Составление графика отпусков: требования закона, правила и практические советы

В конце каждого календарного года приходит время не только подвести итоги, но и составить график отпусков на следующий год. Как это сделать вовремя, грамотно и по закону?

Скрыть содержание

• Что представляет собой график отпусков?
• Нужен ли график отпусков, если организация маленькая?
• Права отдельных категорий работников при составлении графика отпусков
• Как правильно составить график отпусков?
Составление графика отпусков в небольших учреждениях     Важные моменты, которые нужно учитывать при составлении графика отпусков    
• Форма Т-7: зачем она и где её скачать?
• График отпусков и профсоюз
• Как перенести отпуск сотруднику?
• Практические советы

Все работающие люди имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Но чтобы все сотрудники одновременно не ушли в отпуск, а работа предприятия не остановилась, практикуется составление графика отпусков, который с одной стороны гарантирует права работников на отдых, а с другой – защищает работодателя.

Что представляет собой график отпусков?

По сути, график отпусков является расписанием ежегодных отпусков сотрудников, который составляется для того, чтобы установить очередность отдыха и обеспечить пребывание на работе нужного количества людей.

Существуют определенные правила составления графика отпусков. Так, график отпусков составляется и утверждается один раз в год, без права вносить в него изменения (можно записать туда только изменения в сроках отпусков, если они имеют место, а изменение сроков отпуска возможно только на основании такого документа, как приказ о переносе отпуска, подписанный руководителем организации). Он согласовывается с администрацией предприятия и профсоюзным органом (если таковой имеется).

График отпусков составляется с учетом пожеланий работников и, конечно, с учетом особенностей рабочего процесса. Коллективным договором или другим нормативным актом может быть установлена максимальная численность людей, которые, работая в определенном подразделении, могут одновременно находиться в отпуске. Это делается для того, чтобы не страдал и не останавливался рабочий процесс.

К составлению графика отпусков нужно приступать в ноябре, а утвержден руководителем он должен быть не позднее 16 декабря, то есть, за две недели до наступления нового календарного года, как того требует Трудовой кодекс.

Если на работу в течение года устраиваются новые сотрудники, их не вносят в график, а отпуска им предоставляются по согласования с администрацией.

Нужен ли график отпусков, если организация маленькая?

График отпусков должен быть в любом учреждении, независимо от того, сколько сотрудников там работает. Согласно Трудовому кодексу этот документ является обязательным, как для работника, так и для работодателя. Он дает работнику необходимые гарантии, а работодателя заставляет соблюдать закон. Кроме того, именно графиком отпусков устанавливается очередность отдыха сотрудников. Ну а те, кто считает, что соблюдать требования Трудового кодекса не обязательно, должны быть готовы к штрафам, которые налагает трудовая инспекция на работодателей за отсутствие утвержденного графика отпусков.

Права отдельных категорий работников при составлении графика отпусков

Во время составления графика отпусков необходимо учитывать, что некоторые категории работников (список представлен в таблице ниже) имеют право получить очередной отпуск в определенное время. Например, женщины, у которых двое (и больше) детей, возраст которых до 12 лет, имеют первоочередное право на отпуск в летнее время. Такие же льготы предусмотрены для отцов-одиночек, Ветеранов войны и труда, сотрудников младше 18 лет, опекунов или попечителей, Ветеранов боевых действий, людей, имеющих звания Героя России, Героя Советского Союза, полных кавалеров орденов Славы. Кроме того, одновременно с мужем (женой) могут уйти в отпуск и супруги военнослужащих.

Как правильно составить график отпусков?

График отпусков организации является локальным актом, в котором содержится информации об очередности отпусков работников всех структурных подразделений. Для его составления существует определенная форма, а образец графика отпусков можно найти в интернете. Каждое структурное подразделение организации имеет свой график отпусков. Так делается на многих предприятиях, и эта схема считается самой удобной: сначала руководители отделов составляют свои графики в зависимости от потребности отдела в количестве необходимого персонала, а потом уже отдел кадров корректирует поданные графики с учетом существующих льгот.

После этого кадровики передают исправленные (если в этом есть необходимость) графики на обсуждение работникам, чьи отпуска были по каким-то причинам передвинуты, и руководителям отделов для согласования. В этом тоже есть смысл, так как только руководитель отдела может сказать, какие сотрудники должны присутствовать на рабочих местах в конкретное время года. А что касается переноса отпуска работникам, которое может иметь место во время корректировки, то иногда при смещении отпуска одного сотрудника, смещается отпуска и еще нескольких, что тоже требует согласования с теми, чьи интересы это затронуло.

