Как правильно заполнить и утвердить график отпусков?

Хорошо работать в организации, где все сотрудники, учителя, например, уходят в отпуск одновременно и всегда летом.

Но для подавляющего большинства предприятий это утопия — непрерывный цикл производства заставляет распределять отпуска по всему календарному году.

О том, как правильно составить график отпусков для сотрудников(с примером), мы разберемся в данной статье.

Скрыть содержание

• Понятие
• Пошаговая процедура подготовки
• Опрос мнения работников
• Согласие профсоюзов
• Заполнение формы №Т-7
• Полезное видео

Понятие

Это локальный нормативный акт предприятия, составляемый ежегодно перед началом года.

Он устанавливает очерёдность ежегодного отпуска на предприятии и может состоять из листов, детализированных по подразделениям.

График отпусков обязателен для исполнения и работниками и работодателем.

Госкомстат Постановлением от 2004 года утвердил унифицированную форму Т-7, которая может применяться на предприятиях в видоизменённом виде, не теряя ключевых реквизитов. Инспекторы по труду при проверке обычно проверяют её наличие в организации.

Пошаговая процедура подготовки

Когда составляется? В какие сроки? График отпусков утверждается не позднее, чем в середине декабря. Нужен ли приказ? Да, учитывая срок согласования с профсоюзной организацией (если такая существует на предприятии), руководитель заблаговременно подписывает приказ об утверждении графика отпусков (образец представлен ниже).

Приказ составляется в произвольной форме и устанавливает сроки предоставления и обработки сведений для формирования графика отпусков. Ответственность за выполнение, как правило, несёт отдел кадров, а содействие в подготовке должны оказать руководители (вплоть до последнего структурного уровня), имеющие персонал в подчинении. Всех исполнителей знакомят с приказом под роспись.

Примерный образец приказа на утверждение графика отпусков вы можете скачать здесь.

Кто составляет? График составляют специалисты кадровых служб предприятий.

Для его разработки требуется провести подготовительную работу:

• нужно произвести выборку по количеству дней оплачиваемого отпуска, на которые каждый работник вправе претендовать в наступающем году. Для этого из личной карточки (форма Т-2, раздел «Отпуск») выбирают информацию о дате поступления, использованных очередных отпусках и отпусках без сохранения заработной платы. Годовая продолжительность основного оплачиваемого отпуска для каждой категории трудящихся зависит от характера работы, норм коллективного договора и законодательства по его продолжительности (статья 123 ТК РФ);
• следует отметить в списках работников, которые согласно ТК и федеральным законам вправе выбирать время отдыха в первую очередь. Это, лица, чьи льготы:

1. Связаны с материнством, детством, юношеством: беременные женщины, молодые отцы, несовершеннолетние работники до 18 лет, усыновители детей до трёх лет, мамы двух детей до 12 лет и другие.
2. Связаны с заслугами перед обществом: Герои России, Герои Труда, полные кавалеры орденов Славы, Почётные доноры, ликвидаторы аварии в Чернобыле, ветераны боевых действий и другие.
3. Связаны с выполнением гражданского долга: лица из подразделений особого риска и супруги военнослужащих.
4. Связаны с исполнением трудовых обязанностей: совместители и работники, которых отозвали из отпуска.
5. Лица, нуждающиеся в социальной защите: пострадавшие от радиационного излучения на комбинате «Маяк», в Семипалатинске, Чернобыле, зонах отчуждения; родители детей-инвалидов.

• для работников, принятых на работу недавно, нужно указать дату наступления 6-месячного и 11-месячного стажа на предприятии для начала права на двухнедельный и полный отпуск соответственно;
• затем информацию передают руководителям структурных подразделений для опроса сотрудников.

Также необходимо предоставить лист ознакомления. Что это такое, для чего и как оформляется читайте далее.

Опрос мнения работников

С целью равномерного распределения отпусков в течение года начальники участков, смен, отделов должны определить оптимальное количество работников, с которыми возможно выполнение планов и бесперебойная работа предприятия.

Имеет значение политика руководства в отношении распределения затрат, наличие управленческого бюджета предприятия.

Хотя ТК РФ не требует учитывать пожелания работников о начале отпуска, но из соображений человеческого участия и хорошего отношения к персоналу сделать это стоит!

Люди проводят семейные советы, заказывают путёвки, наконец, просто мечтают об отдыхе.

