Журнал регистрации трудовых договоров: типовая форма и правила ведения
Журнал регистрации трудовых договоров. Бланк, правила заполнения и особенности ведения. Рекомендации по учету дополнительных соглашений к трудовым договорам.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону 8 (800) 350-29-87. Это быстро и бесплатно!
Скрыть содержание
- Польза от регистрации трудовых контрактов и соглашений
- О нумерации
- Как вести учет?
- Записи в журнале
- Ошибочное и досрочное закрытие журнала
Журнал регистрации трудовых договоров – документ не обязательный в делопроизводстве, но достаточно полезный. В Постановлении Федеральной архивной службы (ФАС, Росархив) от 06.09.2000 г. в ст. 358 дан лишь перечень внутренних документов предприятия, учет которых необходимо вести, но самая форма ведения учета не оговаривается.
Трудовые договоры и дополнительные соглашения в ст. 358 есть, но ведение учета в виде журнала предусмотрено лишь для движения трудовых книжек, по другому нормативному документу – Постановлению Минтруда РФ №69 от 10.10.2003 г. Так что регистрацию трудовых контрактов и дополнительных соглашений к ним (допов, как их для краткости называют) можно вести произвольно. Если в виде книги, то ее не нужно при ведении прошивать и пломбировать, лишь при сдаче в архив. Но хранить нужно, по требованиям той же ФАС, 75 лет.
Польза от регистрации трудовых контрактов и соглашений
Регистрировать документы, подтверждающие трудовые отношения, все же желательно. В случае конфликта с уволенным работником отсутствие книги с записями заранее настроит суд в его пользу. Также, следующие его работодатели имеют право и могут потребовать справку о его предыдущей занятости. Имея под рукой журнал, выдать ее не составит труда.
Наконец, и для внутреннего пользования журнал куда удобнее, чем ворох старых договоров в архиве, записанных вперемешку с прочими документами того же периода. В книге регистрации трудовых контрактов в примечаниях можно записать суть работы, которую выполнял нанятый, и ее результат. А это для себя может быть важнее, чем возможные коллизии извне.
Регистрационную форму можно просто разлиновать в тетрадке. Или даже покупать «типовой» вариант в канцелярском магазине. Бланк журнала можно получить здесь же, по ссылке, и вести в электронной форме, а распечатки делать по мере надобности.
О нумерации
Самое распространенное затруднение при ведении журналов типовой формы – нумерация регистрируемых документов. Во-первых, в 1 графе «№ п/п» пишется порядковый номер документа с датой регистрации. Для номеров непосредственно контракта есть отдельная графа.
В 3 графе формы «Номер договора» предусмотрен лишь один столбец, но допы идут под отдельными номерами. Для сведений о них предусмотрена своя, 10-я графа, там можно давать их номера. Но бегать глазами по строчкам при поиске долго и неудобно.
Решить эту проблему можно просто. Раз книга не относится к бланкам строгой отчетности, дополнительная графа нарушением не будет. Разобьем «Номер договора» на две подграфы – столбца: «Дог.» и «Доп.». При регистрации договора в сведениях о допах (графа 10) пишем лишь номера и самую суть, а при регистрации допов к конкретному договору в графе 3 или в графе 11 «Примечания» пишем его номер, каждый раз один и тот же. Для совсем уж непонятливых можно так: «К дог. №nnnnn». Теперь, как бы ни оброс этот контракт допами, свести воедино информацию о нем и работе по нему будет нетрудно.
Как вести учет?
Исходя из общих правил ведения делопроизводства в РФ, журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений следует вести таким образом:
- Обложка – жесткая или полужесткая, долговечная. Бумага – проклеенная офисная, плотностью не менее 60 г/кв. м.
- Титульный лист: наименование работодателя (без логотипа и реквизитов; это внутренний документ), заглавие: «Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений», начат/окончен.
- Все страницы должны быть заранее пронумерованы.
- Первая страница: пустая или правила ведения и образец заполнения.
- Вторая страница: сведения о лицах, ответственных за ведение журнала (см. ниже)
- Дальше до конца: на каждом развороте – 11 граф для учета, также см. ниже.
- Последняя страница: «Закрыт, прошит, опечатан и сдан в архив (дата прописью). Заполнено столько-то страниц с номерами контрактов с____ по____ и дополнительных соглашений с____ по____. Дата, ФИО, должность, подпись. Основание: приказ, распоряжение, решение суда и т.п. с датой и номером.
Сведения об ответственных за ведение учета. На этой странице 7 граф:
- 1 – № п/п.
- 2 и 3 – Период, с/по.
- 4 – ФИО.
- 5 – Должность и структурное подразделение. Разбивать на две формализма ради нет смысла; чаще всего здесь записи типа: «Начальник ОК такой-то» или «Инспектор отдела кадров такая-то», из которых и так все ясно.
- 6 – Основание (док., номер, дата). Сюда записываются данные приказа или распоряжения, которым журнал был поручен ответственному.
- 7 – Подпись ответственного лица. Подпись в этой графе значит, что работник этот не только ознакомлен с приказом и взял на себя работу по ведению учета, но и отвечает за сохранность собственно документа.
Записи в журнале
Учет ведется обычным для канцелярских документов образом, в 11 (12) графах на развороте:
- № п/п, сюда записывается учетный номер документа в порядке следования.
- Дата заключения контракта (допа, если для них отдельная нумерация).
- Номер трудового договора (или надграфа с 3а «Дог.» и 3б «Доп.».
- ФИО работника.
- Должность, профессия, вид работы.
- Структурное подразделение.
- Заключен (дата прописью).
- Расторгнут (дата прописью).
- Характер работы: основная, совместительство.
- Сведения о дополнительных соглашениях, их даты и номера. Эту графу следует делать пошире, особенно, если допы не ведутся под отдельной нумерацией, как рекомендовано выше.
- Примечания.
Примечание: часто графы 7 и 8 объединяют в надграфу «Срок действия с___ по___». Это создает неудобства при учете документов с автопродлением и возможностью перевода на постоянную должность при расширении штата или по результатам работы и для договоров «на аккорд», т.е. на выполнение определенного объема работ с заданным качеством.
При необходимости получить готовый журнал регистрации трудовых договоров, образец скачать можно здесь .
Ошибочное и досрочное закрытие журнала
Самая частая ошибка неопытных кадровиков: запись в первую графу «№ п/п» номеров договоров, а не учетных номеров документов в порядке следования по времени. Обнаруживается она при заключении первого же дополнительного соглашения, и что тогда делать, если журнал уже частично заполнен?
Закрыть этот журнал досрочно и начать новый. На последней странице (там получается большое свободное поле) от руки дописать: «Закрыт досрочно в связи с ошибочным ведением (номера договоров вписаны в графу порядковых учетных номеров)». Доложить начальству, получить нахлобучку, распоряжение о закрытии этого журнала и завести новый. А по закону тут никакого нарушения не будет.
Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
8 (800) 350-29-87 (Москва)
Это быстро и бесплатно!