После согласования и урегулирования всех спорных вопросов исправленные графики снова передаются в отдел кадров, где уже составляется сводный график на все предприятие.

Составление графика отпусков в небольших учреждениях

Для небольших предприятий привычным является предварительный опрос работников о времени отпуска, который проводят сотрудники отдела кадров или руководители структурных подразделений. Чтобы избежать лишних проблем и разночтений в пожеланиях работников, инспекторы по труду рекомендуют не просто проводить опрос работников, а оформлять его результат официально, с подписью самого работника, которая будет подтверждать, что он не возражает против конкретного времени отпуска, которое ему предложено. После сбора данных о пожеланиях сотрудников, нужно взять образец составления графика отпусков (образец можно скачать по ссылке) и создать проект документа, который еще раз придется согласовать с руководителями структурных подразделений.

Важные моменты, которые нужно учитывать при составлении графика отпусков

При составлении графика отпусков кроме пожеланий работников необходимо также учитывать и требования действующего законодательства. А именно:

• Стаж работы – право на оплачиваемый отпуск имеют работники, стаж работы которых на момент составления графика отпусков не меньше шести месяцев (при этом работника нужно предупредить, что его отпуск может быть отодвинут). Кроме того, если в период, за который предоставляется очередной отпуск, сотрудник брал дополнительные отпуска без сохранения заработной платы, срок которых больше семи календарных дней, или находился в отпуске по уходу за ребенком, то это время не включается в стаж, дающий право на оплачиваемый ежегодный отпуск. Такие ситуации предусматривают перенос отпуска по соглашению между работником и работодателем даже в том случае, если отпуск запланирован и включен в график, поскольку отсутствие необходимого стажа у работника – юридически значимое основание, позволяющее внести изменения в график.
• Отдельные категории сотрудников могут получить ежегодный оплачиваемый отпуск независимо от стажа. К ним относятся: работники, которым еще не исполнилось 18 лет, женщины перед отпуском по беременности или же после него, усыновители детей, не достигших трехмесячного возраста. Конечно, составляя график, реально запланировать только отпуска несовершеннолетних работников или принятых на работу беременных женщин. Во всех остальных случаях отпуск может быть предоставлен до того, как истечет шестимесячный срок непрерывной работы сотрудника в организации, только по заявлению работника и согласования с администрацией. На сегодняшний день Трудовой кодекс не предусматривает предоставление отпуска пропорционально отработанному времени, следовательно, при предоставлении отпуска авансом – до истечения полугода работы на предприятии – оплата отпускных должна быть произведена в полном объеме, а отпуск предоставлен полностью.
• Дополнительные ежегодные отпуска предусмотрены во многих организациях. Они могут быть связаны с вредными или же опасными условиями труда. Такие отпуска тоже вносятся в график, но стаж, который дает право использовать такой отпуск, включает только фактически отработанное время. И возможность получить дополнительный отпуск авансом законом не предусмотрена.
• Два отпуска могут получить в одном календарном году те, кто был принят на работу в конце прошлого календарного года, например, в октябре. В этом случае сотрудник по закону может уйти в отпуск в мае и до конца года взять еще один оплачиваемый отпуск, но уже за другой год (взять отпуск за второй и последующие года работник имеет право в любое время года по своему желанию). Такая возможность должна быть предусмотрена еще на этапе составления проекта графика и, конечно, должна быть внесена в бланк графика отпусков.
• Очередность отпусков устанавливается не только согласно пожеланиям работников, а еще и в зависимости от того, имеются ли на предприятии сотрудники, которые имеют первоочередное право использовать ежегодный отпуск в летнее время или в то, которое они выберут по своему желанию. Чтобы учесть интересы этой категории сотрудников, составляется список тех, у кого есть такое право.
• Сотрудники, работающие по совместительству, имеют право уйти в ежегодный оплачиваемый отпуск в то же самое время, что и на основной работе. Для этого они должны представить подтверждающий документ – справку с основного места работы о сроках отпуска.
• Работники, которые по каким-то причинам не использовавшие отпуск за прошлый год,также имеют право первоочередного ухода в отпуск или выбора удобного для них времени.
• Работники, собирающиеся поступать в ВУЗы, а также те, у кого есть дети – выпускники 11 или 9 классов тоже имеют право выбрать время отпуска самостоятельно. Особенно это касается работников предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера, если обучение их детей планируется в другом регионе. В этом случае для сопровождения ребенка в учебное заведение сотрудник имеет право на полный отпуск или его часть (не менее 14 календарных дней) в то время, когда проходят вступительные экзамены.
• Продолжительность отпускав нашей стране 28 календарных дней. Но при наличии на предприятии дополнительных отпусков очередной отпуск может быть увеличен. Это относится и к некоторым категориям работников, для которых предусмотрены более длительные отпуска:

