по поводу доходов конкретного физического лица. При отсутствии у налогового агента контактного телефона данный реквизит не заполняется.

  • Раздел 2 «Данные о физическом лице — получателе дохода»

В пункте 2.1 «ИНН» указывается идентификационный номер налогоплательщика – согласно Свидетельству ИНН. При отсутствии у налогоплательщика ИНН данный пункт не заполняется.

В пункте 2.2 «Фамилия, имя, отчество» указывается фамилия, имя и отчество физического лица — налогоплательщика, без сокращений, в соответствии с документом, удостоверяющим личность. При оформлении справки для иностранных граждан допускается заполнение этого пункта латинскими буквами, а также отсутствие отчества.

В пункте 2.3 «Статус налогоплательщика» указывается код статуса налогоплательщика: если налогоплательщик является налоговым резидентом Российской Федерации (гражданином РФ), указывается цифра 1, если налогоплательщик не является налоговым резидентом Российской Федерации (иностранный гражданин, лицо без гражданства), указывается цифра 2, если налогоплательщик не является гражданином РФ, но признается высококвалифицированным специалистом (в соответствии с Федеральным законом от 25.07.2002 N 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации»), то указывается цифра 3.

В пункте 2.4 «Дата рождения» указывается дата рождения (число, месяц, год) арабскими цифрами в формате: 01.06.1968, где 01 — число, 06 — месяц, 1968 — год рождения.

В пункте 2.5 «Гражданство» указывается числовой код страны (согласно Общероссийскому классификатору стран мира), гражданином которой является налогоплательщик. При отсутствии у налогоплательщика гражданства, в поле «Код страны» указывается код страны, выдавшей документ, удостоверяющий его личность.

В пункте 2.6 «Код документа, удостоверяющего личность» указывается код (по Справочнику «Коды документов»).

В пункте 2.7 «Серия и номер документа» указываются реквизиты документа, удостоверяющего личность: серия и номер паспорта, при этом знак «№» не проставляется.

В пункте 2.8 «Адрес места жительства в Российской Федерации» следует указать полный адрес постоянного места жительства налогоплательщика на основании любого документа, подтверждающего регистрацию по месту жительства. При этом элементами адреса считаются: почтовый индекс, код региона, район, город, населенный пункт, улица, дом, корпус, квартира. Если в адресе нет корпуса, района или другого показателя, то поле для него не заполняется.

В пункте 2.9 «Адрес в стране проживания» следует указать адрес постоянного проживания для иностранных граждан и лиц без гражданства (в той стране, из которой они приехали). При этом следует указать код страны и адрес в произвольной форме (можно использовать латинские буквы). Для иностранцев и лиц без гражданства можно не заполнять пункт «Адрес места жительства в Российской Федерации» (если, конечно, заполнен пункт 2.9 справки).

315922d7b513d3d312c413928276016e

  • Раздел 3 «Доходы, облагаемые налогом по ставке __%»

В заголовке раздела 3 следует указать ту ставку налога, в отношении которой заполняется раздел (13%, 30%, 9%, 15%, 35%). Если работодатель выплачивал работнику – физическому лицу доходы, облагаемые по разным ставкам, разделы 3 — 5 заполняются для каждой из ставок налога.

В графе «Месяц» в хронологическом порядке нужно указать порядковый номер месяца налогового периода, соответствующего дате фактического получения дохода.

В графе «Код дохода» указываются коды доходов (их нужно выбрать из Справочника).

В графе «Сумма дохода» отражается вся сумма дохода (без учета налоговых вычетов) по конкретному коду дохода. Напротив тех видов доходов, в отношении которых предусмотрены профессиональные налоговые вычеты или которые облагаются налогом не в полном размере, указывается код соответствующего вычета (его нужно выбрать из Справочника).

