Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя: какие обязанности и права у секретаря?

Суть работы секретаря. Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя. Требования к кандидатам на должность секретаря в приемной, секретаря-делопроизводителя и секретаря-референта.

...

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 703-35-96. Это быстро и бесплатно!

Оглавление:

209b573fc39b0a4a5b3070b046974393

Работа секретаря – кропотливая и ответственная, требует серьезной подготовки и незаурядных личных качеств: ума, фсобранности, хладнокровия и самоотверженности. Женщина, способная с ней справляться, как правило, образцовая жена и мать, а шеф ее уважает как ценную помощницу безо всяких пошлостей даже в мыслях. И к составлению должностной инструкции секретаря-делопроизводителя нужно подходить серьезно, а образец этого документа можно скачать прямо на этой странице.

История секретарей

Секретари ведут свою историю с древнейших времен, от доверенных лиц важных персон. Как институт и профессия с определенным кругом обязанностей секретари оформились в первой из древних цивилизаций, провозгласивших главенство закона и равенство всех перед законом – в Древнем Риме.

Римское Secretarius происходит от secret – тайна и значит, что секретарь по своим нравственно-волевым качествам заслуживает полного доверия и посвящен во все дела своего ведомства и шефа. Хороший секретарь чем-то напоминает компьютер: что нужно помнить – запоминает намертво, что нужно сделать – выполняет в точности по указаниям, как компьютер по программе, а что нужно забыть – тут же стирает из своей памяти без возможности восстановления.

Что за личность секретарь

Природа разделила мужчин и женщин не только анатомически и физиологически, но и по направлению ума. Мужчины наделены интуицией обобщающей и способностями к стратегическому мышлению, но путаются в мелочах и теряются в каждодневной рутине.

Женщины, даже очень умные, широких перспектив и далеких горизонтов чаще всего не видят. Такие личности, как Маргарет Тэтчер – исключение, подтверждающее правило. Но прекрасной половине рода человеческого дана интуиция проникающая и способность без видимых усилий поддерживать порядок и организовывать текучку.

Именно поэтому секретаршами чаще всего становятся именно дамы. Секретарша скорее всего не глупее шефа, и они дополняют друг друга, составляя единый рабочий орган. На новое место начальник, как правило, берет с собой и свою секретаршу, а если опытная секретарша ушла из фирмы – значит, дела там идут плохо.

Сущность работы секретаря

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя – образец многозначащей лаконичности. Пунктов в ней немного, но за каждым из них кроется широкий круг непростых обязанностей.

Секретарь – безотказный фильтр входящих-исходящих документов и посетителей

Письмо сторонней организации, по сути своей относящееся к компетенции главбуха, председателя совета учредителей или главного инженера, ошибочно адресованное генеральному директору, времени у шефа не отнимет. Ему будет только доложено: «Пал Семеныч, вот это нужно бы к Нине Егоровне, завизируйте перенаправление».

У квалифицированной секретарши посетитель неряшливо одетый, небритый, возможно, раздраженный, но с вопросом по существу к шефу попадет, проинструкированным и  настроенным на деловой и конструктивный разговор. А элегантный и обходительный пустопорожний болтун или «разводила» также после короткого общения сам найдет дорогу к выходу с полным пониманием того, что секретарша здесь – тертый цербер и дорогу сюда лучше забыть.

Секретарь держит на себе всю текучку начальника

Главное тут вовсе не чай или кофе, которые, кстати, шеф, видя, что секретарша зашивается, скорее всего и сам себе заварит. И не отправка писем, распределение бумаг по кабинетам, не оповещение подчиненных о совещании и пр.

Но вот если требуется найти человека, который срочно нужен, но вдруг оказался неизвестно где, или разузнать поподробнее без огласки о неясной фирме, от которой поступило соблазнительное предложение – тут опытные секретарши иногда такое вытворяют, что и Дэвид Копперфильд с Шерлоком Холмсом переглянулись бы многозначительно.

Какие бывают секретари

Секретарь в приемной. Это рабочая должность; для нее достаточно среднего образования. Чаше всего – в небольших фирмах, предприятиях или филиалах, и одна на двоих-троих. Допустим, дверь из коридора, за ней – секретарша, и тут же двери в кабинеты директора и главного инженера.

Секретарь-делопроизводитель (раньше – секретарь-машинистка). Технический специалист со средним специальным по профилю или незаконченным высшим образованием. Большинство секретарей – именно делопроизводители.

Секретарь-референт. Это уже высокооплачиваемый специалист с высшим образованием (или с двумя-тремя: по профилю, финансовым и юридическим) у большого начальника в фирме, ведущей дела с иностранными контрагентами. Претендентам на должность секретаря-референта желательно свободно владеть хотя бы английским, а лучше несколькими иностранными языками. Зачастую референт сопровождает шефа в загранкомандировки, потому что знает законы и особенности делопроизводства за рубежом и может самостоятельно решать сложные организационные и финансовые вопросы.

Любой секретарь назначается на должность непосредственно генеральным директором (секретарь в подразделении – тоже) и подчиняется непосредственно своему шефу. Формально, по закону, все секретари в фирме подчиняются и гендиректору, но де-факто давать указания чужой секретарше считается грубейшим нарушением деловой этики.

Как видим, обязанности секретарей всех уровней сходны, но конкретизировать детально круг обязанностей секретаря сложно, поэтому его работу регламентирует нормативный документ: должностная инструкция секретаря-делопроизводителя. Скачать бесплатно его образец можно по ссылке .

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
 
+7 (499) 703-35-96 (Москва)
+7 (812) 309-82-63 (Санкт-Петербург)

Это быстро и бесплатно!

Видите неточности, неполную или неверную информацию? Знаете, как сделать статью лучше?

Хотите предложить для публикации фотографии по теме?

Пожалуйста, помогите нам сделать сайт лучше! Оставьте сообщение и свои контакты в комментариях - мы свяжемся с Вами и вместе сделаем публикацию лучше!

Нет комментариев

Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

Подписка (E-mail)
Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499) 703-35-96Москва +7 (812) 309-82-63Санкт-Петербург Остальные регионы:
Онлайн-консультант