Заполняем табель учета рабочего времени

Учет рабочего времени обязателен на всех предприятиях. Помимо требований закона, это необходимо для внутреннего контроля за соблюдением режима труда и для расчета заработной платы.

Среднестатистический сотрудник находится на рабочем месте восемь часов в день. То время, которое он проведет, занимаясь своими прямыми обязанностями, работодатель должен зафиксировать в соответствии с ч. 4 ст. 91 Трудового кодекса Российской Федерации. Для этого предназначен табель учета рабочего времени. Он позволяет контролировать своевременность явки и ухода с работы сотрудников, получать данные об отработанном времени для расчета заработной платы и предоставления статистических данных.

Каждого сотрудника включают в табель на основании приказа о приеме на работу и присваивают ему табельный номер. Для работника назначается рабочий график в соответствии с внутренним распорядком организации или условиями, прописанными в трудовом договоре. В табеле отражают продолжительность рабочей недели и дня, время начала и окончания работы, количество отработанных часов, дней явок, болезни, отпуска, прогулов и т.д.

По законодательству количество часов рабочей недели не может превышать 40. Также работнику должно предоставляться время на обеденный перерыв от 30 минут до 2 часов. Продолжительность еженедельного непрерывного отдыха не может быть менее 42 часов.

Унифицированные формы для учета рабочего времени

Для учета рабочего времени используют одну из двух форм, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1: форма № Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» и № Т-13 «Табель учета рабочего времени». Из названий мы видим, что различаются эти документы тем, что в одном из них помимо учета рабочего времени, производится и начисление заработной платы.

Разберемся с заполнением табеля учета рабочего времени по форме № Т-12. Он состоит из 4-х страниц. На первой — расписаны все условные сокращения, которые используются для заполнения табеля. Вторая страница предназначена для учета рабочего времени. В таблице, для каждого сотрудника проставляется условное обозначение, а под ним количество отработанных часов, либо прочерк, в случаях неявки. Помните, чтобы поставить тот или иной код должны быть веские основания! Если человек в командировке, то информация в табель вносится согласно приказу, при болезни сотрудника должен быть больничный лист и т.д.

В этой форме ставятся промежуточные итоги по количеству отработанных дней один раз в две недели. Данные в табель вносятся ежедневно, а датой составления является последний день месяца. Помимо информации о трудовых буднях, предусмотрены столбцы, в которых отражаются дни сверхурочной работы, работы в выходные и праздничные дни, количество неявок и их причины.

Чтобы посчитать количество отработанных часов, нам нужно сложить данные столбцов 4 и 6. При этом из расчета исключаются выходные и праздничные дни, неявки и прогулы. Информацию о них мы отразим с 14 по 17 столбец.

Если предыдущая страничка заполняется табельщиком или отделом кадров, то третья – непосредственно расчетчиком по заработной плате. На основании штатного расписания и положения об оплате труда, вносятся данные по каждому сотруднику в зависимости от вида оплаты (оклад, премия, отпускные, пособия и т.д.). Коды доходов, которые нужно указывать, соответствуют кодам полученного дохода, как при учете НДФЛ. Расчет производится в зависимости от применяемой системы оплаты труда.

Последняя страница формы Т-12 предназначена для информирования об отработанных человеко-днях и человеко-часах, днях неявок и численности работников. Эти данные чаще всего используют в статистической отчетности.

Показатель «человеко-дни» показывает количество явившихся на работу сотрудников, независимо от продолжительности нахождения на рабочем месте. Он используется для определения фонда рабочего времени и расчета среднесписочной численности работников на предприятии. Чтобы рассчитать количество человеко-дней, нам понадобится показатель «человеко-часы»: по каждому сотруднику умножаем количество отработанных часов в день на количество дней в месяце. И суммируем данные по всем работникам и делим на 8 (продолжительность рабочего дня).

Дни неявок заполняют по количеству дней в соответствии с их причинами. В 51 столбце указывают общее количество человеко-дней. Далее проставляют дополнительные выходные дни, если таковые имели место быть. Данные о среднесписочной численности человек считается, как отношение списочного количества сотрудников к календарному количеству дней. Исключаются из среднесписочной численности сотрудники, работающие по внешнему совместительству и договорам гражданско-правового характера, а также работники, которые находятся в отпуске без сохранения заработной платы.

Упрощенный вариант учета рабочего времени

Из-за сложности заполнения и большого объема данных, многие организации предпочитают использовать форму Т-13. Также как предыдущий табель, он составляется в одном экземпляре и подписывается сначала руководителем структурного подразделения, а затем начальником отдела кадров.

Для отражения ежедневных затрат рабочего времени за месяц на каждого работника в табеле отведена графа 4, которая состоит из четырех строк (по две на каждую половину месяца) и соответствующее число граф. В них мы используем такие же условные обозначения, как и в форме Т-12. В верхней строке графы 4 мы ставим код затрат рабочего времени, а в нижней количество часов.

Затраты рабочего времени учитываются в табеле одним из двух методов:

• сплошная регистрация явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.);
• регистрация отклонений.

Если для работников, указанных в табеле мы используем один вид начисления заработной платы и корреспондирующий счет, общий для всех работников, то заполняются данные над таблицей с графами с 7 — 9 и графа 9 без заполнения граф 7 и 8. А при нескольких видах начисления, например, когда кто-то из сотрудников был в отпуске, или зарплата работников отражается по разным счетам, нам понадобятся графы с 7 по 9 включительно. В них мы укажем информацию по каждому коду дохода и счету.

Бланки табеля учета рабочего времени с частично заполненными данными, могут быть составлены с применением средств вычислительной техники и соответствующих программ. К примеру, в подразделении постоянное количество сотрудников. Делаем бланк самостоятельно и заполняем в электронном виде такие реквизиты, как: порядковый номер, фамилию сотрудника, его должность, табельный номер. Остается только распечатать бланк и ежедневно вносить информацию по каждому работнику.

Образец заполнения табеля учета рабочего времени можно скачать здесь.