Порядок и правила оформления отпуска для работников

Разновидности отпусковСуществует множество видов отпусков – ежегодный оплачиваемый отпуск, по уходу за ребенком, социальный, административный, учебный, дополнительный, с последующим увольнением, отгул.

В статье пойдет речь о первом варианте.

Мы подробно рассмотрим порядок и правила оформления ежегодного отпуска.

Оформление отпуска работника в организации требует нескольких важных документов ­­– графика отпусков, уведомления начальства либо заявления сотрудника, приказа руководителя, записки-расчёта.

Наиболее объемным является первый документ, график.

...

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 703-35-96. Это быстро и бесплатно!
   

Оглавление:

Общая информация

Предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска гарантирует Трудовой Кодекс. Наиболее существенными пунктами являются статьи 93, 114, 115.

Статья 114 разрешает работнику отправиться в ежегодный отпуск, сохранив при этом за ним должность и средний заработок.

Общая информацияСтандартную продолжительность отпуска регулирует статья 115 ТК, она составляет 28 календарных дней.

Неполная занятость не влечет за собой работу без перерывов.

В статье 93 Трудового Кодекса прямо указывается, что сотрудники, занятые неполный рабочий день, также имеют право на полноценный, оплачиваемый отдых.

Более того, даже для лиц, занятых на сезонных работах, положен отпускной период из расчета два дня за рабочий месяц. Об этом говорится в статьях 291 и 295 ТК.

Как правильно оформить отпуск? Какие документы нужны для оформления? Чтобы оформить ежегодный оплачиваемый отпуск, необходимо подготовить определенный набор документов.

К ним относятся:

  1. График.
  2. Уведомление
  3. Заявление.
  4. Приказ.
  5. Записка-расчёт.

Разберем подробней по очереди каждый из документов.

График

Документальное оформление отпусков начинается с графика отпусков.

Понятие графика отпусков можно встретить в статье 123 Трудового Кодекса. Согласно ТК график должен быть составлен и утвержден в любой компании. Документ составляют ежегодно за 14 дней до наступления календарного года.

Наличие графика на предприятии является обязательным требованием, трудовая инспекция при осуществлении проверки будет расценивать отсутствие данного документа как нарушение.

Составлять график следует, учитывая три фактора. Первый – пожелания сотрудников. Кадровик или начальник отдела должен провести опрос, выяснить, когда тому или иному работнику предпочтительней всего будет отправиться в отпуск.

Данные сводятся в таблицу. Второй – положения Трудового Кодекса. Нельзя нарушать основные права сотрудников. Например, на некоторых вредных производствах положен более продолжительный отдых.

ГрафикПомимо этого, существуют группы лиц, которым положены привилегии и первоочередность при составлении графика.

К ним относятся работники в возрасте до 18 лет, беременные женщины, почетные доноры.

Не учитывать столь важные моменты – несомненное нарушение трудовых прав.

Последнее, на что опираются при составлении графика – потребности предприятия. Как правильно заполнить и утвердить график читайте далее.

Как оформить отпуск не по графику отпусков? Конечно же, было бы замечательно иметь возможность отправиться на отдых когда угодно, но это не всегда возможно, так как рабочий процесс нельзя останавливать.

HR-отдел должен провести всесторонний анализ на основе нужд компании. На основе трёх источников информации формируется график отпусков на предстоящий год.

График оформляется по форме T-7. Форма была утверждена Постановлением Госкомстата в 2004 году. В первой графе указывают название отдела. Затем указывают должность сотрудника, его ФИО, табельный номер, суммарное количество дней, а также запланированную дату выхода на отдых.

Документ должен подписать начальник кадрового отдела и руководитель предприятия. На процесс составления согласно ТК могут оказывать влияние профсоюзные организации. Профсоюз может высказать несогласие, после этого начинается поиск компромисса. Если решить проблему не получается, то следует обращаться в трудовую инспекцию.

Форма Т-7 достаточно гибкая. Если возникла потребность перенести отпуск, то есть внести изменения в график, кадровику следует заполнить пункт 8 и 9 бланка. Они предусмотрены именно на этот случай. Помимо этого, для оформления отдыха не по графику потребуется заявление сотрудника и письменное согласие начальника.

Уведомление

Уведомление об отпускеРаботник должен быть извещен об отпуске с помощью специального документа.

Уведомление о начале заслуженного отдыха – важный и обязательный документ.

Он официально информирует сотрудника о начале ежегодного оплачиваемого отпуска.

Понятие уведомления можно встретить в статье 123 Трудового Кодекса.

О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за 14 дней до начала отдыха.

Но если отпуск уже был оформлен на основании собственного заявления сотрудника, то уведомление не является обязательным.

В ином случае извещение производится письменно и персонально. Отсутствие уведомления может послужить веским основанием для отказа от отпуска в неподходящее для работника время. При отказе от ознакомления следует составлять специальный акт.

Стандартной формы для уведомления не предусмотрено. Но в нем должно быть указано название документа, дата составления, текст уведомления, должность и ФИО работника, день вручения. Текст уведомления передает основную мысль.