В графе «Сумма вычета» указывается соответствующая сумма налогового вычета (она не должна превышать сумму дохода из графы «Сумма дохода»). Код дохода указывается, если сумма дохода положительная. Если налогообложение конкретного дохода регламентируется статьями 214.1, 214.3 и 214.4 Кодекса, в отношении одного кода дохода может быть указано несколько кодов вычета. Если производится заполнение справки 2 НДФЛ с признаком 2, то в разделе 3 следует указать сумму дохода, с которой не удержан налог работодателем.

  • Раздел 4 «Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты» (этот раздел следует заполнять в том случае, если налогоплательщику предоставлялись какие-либо стандартные, социальные или имущественные налоговые вычеты).

В пункте 4.1 «Суммы предоставленных налогоплательщику налоговых вычетов» указываются суммы фактически предоставленных работнику стандартных налоговых вычетов.

В графе «Код вычета» пункта 4.1 следует указать код вычета (его выбирают из Справочника). В графу «Сумма вычета» вносятся суммы вычетов, которые относятся к указанному коду. Каждый вычет заносится в отдельную строку.

В пунктах 4.2 и 4.3 следует указать номер и дату уведомления ФНС, которое подтверждает одобренное налоговым органом право работника на имущественный налоговый вычет.

В пункте 4.4 «Код налогового органа, выдавшего уведомление» указывается код налогового органа ФНС, который выдал уведомление.

  • Раздел 5 «Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода по ставке __%» (здесь отражаются общие суммы дохода и налога на доходы физических лиц по итогам налогового периода по ставке, указанной в заголовке раздела 5). Раздел 5 формируется отдельно по каждой ставке налога, отраженной в документе, при этом поля «Общая сумма дохода», «Налоговая база» и «Сумма налога исчисленная» заполняются автоматически, согласно введенным ранее данным и с округлением сумм.

В пункте 5.1 «Общая сумма дохода» указывается общая сумма дохода по итогам налогового периода (без учета налоговых вычетов).

В пункте 5.2 «Налоговая база» указывается налоговая база, с которой исчислен налог. Это значит, что тут указывается общая сумма всех доходов.

В пункте 5.3 «Сумма налога исчисленная» указывается общая сумма налога, исчисленного по ставке, указанной в разделе 3 (при заполнении документа с признаком 2 в пункте 5.3 следует указывать общую сумму налога, исчисленную, но не удержанную).

В пункте 5.4 «Сумма налога удержанная» должна быть указана общая сумма удержанного налога (если документ с признаком 2 пункт 5.4 не заполняется).

В пункте 5.5 «Сумма налога перечисленная» указывается сумма налога, перечисленная за налоговый период (если документ с признаком 2 пункт 5.5 не заполняется).

В пункте 5.6 «Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом» указывается сумма налога, которая была излишне удержана работодателем (для документа с признаком 2 пункт 5.6 не заполняется).

В пункте 5.7 «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом» указывается исчисленная сумма налога, которую работодатель не удержал в отчетном налоговом периоде.

Корректировка справки

На практике нередки случаи, когда в справках обнаруживаются неточности. Это может быть как при налоговой проверке, так и при проведении внутренних ревизий на предприятии. Расхождения возможны в том случае, если суммы, которые указаны в справке, ушли не на те КБК, а реквизиты не были перепроверены. Как быть, если данные справки не точны? Как заполнить 2 НДФЛ? Нужно сделать ее корректировку, и предоставить в налоговый орган уточненный вариант документа.

Важные моменты

  • Излишне уплаченный, но не удержанный налог, в справке не заявляется. Если с работника удержана одна сумма, а в бюджет перечислена большая, то это относится к технической ошибке. Показывать ее в справке не нужно но той причине, что налоговики не считают это налогом и не разрешают направлять эти суммы в счет будущих платежей НДФЛ.
  • Удержанный сверх положенного налог, указывается в справке, если его еще не вернули работнику. Бывает, что в конце года при собственной проверке, бухгалтерия организации выявляет, что с кого-то из сотрудников был удержан больший налог, чем следовало. Переплата должна быть возвращена работнику, так как зачет в счет будущих удержаний в данном случае невозможен. Возврат должен быть сделан в течение трех месяцев. Сначала работнику сообщают об ошибке (в течение десяти дней), потом он пишет заявление с просьбой вернуть средства, а потом деньги должны быть возвращены в безналичной форме на счет работника.
  • Когда в справочнике нет нужного кода, на который могут быть отнесены доходы, которые указываются в разделе 3, их следует отнести на иные доходы и обозначить кодом «4800».
  • Если у работника имеются доходы, полностью не облагаемые налогом, они в справку не вносятся. К таким доходам относятся выходные и детские пособия. Есть также доходы, которые частично облагаются налогом и вносятся в справку как облагаемые налогом доходы. Это материальная помощь или подарки, но если они не превышают лимиты (то есть сумму до 4 000 рублей) они также не облагаются налогом, а в справке указывается нужный код вычета, который был применен, и сумма.
  • Стандартные налоговые вычеты на детей стоит отразить в особом разделе справки – 4.1. Но, стоит помнить, что такие вычеты делаются только в том случае, если работник своевременно подает заявление на вычет и предоставляет требуемые документы. Оформление налоговых вычетов на детей задним числом не производится.
  • Налоговый вычет по купленному жилью производится только с одобрения ФНС. Чтобы его получить, нужно чтобы работник предоставил в бухгалтерию организации уведомление из ФНС, выписанное на конкретного работодателя, который и должен предоставить работнику налоговый вычет. Реквизиты уведомления при этом следует указывать в разделах справки 4.2, 4.3, 4.4.
  • Подпись представителя налогового агента не должна быть скрыта печатью, если налоговый агент – юридическое лицо, то подписывающее справку уполномоченное лицо должно указать свою должность, фамилию и инициалы, а индивидуальный предприниматель, который выдает такую справку своему наемному работнику, — только фамилию и инициалы.
  • Если индивидуальный предприниматель решит получить кредит, как физическое лицо и его попросят предоставить справку 2 НДФЛ для ИП, то ее может заменить выписка из Книги доходов и расходов.
  • Если справка не помещается на одной странице, заполняются несколько страниц, с указанием номера страницы, а поле «Налоговый агент» должно быть на каждой странице.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
 
+7 (499) 703-35-96 (Москва)
+7 (812) 309-82-63 (Санкт-Петербург)

Это быстро и бесплатно!

Видите неточности, неполную или неверную информацию? Знаете, как сделать статью лучше?

Хотите предложить для публикации фотографии по теме?

Пожалуйста, помогите нам сделать сайт лучше! Оставьте сообщение и свои контакты в комментариях - мы свяжемся с Вами и вместе сделаем публикацию лучше!

Комментариев: 5
  1. Антон Гусев

    Справка 2 ндфл за 2016 год номер 2 от 28.02.2017. А надо от 20.04.2017. Можно ли ее переделать, и кто это может сделать?

    • Наталья

      Здравствуйте, Антон. Справку 2 НДФЛ вы можете получить в бухгалтерии организации, в которой работаете в настоящее время.

    • Ольга

      Антон, здравствуйте. Справка по форме 2НДФЛ берется в бухгалтерии у бухгалтера. Обратитесь пожалуйста туда.

  2. Всеволод Виноградов

    Здравствуйте! Какой указывать адрес в справке 2 НДФЛ, для возврата налога? Работаю в Комсомольске, есть временная регистрация, а в паспорте прописка Санкт Петербург.

    • петр

      Всеволод, здравствуйте. В данной графе необходимо вам указать полный адрес постоянного места жительства. Основанием может служить любой документ, подтверждающий регистрацию.

Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

Подписка (E-mail)
Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499) 703-35-96Москва +7 (812) 309-82-63Санкт-Петербург Остальные регионы:
Онлайн-консультант