Приказ об изменении штатного расписания: правила составления и особенности работы с документом

Штатное расписание организации утверждается на календарный год или полугодие. Но это не значит, что в него нельзя внести изменения. Итак, как правильно составить приказ о внесении изменений в штатное расписание и соблюсти все формальности?

Скрыть содержание

• Приказы руководителя и штатное расписание
• Когда возникает необходимость внесения изменений в утвержденное штатное расписание?
Сокращение штатов     Изменение окладов    

В любой организации возможно сокращение штата или, напротив, увеличение количества подразделений и, соответственно, количества сотрудников, а также другие изменения, касающиеся персонала (увеличение окладов, переименование должностей и т.д.). Как правильно их оформить? В любом случае начинать нужно с внесения изменений в штатное расписание. А для этого следует издать приказ об изменении штатного расписания, на основании которого в нормативный акт и будут внесены поправки.

Приказы руководителя и штатное расписание

Штатное расписание, являющееся таблицей, состоящей из десяти граф, содержит информацию о должностях, существующих в организации. Оно утверждается руководителем предприятия (как правило, путем издания приказа), а, значит, и любые изменения в нем можно производить тоже только на основании приказа руководителя или же лица, являющегося его уполномоченным представителем. Если есть необходимость внесения масштабных изменений, то лучше составить новое штатное расписание, которому будет присвоен следующий регистрационный номер и которое будет введено в действие приказом руководителя. А если изменения касаются одной или нескольких позиций, то изменения вносятся в существующий документ и закрепляются приказом, который становится приложением действующего нормативного акта.

Приказ об изменении штатного расписания, образец  которого можно скачать на нашем сайте, должен состоять из двух частей: констатирующей (там указывается основание, на котором производятся изменения в штатном расписании) и распорядительной (в ней обычно перечисляются вносимые изменения). Заголовок документа должен обязательно содержать формулировку: «Приказ о внесении изменений в штатное расписание» (также можно назвать его «Приказ о частичном изменении штатного расписания» или «Приказ об изменении штатного расписания»). Кроме того, в документе должно содержаться наименование организации, номер и дата его составления. Подписывает приказ руководитель, а его подпись заверяется печатью предприятия.

С приказом руководителя предприятия о внесении изменений в штатное расписание должны быть обязательно под подпись ознакомлены те сотрудники, которых эти изменения касаются, а также те, кто будет документально оформлять эти изменения (в приказе указывается ответственный сотрудник – инспектор отдела кадров или работник бухгалтерии).

Когда возникает необходимость внесения изменений в утвержденное штатное расписание?

Кадровики часто сталкиваются с необходимостью внесения изменений в действующее штатное расписание предприятия. Это приходится делать в том случае, если:

• на предприятии создаются новые подразделения, которые нужно укомплектовать штатом сотрудников;
• вводятся новые должности или меняются наименования уже существующих;
• изменяются размеры тарифных ставок или окладов, а также надбавок или дополнительных выплат;
• происходит сокращение штатов, должностей или ликвидация существующих структурных подразделений.

Наиболее частыми причинами для изменений в штатном расписании являются сокращение численности сотрудников (штатных единиц) и изменение окладов работников предприятия. Поговорим об этом более подробно.

Сокращение штатов

Если на предприятии принято решение о ликвидации структурных подразделений или сокращении штатных единиц, то в приказе руководителя должна содержаться следующая информация:

• количество подлежащих сокращению штатных единиц или наименование сокращаемых должностей;
• дата вступления в силу изменений в штатное расписание.

Если сокращаются вакантные должности, то работа кадровой службы заключается в том, чтобы не принимать на эти должности новый персонал. А вот если должности заняты сотрудниками, то следует выполнить все положенные по закону процедуры, связанные с увольнением по сокращению штатов: ознакомить работника с приказом руководителя и оформить персональные письменные уведомления о сокращении, предложить работнику перевод на другую должность (если такая возможность имеется), предупредить увольняемых сотрудников в положенные сроки (за два месяца), произвести необходимые выплаты и правильно подготовить документы на увольнение.

Часто в организациях создаются комиссии по сокращению (в них входят обычные работники предприятия и представители профсоюзной организации), которые призваны проследить за соблюдением прав работников и подтвердить объективность решения об увольнении (поскольку при сокращении одной или нескольких равнозначных должностей могут возникнуть трудовые споры). Члены комиссии также должны быть ознакомлены с приказом об изменении штатного расписания в связи с сокращением штата. Только так они смогут объективно проконтролировать законность увольнения работников.

Изменение окладов

Если руководитель организации принимает решение повысить оклады работников, оно также отражается в приказе и штатном расписании. Приказ об изменении штатного расписания в связи с повышением окладов должен включать в себя:

• перечень тех самых должностей, которых касается изменение окладов, тарифных ставок или надбавок;
• новые тарифные ставки или размер их повышения;
• дата вступления изменений в штатном расписании в силу.

Приказ доводится под подпись до тех работников, которых он касается, а также до сотрудников, которые будут документально оформлять повышение окладов. Повышение окладов влечет за собой также изменения в трудовых договорах, которые оформляются дополнительным соглашением. В дополнительном соглашении указываются изменения положений трудового договора, которые касаются оплаты труда. Повышение окладов или надбавок относится к бесконфликтному изменению условий трудовых договоров персонала и не встречает сопротивления со стороны работников. Поэтому дополнительных комиссий при повышении окладов не создается, а все необходимые документы оформляются в обычном порядке.