Форма Т-7: зачем она и где её скачать?

На сегодняшний день действует форма Т7 графика отпусков, которая была утверждена Постановлением Госкомстата России в 2001 году. Некоторые кадровики считают, что график отпусков можно оформить и в произвольной форме. Но, поскольку существуют унифицированные формы учетной документации, к которым и относится форма Т7, для составления графика отпусков стоит пользоваться именно ей. К тому же для финансовой структуры предприятия форма Т7 является документом, на основании которого будут производиться выплаты отпускных сотрудникам. Так что вопрос об использовании или не использовании формы Т7 является бессмысленным.

Конечно, иногда при разбивке отпуска на части или необходимости ознакомить сотрудника с тем, что он уходит в отпуск (это нужно делать за две недели до начала отпуска) возникают сложности, так как форма Т7 не предусматривает подобных действий. Но эту проблему все решают по-своему. Например, задействуют дополнительные строки или добавляют лишнюю графу для подписи работника (а некоторые прилагают к графику отпусков дополнительный ознакомительный лист).

Многих интересует вопрос, нужен ли приказ об утверждении графика отпусков? Нет, не нужен. Так как форма Т7 содержит в шапке раздел «Утверждаю», где руководитель ставит свою подпись, она сама является приказом, так что необходимости в еще одном дополнительном приказе нет.

Скачать бланк формы №Т-7 можно по ссылке.

График отпусков и профсоюз

Унифицированная форма графика отпусков создавалась с учетом требований КЗоТ и, соответственно, имеет шаблон грифа согласования с профсоюзом. Сейчас Трудовой кодекс не требует согласовывать график отпусков с профсоюзной организацией. Но если профсоюз на предприятии существует, то согласование графика с председателем профсоюзного органа производится. Если же профсоюза нет, то это указывается в шаблоне.

Само согласование с профсоюзом производится еще на стадии проекта графика отпусков. Когда он уже составлен, но еще не утвержден руководителем организации. Проект подписывает начальник кадрового отдела и руководители структурных подразделений. Потом с ним знакомится представитель профсоюза. Согласованный с профсоюзом график поступает на подпись руководителю, после чего он считается полностью законным и не может оспариваться работниками.

Как перенести отпуск сотруднику?

Если по какой-то причине сотрудник не может уйти в отпуск в определенное графиком время (это может быть как производственная необходимость, так и личные причины), то он должен подать заявление о переносе отпуска. При положительном решении вопроса издается приказ руководителя, а в графике отпусков делаются соответствующие записи в графах 7-9. Если отпуск отменяется по причине, которая связана с производственным процессом, или сотрудник отзывается из отпуска, то перенос отпуска на следующий год фиксируется в графе №10 – «Примечание».

Практические советы

Чтобы грамотно составить график отпусков, нужно знать нормы существующего законодательства и помнить, что:

• начальник и заместитель не могут уйти в отпуск одновременно
• в подразделении должно оставаться такое количество сотрудников, которое может поддерживать его нормальное функционирование
• одновременно не могут уйти в отпуск специалисты одного профиля
• накопившийся за несколько лет отпуск не стоит суммировать, лучше разбить его на несколько частей
• не нужно возлагать обязанности работника находящегося в отпуске на того, кто имеет право уйти в отпуск вне очереди
• распределять отпуска нужно так, чтобы не страдал рабочий процесс и сотрудники

А чтобы не делать лишнюю работу, исправляя проект графика, лучше заранее согласовать с работниками и руководителями структурных подразделений сроки отпусков и разбивку отпуска на части (если они хотят разделить его).