Как правильно внести запись в трудовую книжку о приеме на работу?

Трудовая книжка относится к основным документам, которые могут подтвердить наличие трудовой деятельности.

Нужно верно формулировать и заполнять графы о приеме, так как эта информация повлияет в дальнейшем на расчет пенсии.

...

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 703-35-96. Это быстро и бесплатно!
      

Оглавление:

Правила оформления

Как правильно сделать (оформить) запись в трудовой книжке о приеме на работу?

Чтобы формулировка о приеме нового человека на должность соответствовала всем стандартам нужно соблюдать следующие правила:

  1. Шариковая ручка должна иметь синий оттенок, нельзя использовать цветные чернила.
  2. Пишем запись аккуратно, все буквы, цифры должны читаться и быть разборчивыми.
  3. В оформлении нужно избегать сокращений, например, нельзя писать дол-ть вместо должность. Это относится и к инициалам – только полное имя с фамилией и отчеством.

Когда вносится запись в трудовую книжку о приеме на работу?

После оформления первого документа — трудового договора, нужно внести формулировку о приеме.

Внимание! Сделать это стоит в течение пятидневного срока.

Кем вносится запись в трудовую книжку о приеме на работу?

Формулировка приема на работуФормулировка о приеме на новое рабочее место вносится человеком, который отвечает за ведение книжек.

Это обязанность обычно возлагается на кадровика, бухгалтера или офис-менеджера с должностными функциями по кадровому администрированию.

Порядок внесения сведений

Формулировки о приеме фиксируются в определенной последовательности.

Внимание! Эту структуру менять нельзя.

Наименование организации

Открываем трудовой документ нового человека и в строке раздела «Сведения» вписываем наименование компании. Формулировка вносится без уменьшения, в соответствии с учредительными документами компании. Сокращать название можно только при его действительном наличии.

Внимание! В первой формулировке о компании не вносят порядковый номер и дату. Это считается ошибкой.

Если в компании существует большой поток персонала, например, на рабочие вакансии, то многие компании заказывают специальный штампик с наименованием сведений. Это облегчает работу кадрового работника при массовом подборе и позволяет избежать ошибок.

Порядковый номер вносимой записи

Под названием компании в первой графе указывается порядковый номер. Если последнее число было, к примеру, «5», то следующий номер будет «6». Стоит обратить внимание на то, что все записи делаются только вручную.

Дата приема на работу

Во втором столбце фиксируется запись о дате. Дата заполнения трудовой книжки не влияет на дату приема на работу. К примеру, новый человек принят 20 января 2016 года. В строке фиксируется – 20.01.2016.

Запись о принятии в структурное подразделение

Внесение данных в трудовую книжкуСледующая запись после даты – принятие в структурное подразделение с указанием должности.

Должность устанавливается исходя из штатного расписания.

Этот документ необходимо иметь в каждой компании.

Наименование должностей должно быть определено исходя из квалификационного справочника. Их утверждает Правительство РФ. Если не принимать это правило, то у человека могут быть сложности при выходе на пенсию.

Важно не перепутать слово «принят». Только такая формулировка нужна в книжке. Неверно будет – «начислен», «назначен».

Для женщин употребляется формулировка – «принята», для мужчин, соответственно,- «принят».

Внимание! Запрещено фиксировать в книжке характер трудового договора, например, выход на полставки. В книжке нужна только информация, куда и на какую должность вышел новый человек.

Приказ о приеме на работу

В четвертой графе фиксируется номер, дата приказа о приеме. Сначала выставляется число даты, а затем номер.

О правилах оформления приказа о приеме на работу читайте в следующей статье.

Подпись и печать

Ставится ли печать в трудовой книжке при приеме на работу?

Запись о приеме не требуется подписывать и ставить под ней печать. Если книжка новая, то следует соблюдать правила оформления титульного листа (с печатью и подписью).

В книжке с уже имеющимися записями о трудовой деятельности никаких подписей и печатей после информации о приеме делать не нужно.

Оформление трудовой книжки при приеме на работу впервые, образец записи:
Оформление титульного листа трудовой
На фото представлен образец правильного заполнения трудовой книжки при приеме на работу:
Порядок заполнения трудовой книжки

Запись «до поступления на работу трудового стажа не имел», не предусмотрена действующими нормативными актами.

