Понятие - график отпусков. Его назначение и порядок составления.

nullСуществует определенный перечень документов в трудовом законодательстве, наличие которых в рамках конкретной организации обязательно.

Причем, неважно, какая у организации структура, численность штата и т.п.

Просто, он должны быть.

О сущности одного такого документа – графика отпусков – мы погорим в рамках данной статьи.

...

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 703-35-96. Это быстро и бесплатно!

Оглавление:

График отпусков: что это такое документ?

График отпусков: что это за документ и с какой целью он создается?Организация – это то же общество, выстраиваемое в рамках конкретного рабочего пространства.

Общество состоит из людей, которым, помимо междусменного отдыха, помимо отдыха в конце недели, необходим отпуск на определенный временной промежуток.

Оформление отпуска сотрудников – это сама по себе сложная процедура.

Но ведь еще нужно и учесть тот факт, что он ушел отдыхать.

С этой целью и утверждается на предприятиях график отпусков.

График отпусков – это документ, создаваемый на предприятиях с целью установления очередности отпусков различных работников в рамках структурного подразделения и предприятия в целом.

Из самого определения данного документа становится понятно, для чего он требуется. Ведь реализация права на отпуск регламентируется на законодательном уровне. А поскольку есть право, должен быть и механизм его воплощения в жизни. Одним из «винтиков» механизма под названием «оформление отпуска» является график отпусков.

ВАЖНО! Статья 123 ТК РФ четко прописывает сам факт того, что обязательным документом график отпусков является не только для работодателя, но и для работника.

Это существенно, поскольку прописанный в нем порядок предоставления отпускных дней является законом для обеих сторон трудовых отношений.

Сроки составления

График отпусков – это постоянно обновляемый документ. Эта особенность роднит его со штатным расписанием и другими нормативами, требующими утверждения и переработки ежегодно. За сколько дней должен быть согласован?

Каких-то определенных сроков по оформлению и приведению формы графика в надлежащий вид не предусмотрено. Единственное, стоит помнить о том, составление и утверждение графика, должно быть произведено до 16 декабря года, предшествующего году, на который составляется документ, иначе он не будет иметь юридической силы.

СПРАВКА. Почему именно магическое число «16» выбрано в качестве конечного срока для утверждения графика? Это законодательный трюк, связанный со сроком предупреждения сотрудника о надвигающемся отпуске.

Иначе говоря, работника обязаны предупредить за две недели до дня начала течения отпуска. То есть уже даже этим законодательно предотвращен такой казус как отпуск с 1 января.

В какие сроки должен быть составлен / утвержден график?

Перед тем, как документ будет утвержден, он должен быть согласован с определенным кругом лиц.

В том числе под ним понимается и трудовой коллектив, на основании пожеланий, просьб которого, во многом, и вносятся в график сведения.

Часто может возникать вопрос – а нужно ли знакомить работников с графиком отпусков? ?

На практике чаще всего выходит, что да, необходимо. И делается это просто: каждое структурное подразделение знакомит своих работников с помощью выписки из графика и листа ознакомления в которой те расписываются за ознакомление.

Это удобно, поскольку для каждой структуры организации важна информация именно об их подразделении, а никак не о других. Сроков для ознакомления с графиком не предусмотрено, но, думается, сделано это должно быть в «разумные» сроки. Сводный график при этом «трогать» не рекомендуется.

Что необходимо учесть?

Не будем мудрствовать лукаво и ответим на вынесенный в заглавие этого пункта статьи вопрос.

Волеизъявление трудящихся, их просьбы, пожелания и т.п.

Все это, как правило, выражается в ворохе заявлений на включение в график отпусков, анкет и записок личного характера на столе у руководителей структурных подразделений. К сожалению, не всякое пожелание может быть удовлетворено. Связывают это с тем, что работодатель, учитывая и беря в расчет мнение трудового элемента, соотносит его с нормами трудового законодательства.

Нормативы законодательства РФ.

В связи с этим и не может работодатель быть «добрым» ко всем. Ведь наличие определенного стажа, особенностей предоставления отпуска, особых льгот, привилегий, во многом, не позволяет установить для каждого работника удобную дату его ухода отпуск. Работник кадровой службы должен знать обо всех особенностях, влияющих на итоговый сводный документ.

Особенности функционирования предприятия, связанные с его специализацией, трудовым распорядком, режимом и т.д.

То есть это влияет на саму возможность реализации работником отпуска, когда в отдельные временные отрезки компания просто не может позволить себе направлять сотрудниковна отдых и др. Таких ситуаций – тысячи и связаны они, в первую очередь, с особенностями конкретной организации.

Мнение органа, именуемого профсоюзом.

Это регламентируется как ТК РФ, по части обязательности, так и самим существованием данного органа, являющего собой гаранта защиты интересов трудовых масс.

