Теоретические и практические аспекты оформления приказа на отзыв из отпуска в связи с производственной необходимостью

В жизни каждой организации возникают ситуации, при которых просто необходимо наличие конкретного сотрудника на своем рабочем месте.

Но что делать, если он отсутствует в связи с наступившим отпуском?

Правомерны ли действия начальства, которое пытается вызывать сотрудника из отпуска в данной ситуации?

С этим вопросом предстоит разобраться данной статье.

Скрыть содержание

• Этапы оформления
• Приказ об отзыве сотрудника: содержание
• Оформление докладной (служебной) записки
• Согласие сотрудника
• Оплата неиспользованных дней отпуска
• Табель учета рабочего времени и график отпусков

Этапы оформления

Отозвать работника из отпуска — это значит оформить комплекс документов, регламентирующих данную процедуру.

1. Как правило, все начинается с возникновения необходимости в отдыхающем сотруднике. Мотив, в связи с которым присутствие сотрудника в конкретной производственной ситуации необходимо, оформляется с помощью докладной записки на имя руководителя организации или с помощью служебной записки самого руководителя.
2. После надлежащего оформления должностной (служебной) записки представителю руководителя организации следует в надлежащей форме получить его согласие на выход из отпуска.
3. При получении согласия, надлежит оформить приказ об отзыве сотрудника из отпуска.

Приказ об отзыве сотрудника: содержание

Как уже было сказано выше, унифицированной формы приказа на отзыв из отпуска в связи с производственной необходимостью просто не имеется. Из-за этого он оформляется в свободной форме с фиксацией общеобязательных реквизитов:

1. Наименование организации (полная расшифровка организационно-правовой формы с фирменным наименованием).
2. Вид документа.
3. Регистрационный номер (можно использовать литеру «О» с номером, чтобы легче было формировать дела).
4. Дата документа.
5. Текст приказа (о нем поподробнее ниже).
6. Подпись (руководителя организации и, после ознакомления с приказом, сотрудника).

Примерный образец приказа об отзыве работника из ежегодного отпуска по производственной необходимости:

• По причине возникновения производственной необходимости в ходе проведения отделочных работ в ОАО «Артель» (служебная записка директора от 12.06.2014 №37).
• ПРИКАЗЫВАЮ:
  1. Произвести отзыв из отпуска заведующего складом Иванова И.С. по его согласию 14.06.2014.
  2. Неиспользованные дни отпуска, продолжительность которых составляет 7 календарных дней, Иванову И.С. предоставить в удобное время по согласованию с ним в течение этого рабочего года или следующего за ним.
  3. Бухгалтеру Степановой Т.П. совершить перерасчет сумм, уже выплаченных сотруднику при предоставлении ежегодного основного оплачиваемого отпуска.

А на картинке ниже можно найти образец приказа на отзыв сотрудника из отпуска с пересчётом отпускных:

Оформление докладной (служебной) записки

Составление этого документа – дело рекомендательное и не всегда исполняемое. Для того, чтобы уведомить работодателя о необходимости отзыва такого-то сотрудника, существует докладная записка.

Работодателю нет нужды составлять служебную записку с обоснованием мотивов отзыва: ведь он, как правило, уже знаком с производственной ситуацией и знает, для чего сотрудник необходим в данный конкретный момент.

Поэтому далее будет представлено содержание докладной записки:

• В настоящее время в зданиях ОАО «Артель» проводятся отделочные работы. В связи с тем, что очередь дошла до складских помещений, прошу отозвать заведующего складом Иванова И.С. из ежегодного основного оплачиваемого отпуска.

Помимо, собственно, текста, представленного выше, в число реквизитов докладной записки входят:

1. Адресант (в нашем случае это бухгалтерия).
2. Наименование вида документа.
3. Дата, регистрационный номер.
4. Заголовок.
5. Подпись.

Для того, чтобы вы могли лучше себе представить как выглядит служебная записка ниже представлен образец заявления на отзыв работника из отпуска по производственной необходимости с последующим согласием сотрудника:

Согласие сотрудника

Не совсем понятно, как можно оформить согласие документально, если сотрудник не находится на своем рабочем месте. И ладно бы только это: сотрудника может не оказаться не только в городе, но и в стране.

Возникает вопрос: как получить его согласие?

В данном случае вряд ли удастся разжиться письменным согласием, придется довольствоваться лишь устным.

Самый распространенный вариант – связаться с отпускным работником по телефону.

Получив его согласие, необходимо также проинформировать работника о возможностях переноса неиспользованных дней, присовокупление их к последующему отпуску, заменой денежной компенсацией и т.д.

О том, как оформить перемещение отпуска и какие документы для этого необходимы, читайте далее.

Кроме того, важно отметить, что некоторые категории граждан не подлежат отзыву из отпуска ни под каким предлогом (даже если будет получено их согласие).

К ним относятся:

• несовершеннолетние работники;
• работники, чья деятельность протекает в опасных (вредных) условиях;
• беременные женщины.

Когда сотрудник вышел из отпуска и явился на свое рабочее место, следует провести его ознакомление с приказом об отзыве под роспись. Лучше, если на приказе он все же отразит свое согласие (пусть и постфактум, но иное документирование этого этапа в делопроизводственной практике просто невозможно).

Заявления как вида документа при оформлении отзыва из отпуска не требуется. Достаточно просто проставить работнику визу на приказе, чтобы документирование было грамотным.

Ниже представлен образец письменного согласия сотрудника на преждевременный отзыв из отпуска:

Оплата неиспользованных дней отпуска

Вроде бы все благополучно: работник отозван из отпуска, он приступает к выполнению своих трудовых функций. Но не все так просто: с полностью оплаченным отпуском нужно что-то делать.

И решение здесь одно: зачесть в счет заработной платы те календарные дни, которые сотрудником не были использованы. А при последующем их исчислении рассчитать отпускные заново. Это единственно возможный вариант, не противоречащий нормам законодательства.

Табель учета рабочего времени и график отпусков

В форме № Т-12(13), после отзыва из отпуска, необходимо отмечать фактически отработанное время. Поэтому вместо буквенного кода «ОТ» (отпуск) с момента выхода на работу будет фиксироваться «Я» (явка) вместе с отработанными часами.

На картинке можно увидеть пример оформления табеля отпусков:

В графике отпусков ситуация аналогичная: только фактические даты отпуска отражаются в нем. А уже всевозможные несовпадения по срокам должны быть разъяснены в графе «Примечания» (со ссылкой на приказ).

Основные правила по оформлению и внесению изменений в график отпусков, представлены в следующей статье.

Причины, по которым понадобился отзыв работника из отпуска, могут быть различными. Но в случае грамотного оформления документации, проблем с этой процедурой не возникнет. И, если обращаться к этой статье, то и досадных ошибок тоже.