Приведем пример:

На основании положений Трудового Кодекса и локальных актов предприятия информируем Вас о предоставлении оплачиваемого ежегодного отпуска в период с «10» августа 2016 года по «25» августа 2016 года.

Факт получения уведомления подтвердите собственноручной подписью.

Заявление

Заявление на предоставления ежегодного отпуска следует писать не менее чем за четыре дня до начала отдыха. Срок не установлен законодательно, но бухгалтерия как правило начинает начислять отпускные за три дня до начала отпускного периода, поэтому трехдневный срок логически обоснован.

Помимо этого, в локальных актах компании сроки подачи заявления могут быть установлены более точно и конкретно. В некоторых, крайних случаях при согласовании с начальством и бухгалтерией подать заявление теоретически возможно за один день.

ЗаявлениеДокумент составляется в произвольной форме, главное передать смысл и указать основные данные (например, ФИО, дату, название организации, время начала и окончания отпускного периода).

Обратите внимание, что существует несколько разных видов отпусков.

Если оформляется ежегодный оплачиваемый отпуск, то это должно быть отражено в тексте и названии документа.

Приведем приблизительный текст заявления:

Генеральному директору ООО «Строймонтаж» И.И. Иванову от П.В. Петрова, старшего монтажника.

Прошу предоставить мне ежегодный оплачиваемый отпуск сроком 28 календарных дней с «10» августа 2016 года по «28» августа 2016 года.

Далее идет дата подачи, подпись. Документ является обязательным, если отдых не был обозначен и зафиксирован первым способом – через уведомление.

Приказ

Чтобы оформить отпускной период сотруднику также необходимо издать приказ. Приказ оформляется по форме Т-6, для одновременного оформления нескольких работников используют другой вариант формы ­– Т-6а.

В документе указывается номер, дата составления, табельный номер, наименование типа отпуска. Приказ является обязательным, даже при наличии составленного графика. Форма подписывается руководителем компании и начальником кадрового отдела.

Записка-расчёт

Записка-расчётДанный документ позволяет произвести расчёт выплат, причитающихся в отпускной период работнику.

Записка-расчет оформляется по стандартизированной форме Т-60. Форма представляет собой двухсторонний бланк.

На первой стороне указывают основные данные об отпуске (даты, начало и окончание отдыха).

На второй стороне производятся бухгалтерские расчёты для положенных выплат.

Форма Т-60 также является обязательным документом. Для её заполнения будет необходимо вычислить средний заработок сотрудника.

Заключение

На график отпусков оказывают влияние три фактора – потребности предприятия, пожелания сотрудников и положения Трудового Кодекса. Начало отдыха фиксируется двумя способами – с помощью заявления сотрудника либо с помощью уведомления начальства.

Оба варианта должны быть составлены письменно, с датами и подписями. Если работник отказывается подписывать уведомление, то следует составить специальный акт.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
 
+7 (499) 703-35-96 (Москва)
+7 (812) 309-82-63 (Санкт-Петербург)

Это быстро и бесплатно!
      
Комментариев: 20
  1. Тамара

    Здравствуйте,,я обучалась на курсах повышения профессиональной деятельности с 1 марта по 15 мая 2017 года. По собственной инициативе.руководитель мне разрешал брать дни обучения зза свой счет и две недели в счет основного отпуска,но отпускные мне не оплачивались. Первую половину отпуска я отгуляла в июле и получила отпускные,а как же мне разобраться со второй половиной отпуска которую я писала в счет очередного отпуска?ведь я же не получала деньги отпускные? Как разрулить ситуцию с отделом кадров помогите

    • Катерина

      Тамара, добрый день.
      Вам надо высчитать те дни, которые вы использовали, как отпускные на обучение. Поднимайте все ваши заявления на ваши выходные для учебы. Они должны быть в бухгалтерии. Пускай считают сколько было дней и делают вам выплату.

    • Татьяна

      Основной отпуск подлежит оплате, отлдел кадров издает приказ на оплату. Проводите оставшуюся часть как часть основного отпуска.

  2. Марина

    Добрый день.Я работаю по графику 2/2 или 3/1.Заявление на отпуск начальник требует писать и ,соответственно , идти сразу на следующие дни после рабочих.Поясните, пожалуйста, выходные, которые должны были идти после рабочих ,мне должен предоставить работодатель или нет.

    • Катерина

      Марина, добрый день.
      В любом случае вы пишите заявление по стандарту за 2 недели до отпуска и отгуливаете те дни, которые берете. Потом начинаете работать по своему же графику, с рабочими и выходными днями. Так как вы отгуляете отпуск, а дальше будете работать по своему графику, то вам больше ничего не должен работодатель предоставлять.

    • Александр

      Добрый день. По вашему письменному заявлению вы можете идти в отпуск тогда, когда вам удобно, главное, чтобы небыло переработки. Обычно работодатели дают отпуск с рабочего дня. после выходных, но и отпуск с выходного не является ошибкой.