Как правильно выполнить составление графика отпусков при делении отпусков на части? Для опроса персонала будет удобно подготовить план-сетку, с указанием, в какой период и сколько человек возможно отпустить в отпуска. В первую очередь опрашивают несовершеннолетних сотрудников и льготников по закону.

При возникновении спорных ситуаций, когда сотрудники не желают уступать друг другу права на отдых в выбранную дату, можно запросить в кадровой службе историю предыдущих отпусков. Очерёдность в этом случае устанавливается с приоритетным правом работника, чьи отпуска приходились на зимнее время и межсезонье, и кто использовал меньшее количество дней.

Как и когда составляется график отпусков на следующий год?

Для планирования и утверждения графика отпусков на следующий год, желательно использовать календарь рабочего времени на будущий год, чтобы не начинать отсчёт с середины недели. Можно запланировать дробление на части (статья 25 ТК РФ), одна из них должна быть не менее 14 дней.

Возможны ситуации, когда работник захочет «оптимизировать» время отсутствия, например, две недели возьмёт «как положено», а оставшиеся дни попросит разделить по одному в неделю, или без учёта выходных, или только в выходные.

Законом такая практика составления графика отпусков не возбраняется, но следует учесть, что работодатель обязан за две недели извещать работника об отпуске (каждой его части), издавать приказ, и за три дня рассчитывать и выплачивать отпускные.

Что касается финансов, то дополнительной нагрузки предприятие не несёт.

Однако, оплата исключительно рабочих календарных дней продлевает время фактического отсутствия работника, а одних выходных дней выглядит скрытой компенсацией практически не отдыхающему человеку.

В некоторых случаях вам может пригодится выписка из графика из отпусков, что это за документ и как его правильно оформить читайте далее.

Согласие профсоюзов

Председатель профкома или работник на иной выборной профсоюзной должности должен согласовать график отпусков до его утверждения руководителем.

Нужно чётко понимать, что такое согласование производится с целью защиты прав сотрудников. Работники обращаются «по профсоюзной линии» и по инстанциям, вплоть до Государственной инспекции по труду, в случае, если их мнение не услышано.

Если непримиримые разногласия всё же возникли, процедура подписания выглядит так:

• разработанный отделом кадров проект графика отпусков передают в профком вместе с письменным пояснением;
• профком не позднее недели со дня получения направляет работодателю записку, отражающую мнение по проекту;
• в случае разногласий или предложений по изменению, работодатель в течение трех дней назначает консультации для достижения согласованного решения;
• несогласованные разногласия заносятся в протокол, с которым профком вправе обратиться в суд или открыть трудовой спор по статьям 382, 391 ТК;
• государственная инспекция по труду в течение месяца с даты получения жалобы проводит проверку на предприятии и, в случае выявления нарушений, выдаёт предписание об отмене утверждённого графика отпусков с заменой на новый.

Заполнение формы №Т-7

Как составить график отпусков?

Составление и утверждение данного документа имеет свои правила и порядок действий.

График отпусков содержит следующие обязательные реквизиты:

• полное наименование и коды предприятия или организации;
• отметки об утверждении руководителем и согласовании профкомом (должность, фамилия, дата подписания, подпись);
• название документа, номер, дату;
• год действия;
• подпись ответственного лица.

Табличная часть разделена на колонки, в которых указывается:

• структурное подразделение;
• должность по штатному расписанию;
• фамилия, имя, отчество;
• табельный номер;
• календарные дни (продолжительность);
• дата начала (плановая и по факту);
• документ-основание для перенесения отпуска;
• дата начала предполагаемого перенесённого отпуска;
• примечание.

Если отпуск разделён на две и более частей, каждая часть (количество дней, начало) вносится в график с новой строки. В графе «примечание» можно указывать дополнительные дни отпуска, категорию льгот работника по первоочередному предоставлению выбора даты отпуска.

Процедура упрощается до следующих шагов:

• подготовка приказа об отпуске;
• выплата отпускных за три дня до начала отпуска(статья 136 ТК РФ).

Алгоритм оформления графика отпусков довольно прост, однако требует на каждом этапе не только кропотливой и вдумчивой работы.

Чуткость, проявленная к сотрудникам, несомненно, добавит им хорошего настроения и желания продуктивно работать на родном предприятии.

Образец заполнения графика отпусков формы т 7, в можете скачать здесь.

Понадобилось внести изменения в график отпусков? Рекомендуем ознакомиться с этой статьей.

Полезное видео

О том, как правильно составить у утвердить график отпусков вы узнаете в представленном видео: