+7 (499) 110-35-79Москва +7 (812) 490-75-26СПб

Время отправить работника отдохнуть. Поторопитесь у вас 2 недели для оформления уведомления об отпуске.

В общей череде документов, составляемых кадровой службой, имеются такие, от грамотного составления которых зависит взаимоотношение работника и работодателя.

Одним из таких документов является уведомление о предоставлении отпуска работнику.

Об этом вроде бы ничем не примечательном, но вместе с тем значимом документе мы и поговорим в статье.

...

Содержание:

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 110-35-79. Это быстро и бесплатно!
   

Общая информация

Уведомление о начале отпуска работника – это документ, посредством которого работодатель доводит до сотрудника сведения, касаемые ежегодного оплачиваемого отпуска.

За сколько дней необходимо предоставить?

Оно необходимо для соблюдения требований статьи 123, где четко сказано, что о наступлении отпуска работнику нужно сообщить за 2 недели до его начала.

Иначе у работника вместо отдыха по графику отпусков, появится право требовать, чтобы отпуск ему был предоставлен в удобное для него время. Что, конечно же, может в целом сказаться на производственном процессе.

Заострить внимание следует еще на одном немаловажном факте: статья 123, о которой было сказано выше, требует уведомлять только о наступлении ежегодных оплачиваемых отпусков (основного и дополнительного). Что, конечно же, не подразумевает составление уведомления о предоставлении неоплачиваемого отпуска.

ВАЖНО. Административные (неоплачиваемые) отпуска, когда за сотрудником сохраняется только его место работы, а отнюдь не заработная плата, предоставляются по заявлению сотрудника. А это значит, что ни о каком уведомлении речи быть не может. И это важно понимать в спорных эпизодах.

Оформляем грамотно

Как уведомить работника об отпуске? Как документ, создаваемый работниками кадровой службы, уведомление об отпуске (по графику отпусков) имеет постоянный набор реквизитов. Поскольку сам по себе документ – информационный, то и основу бланка составляет текст документа.

В череду реквизитов извещения, помимо текста, входит:

  1. Полное и сокращенное наименование организации.
  2. Адресат.
  3. Наименование вида документа.
  4. Дата и регистрационный номер.
  5. Заголовок текста уведомления.
  6. Текст.
  7. Подпись (отправителя и адресата, получившего уведомление).
  8. Отметка о направлении документа в дело (в левом нижнем углу).

Разберем элементы документа, которые часто вызывают вопросы относительно их присутствия/отсутствия на бланке.

Наименование работодателя

Если работодатель – физическое лицо, то указываются его инициалы с фамилией.

В случае же, если юридическое – полное наименование (а если в учредительных документах предусмотрено – то и сокращенное).

Приведем пример наименования работодателя – юридического лица (указывается в левом верхнем углу бланка):

Открытое акционерное общество «Акварельный мир» (ОАО «Акварельный мир»)

ФИО работника

Данный элемент указывается в правом верхнем углу бланка после должности сотрудника (в родительном падеже):

Экономисту по труду С.А. Белерофонтову

Текст

Типичный пример текста представлен ниже.

Уважаемый Степан Андреевич!

Согласно действующему графику отпусков на 2016 г. Вам будет предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск с 21.05.2016 по 17.05.2016.

Ознакомление: за сколько дней?

Для того, чтобы зафиксировать факт ознакомления с документом, обычно используют следующие строки:

Уведомление получил:

Экономист по труду (подпись, дата) С.А. Белерофонтов

Этих строчек достаточно, чтобы, при возникновении необходимости, доказать факт ознакомления работника с текстом.

ВНИМАНИЕ. Составить и направить сотруднику уведомление на отпуск нужно не позднее чем за две недели. В ином случае сотрудник может написать заявление о переносе отпуска на другой срок. Лучше до этого не доводить, уведомив работника точно в срок.

Скачать образец заполнения уведомления об отпуске (за 2 недели) вы можете здесь.

Отказ работника: как поступить?

В случаях, когда работник отказывается оставлять свой параф, грамотно выйти из затруднительной ситуации поможет акт.

Акт об отказе от ознакомления – решит проблему.

В этом случае работник не сможет при необходимости сослаться на то, что он не был ознакомлен с документом в срок.

Наличие акта об отказе от ознакомления с уведомлением – документ, который снимает с работодателя ответственность по доведению информации о грядущем отпуске.

Главное – составить его по всем правилам и в присутствии нескольких должностных лиц, которые при необходимости подтвердят событие.

Также для оформления отпуска вам понадобятся следующие документы:

  1. Заявление работника на отпуск.
  2. Приказ формы № Т-6(№ Т-6а).
  3. Записка расчет форма Т-60.

Как документ, посредством которого можно предупредить сотрудника о приближающемся отпуске, уведомление незаменимо. Стоит лишь руководствоваться сроками, что прописаны в ТК РФ, и не ошибиться в оформлении. Тогда можно будет не беспокоится по части недовольства со стороны как работника, так и работодателя.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
 
+7 (499) 110-35-79 (Москва)
+7 (812) 490-75-26 (Санкт-Петербург)

Это быстро и бесплатно!
      
Комментарии 16
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий для Елена Владимировна Отменить ответ

  1. Ольга

    Организация начала свою деятельность с 01.01.2018г. нужен ли график отпусков на 2018г.?

    • Анна

      Ольга, добрый день!
      Конечно, нужен график отпусков на 2018 год в обязательном порядке.

    • владимир

      Работодатель должен предупредить работника о наступающем отпуске за 2 недели до его наступления, согласно графика отпусков с указанием даты начала и конца отпуска (продолжительности отпуска)
      Если такового нет то у работника возникает законное право просить отпуск когда ему это удобно.
      График же составляется с целью не нанести ущерба производству во время отпуска работника, так как без графика возможно создаться ситуация когда многие работники захотят отпуск в одно время.

  2. Роксана

    Добрый день! Уведомление об отпуске в одном экземпляре оформляется или в двух: одноработнику, второе остается в ОК организации. Или достаточно снять с него копию?
    Заранее благодарю)

    • Иван Сергеевич

      Здравствуйте Роксана, в соответствии со ст. 123 Трудового кодекса РФ, о времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала. Форма уведомления не регламентирована на законодательном уровне.
      Наиболее удобным считается вариант заведения специального журнала, в котором работники будут расписываться и ставить дату при получении уведомления.

    • Александра

      Закон не регламентирует порядок оформления уведомления об отпуске. Поэтому возможно и составление уведомления как в двух экземплярах, так и снятие копии с подписанного работником уведомления.
      Главное чтобы один экземпляр (оригинал, а не копия) хранился в ОК предприятия.

  3. Ирина

    Осталась неотгулянной часть отпуска в 2016 и в 2017 г. Может ли работодатель принудительно отправить в отпуск без моего согласия и заявления просто своим приказом? Спасибо.

    • Елена Владимировна

      Добрый день, Ирина. Если у вас по графику отпусков стоит запланированный отпуск, то ваш работодатель имеет полное право отправить вас в ежегодный отпуск. Для этого ему необходимо за 2 недели отправить вам письменное уведомление о начале вашего отпуска и издать приказ на отпуск. Заявление на отпуск при наличии графика отпусков и уведомления не обязательно. (Статьи 123-124 ТК РФ). Ваше заявление на отпуск необходимо в случае, если вы не отработали в компании 6 месяцев или вы просите перенести ваш отпуск на другое время, отличное от времени указанного в графике. (Статья 122 ТК РФ).

    • Лера

      Добрый день. Ваша очередность предоставления отпуска должна быть оговорена в графике отпусков. Вы должны предоставить работодателю письменное заявление, на основании которого издается приказ и вручается уведомление.

  4. Валерия Козлова

    Какие последствия влечет отсутствие подписи работника на приказе о предоставлении ему очередного трудового отпуска? Спасибо.

    • Ира

      Валерия, здравствуйте. Во всех приказах, выпускаемых из отдела кадров должна быть роспись работника, чтобы не повлечь разбирательства.

    • Екатерина

      Здравствуйте, Валерия. Роспись работника обязательно должна быть в данном документе.

  5. Лада Федотова

    Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, обязательно уведомление об отпуске еслт приказ об отпуске делается за две недели до отпуска и подписывается работником?

    • Татьяна

      Добрый день. Уведомление обязательно. ведь в случае чего у вас будут доказательства.

    • екатерина

      Лада, доброе время суток. Если дело касается обязательного ежегодного отпуска, то уведомление работника за две недели- это обязательное условие. Пренебрегать им не стоит, чтобы избежать по инициативе работника переноса отпуска при несоблюдении условий уведомления.

  6. Error

    Каждый сотрудник под роспись знакомится с графиком отпусков на следующий календарный год.