Форма графика Т-7

Форма графика отпусков: унифицирован ли документ?Постановление Госкомстата от 05.01.2004 под №1 подарило общественности целую россыпь унифицированных форм самых распространенных в управленческой практике документов.

Коснулось это и графика отпусков, чья форма формализована и закодирована с помощью короткого «Т-7» (шаблон в эксель и ворд представлен ниже).

Данная форма сама себя не исчерпывает.

Она может быть изменена под конкретные нужды организации, адаптирована под ее особенности, специфику и т.д.

Это значит, что никто не запрещает работодателю добавлять столбцы в табличную форму, видоизменять графы и т.д.

ВАЖНО. Главное, видоизменяя график отпусков, оставить все те реквизиты, наличие которых обязательно для каждого предприятия вне зависимости от формы, численности рабочих единиц и т.д.

Данные, подлежащие внесению в график: когда и в каких случаях фиксируются?

Собственно, в таком документе, как правило, отражаются оплачиваемые отпуска, т.е., иными словами, ежегодный оплачиваемый отпуск.

ВНИМАНИЕ! Только те отпуска, что подлежат оплате или, хотя бы, частичной оплате, могут быть внесены в график отпусков.

Связано это в первую очередь с тем, что очередность предоставления отпусков, за которые не положены отпускные, никак не может быть установлена.

Потребность в них возникает спонтанно, эпизодически, что не требует отражения в графике сведений.

Как в графике отпусков отразить нереализованный отпуск за прошлый год? Что делать? Тут может быть два варианта: либо он перенесен и это отражается в соответствующей графе графика, либо не предоставлен работодателем в связи с производственной необходимостью, по иным, независящим от работника причинам (подобные неурядицы отмечаются в специально предназначенной для этого графе «примечание»).

В любом случае, если отпуск не реализован в данном году, то он переносится, по согласованию, на следующий год, а в графике он отмечается традиционно (не лишним, правда, будет отметка в графе «примечание»).

Скачать бланк графика отпусков унифицированная форма т 7 вы можете здесь.

Скачать бесплатно примерный образец графика отпусков форма т 7 вы можете тут.

График отпусков в excel (таблица) вы можете скачать тут.

Деление отдыха на части

Дробление отпуска работника: может ли график отпусков способствовать этому?125 статья – это та частичка Трудового кодекса, которая закрепляет за трудящимся право на многократное разделение своего отпуска.

Не без условия, конечно же: одна из единиц дробления не может составлять менее 14 дней. А все остальные части – пожалуйста.

Хоть 14 отпусков по одному дню, лишь бы руководство одобрило.

Уж если Кодекс позволяет, значит информация о факте дробления в графике как-то должна быть отражена.

Делается это просто: сколько частей отпуска у работника имеется, столько строчек под него в графике выделяется.

ВАЖНО. Все части ежегодного оплачиваемого отпуска учитываются у работника в графике. Да, иногда это может вызвать трудности, связанные с излишне «минималистическим» дроблением, но это уже – издержки профессии кадровой службы. С этим, как говорится, ничего не поделаешь.

Особенности деления отпуска на части подробно рассмотрены в этой статей.

Как оформляется «дата отпуска»?

Можно ли в графике отпусков указывать только месяц? Когда речь заходит о дате отпуска, то может возникнуть затруднение по части указания конкретных чисел. Нередко определенной даты в графике отпусков вы не увидите, и вот почему: традиционно многими предприятиями указывается только месяц, запланированный для ухода на отдых конкретного сотрудника. А он уже, в свою очередь, конкретизирует дату посредством оформления заявления.

ВНИМАНИЕ. Никто не запрещает в организациях с точностью до дня указывать запланированную дату начала отпуска. Это уже зависит от организации, его руководства и т.п. Лишь бы ЛНА организации предусматривали все это.

Все ли работники отражаются в графике?

В общем-то, вопрос ясен, но от этого он вызывает не меньше, а может быть и больше нареканий в среде работников и работодателей. Стоит поспособствовать разоблачению мифа о том, что есть категории работников, не подлежащих включению в документ: таких категорий не существует.

Будем последовательными: всякий гражданин, осуществляющий свою деятельность на основании законно оформленного трудового договора, имеет право на отпуск, а значит и на внесение данных о времени его предоставления в график.

СПРАВКА. Ну, а те, кто трудятся по договору гражданско-правового характера, конечно же, претендовать на отпуск не могут. Характер работы, условия труда – все это не позволяет им быть вправе иметь именно «отдых».

Работаем с документом правильно

Работаем с графиком правильноПоскольку график отпусков – это документ сводного типа, его информационная емкость значительна.

А для ознакомления с таким масштабным информационным источником требуется его размещение.

Законодательством рекомендуется размещать сводный график в месте, удобном для обращения к нему каждого желающего.

И, кроме того, его копии также должны размещаться в каждом структурном подразделении организации.

Нужно ли прошивать график отпусков?

ВАЖНО. Рассматриваемый нами документ – это документ информационного характера. Посему в течение года к нему будут обращаться не один и не два раза. А это значит, что ни о какой «прошивке» документа речи быть не может. Это очень важно и на этот практический аспект по возможности стоит обратить внимание.

Кто вносит изменения?

Внести изменения в график работодатель не может. Это если инициатива исходит от него.

Но, в следующих случаях возможны вариации:

  1. Отпуск работника перенесен.
  2. Продлен.
  3. Сотрудник отозван с отдыха.
  4. Когда в организацию устроилось определенное количество новых работников.

Все эти случаи требуют внесения изменений, а последний – даже составления «дополнительного» графика, основывающегося на данных основного.

О периодичности внесения изменений ничего сказать нельзя, поскольку каждый рабочий день может привнести что-то новое, что повлияет на изменение конечного документа.

Кто подписывает график отпусков? За ведение графика отпусков, как правило, отвечает служба кадров, что влияет на технологию работы с ним. Сколько хранится график отпусков?

ВНИМАНИЕ. Срок хранения графика отпусков в организации – 1 год. То есть до образной замены «старым-новым». Или иначе – версией, идущей после актуальной. От предпоследней же избавляются в общем порядке.

График отпусков – важный элемент в жизнедеятельности любой компании. Ведь, как говорится, работа работой, а отпуск – по расписанию.

Полезное видео

О том, как правильно составить график отпусков, вы узнаете в представленном видео:

Комментариев: 10
  1. Анна

    У граждан, выполняющих работы на предприятии на основании заключенного гражданско-правового договора, права на отпуск нет.
    Ежегодные отпуска, как правило, предоставляются работнику с таким расчетом, чтобы они были использованы до окончания рабочего года. Следует заметить, что в первый год работник имеет право на отпуск полной продолжительности только по истечении 6 месяцев непрерывной работы.
    В случае если отпуск предоставляется раньше, до наступления 6-месячного срока, его продолжительность рассчитывается пропорционально отработанному времени.

  2. Ольга

    График отпусков это довольно веский аргумент при оформлении ежегодного отпуска. Предоставление, как и использование отпусков по графику обязательно. Это документ, который утверждён начальником предприятия и с которым обязаны быть ознакомлены все работники. Если вам отказывают в отпуске по графику, лучше решать этот вопрос с начальством полюбовно, ведь вам ещё работать.

  3. Helena

    Как быть с нарушением графика отпусков самим руководством. Например, есть установленный график, утвержденный. Нет никаких причин чтобы не отпустить работника в очередной отпуск — т.е. все на местах. Человек пишет заявление — ему его возвращает руководство, отказывая в отпуске в устной форме. Понимаю что это чистой воды самодурство. Но как с этим бороться?

    • Дмитрий

      К сожалению, это явление распространено сплошь и рядом и бороться с ним без последствий для себя очень сложно. Единственный вариант, это подать заявление в Трудовую инспекцию, приложив утвержденный график отпусков и свое заявление. На руководителей наложат штраф. Но сами подумайте, вам дадут после этого спокойно работать в этой организации?

    • Татьяна

      Здравствуйте. Бороться с этим можно только посредством обращения в Трудовую Инспекцию с жалобой на руководство за необоснованный отказ в получение работником законного отпуска.

  4. Анна

    Могу ли я изменить свое решение по поводу ухода в отпуск? Просто по обстоятельствам мне необходимо взять отпуск позже того времени, которое я указывала в графике отпусков.

    • Мария

      Скорее всего сможете, постарайтесь поговорить с работодателем на эту тему. Сколько времени осталось до отпуска? За 2 недели (не позже) вы вполне можете поменять свое решение, если, конечно, ваш руководитель пойдет на это и вас будет кому заменить на это время. Необходимо будет написать заявление о переносе отпуска.

  5. София

    Я конечно понимаю, что работник может взять отпуск в любое время, когда захочет, но у меня на работе начальница сказала, что я летом не пойду в отпуск, потому что некому будет тогда работать. Вот и как быть в этой ситуации? Рукаться с начальством нельзя, а в отпуск хочется именно летом.

    • Ольга

      София, здравствуйте. Попробуйте обратиться с этим вопросом к вышестоящему начальству, объясните им причину, по которой отпуск вам необходим именно в летний период. Но а если уже составлен график отпусков и у вас отпуск по графику в другое время года, изменить что-либо сложно.

    • Дмитрий

      Вообще на любом предприятии должен быть составлен график отпусков заранее и если вы вписаны на летний период, то вам положены его выделить. Если нет, то можете написать заявление на имя директора с причиной почему вам необходим отпуск именно летом, если одобрят, то вы его получите. Советую заранее составлять и одобрять график отпусков.

Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

Подписка (E-mail)
Обсуждения
Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499) 703-35-96Москва +7 (812) 309-82-63Санкт-Петербург Остальные регионы:
Онлайн-консультант