  3. Татьяна

    Здраствуйте! Я устроилась на работу 01.03. 2016 г. мне сказали что в отпуск я пойду в январе 2017 г на 2 недели и еще 1 неделя в июле и 3 в августе 2017 года. отпуск у нас 42 календарных дня. Подскажите пожалуйста правильно ли мне дали отпуск.

    • Наталья

      Здравствуйте, Татьяна. По количеству дней вам дали отпуск правильно. А вот разбили вам его не правильно, т.к. если отпуск делится на части, то часть отпуска не должна быть менее 14 дней.

    • Татьяна

      Вы можете взять отпуск после 6 месяцев работы от 2 недель до полного отпуска на усмотрение работодателя.

  4. Екатерина

    Муж должен был идти в отпуск с 24 июля на 28 календарных дней,но ему сообщили что по новым правилам если не прошло года после последнего отпуска то можно уходить только на две недели.Последний раз он был в августе — сентябре прошлого года.Законно ли это?

    • Игорь

      Сделайте официальный запрос с требованием разъяснения о каких таких правилах идет речь. Только с их ответом уже можно идти обжаловать, т.к. на данный момент ТК РФ содержит норму, что ежегодный оплачиваемый отпуск может разделяться на две части по СОГЛАШЕНИЮ сторон, а не желанию работодателя (ст.125), ни о каком таком годе нормы в трудовом кодексе не содержится.

    • Татьяна

      Здравствуйте, Екатерина. Это абсолютно не законно, таких правил никто не придумывал и не утверждал. Жалуйтесь в Трудовую Инспекцию.

  5. Анастасия

    На моем предприятии работник, который работает первый год, должен идти в отпуск через 11 месяцев.Я отработала 11 месяцев и когда увидела график отпусков, то не нашла себя в этом списке!В отделе кадров мне сказали,что про меня забыли и чтобы я выбирала отпуск на свободные месяца,которые не заняты, а это через 3 месяца. Мне нужен отпуск сейчас! Имеет ли смысл добиваться его сейчас или нет?

    • Оля

      Анастасия, здравствуйте. Если у Вас уважительная причина, согласуйте отпуск когда Вам нужно с Вашим руководителем. И за две недели до предполагаемой даты напишите заявление на отпуск, на основании этого заявление отдел кадров выпустит приказ, Вы в нем распишитесь. Отпуск не обязательно брать весь, можно его разбить на две части.

    • Татьяна

      Здравствуйте, Анастасия. К сожалению, мы не всегда имеем право идти в отпуск в то время, в какое удобно нам. Трудовым кодексом установлено право на получение отпуска, но в какое время пойдёт сотрудник в отпуск, решает руководство и согласовывает с сотрудниками. Вы можете попробовать обратиться к руководству, если у вас имеются уважительные причины для похода в отпуск в нужное вам время, возможно, руководство пойдёт вам навстречу.

  6. Нина

    А по графику отпусков когда Вам положено? Если такого графика нет, то это грубая ошибка работодателя. а Ваш козырь. Вы должны не позднее, чем за две недели до предполагаемого отпуска уведомить работодателя, лучше конечно будет, если сделаете это раньше. Отказать работодатель может лишь в исключительных случаях. Если же все Ваши доводы руководитель не хочет выслушать, принять во внимание и не подписывает заявление, обращайтесь с этим вопросом в прокуратуру.

  7. Андрей

    Скажите, пожалуйста, могу ли я разбить отпуск не на два больших по две недели, а по два дня в течение года? Законно ли это?

    • Виктория

      В теории возможно все, но мне кажется, что это просто блажь брать по два дня отпуска в течении года. Обычно наоборот — отгулы копят, чтобы к отпуску прибавить. Да и будет ли работодатель каждый раз вам приказ писать об отправлении вас в отпуск? Конечно, возможен вариант, что отпускные получите одной суммой раз в год, фиктивно будете числиться в отпуске, а сами станете ходить неофициально в отгулы. Но это, кажется, не попадает под рамки законодательства.

  8. Мария

    У меня такая проблема — хочу взять небольшой отпуск на ближайшие праздники, чтобы отпуск был длиннее (23, 24, 25, 26 февраля выходные по закону), но руководитель наотрез отказывается мне его давать именно в эти дни перед праздниками (хотела взять где-то неделю отпуска), мотивируя это тем, что некому работать будет. Хотя это далеко не так, к тому же перед отпуском я доделаю всю необходимую работу. Что делать, можно ли как-то решить этот вопрос? Очень нужен отпуск на эти числа!

    • Ольга Светлая

      Если у Вас по графику отпусков отпуск не предусмотрен, то Вы не можете его требовать. Возьмите бесплатный отпуск на эти дни если уж очень нужно. А ещё лучше вариант, пойти в больницу и пожаловаться на общее недомагание и повышенную температуру тела по вечерам. Начальник же тоже мог войти в Ваше положение, а не стал.

Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

Подписка (E-mail)
Обсуждения
Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499) 703-35-96Москва +7 (812) 309-82-63Санкт-Петербург Остальные регионы:
Онлайн-консультант