Способы исправления неправильной записи

Способы исправления неверной записиКак исправить неправильную запись в трудовой книжке о приёме на работу?

При исправлении неверных формулировок нужно брать во внимание правовые акты:

  1. Инструкция по заполнению книжек, утвержденная Минтрудом России десятого октября 2003 году под номером 69.
  2. Трудовой кодекс. Рассматриваются статьи об верных формулировках в книжках.

Признание записи недействительной

Если формулировка внесена неверно, то в следующей строке под новым порядковым номером вносится верная формулировка.

Под новой правильной формулировкой указывается документ, на основании чего ее вписали.

О том, что предыдущая формулировка недействительна, а также новая запись вписываются под одним и тем же порядковым номером.

Зачеркивание

Зачеркивание в трудовой книжке недопустимо. Согласно правилам заполнения этого делать нельзя.

Внимание! Исправить неправильную формулировку можно только признав ее недействительной.

Внесение дополнений

Дополнения о приеме нужно делать с признанием записи недействительной. Например, сотрудник кадров указал, что новый человек принят в отдел продаж на должность менеджера по развитию. Но ему нужно было указать должность аналитика. Он признает запись недействительной и фиксирует верную формулировку.

Порядок внесения исправлений в трудовую книжку

Правила внесения исправленийВерный алгоритм исправлений:

  1. В строке с номером вносится порядковый номер.
  2. Далее указывается дата исправления.
  3. Графа третья – это непосредственная запись об исправлении. Верно: «Запись по №_недействительна».
  4. В графе «Сведения» фиксируется верная формулировка.
  5. В графе «Наименование» вносится номер, дата приказа.

В трудовой книжке неправильно указана дата приема на работу, образец исправления ошибочной записи:
Правила исправления записей в трудовой
Заполнять сведения о приеме следует исходя из набора определенных правил. Нарушать их при заполнении книжек не рекомендуется.

Полезное видео

О том как правильно оформить запись о приеме в трудовой книжке, вам поможет представленное видео:

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
 
+7 (499) 703-35-96 (Москва)
+7 (812) 309-82-63 (Санкт-Петербург)

Это быстро и бесплатно!
      

Видите неточности, неполную или неверную информацию? Знаете, как сделать статью лучше?

Хотите предложить для публикации фотографии по теме?

Пожалуйста, помогите нам сделать сайт лучше! Оставьте сообщение и свои контакты в комментариях - мы свяжемся с Вами и вместе сделаем публикацию лучше!

Комментариев: 35
  1. Марина

    Уважаемые кадровики! Подскажите как быть. Недавно устроилась специалистом по кадрам. Прошла обучение. Основная квалификация: бухгалтер. Произошла тенденция в гос.учреждении, что пришлось уволиться начальнику отдела кадров, опытному хорошему специалисту. Похоже, что обязанности возложат на меня. Пришел приказ на внесение изменений в Положение об оплате труда, в т.ч. индексации окладов сотрудников. Еще ждет сокращение штата.
    Вопрос: обязан ли специалист по кадрам вносить подобные изменения. Не должен ли этим заниматься юридический отдел. У нас нет юристов и бухгалтеров. Они работают по договору.
    Есть ли сроки во внесении изменений в Положение об оплате труда и индексации. Ко мне уже приходили сегодня сотрудники и возмущались, что мол почему они не получат уже повышенную зарплату за январь. Я не знаю что им ответить.
    Спасибо!

    • Вероника

      Здравствуйте, Марина. Не совсем понятна ваша ситуация. Являясь специалистом отдела кадров, на каком основание вы выполняете функции бухгалтера? Если вы бухгалтер, то вносить изменения в заработную плату ваша прямая обязанность. Если сотрудник отдела кадров, то и обязанности у вас должны быть другие.

    • Елена

      Марина, добрый день!
      Я бы на вашем месте этот вопрос задала непосредственному начальству. Вообще, у вас в вашем трудовом договоре, должны четко и ясно быть прописаны ваши трудовые обязанности!Если у вас этого не прописано, то этим должен заниматься юрист и не важно — работает он по договору или нет.

  2. Марина

    Здравствуйте! Правильнао ли внесена запись в труд.книжке: «Принята на работу на должность социальный работник» ?
    Смущают слова : «принята на работу»
    Спасибо!

    • Валентина

      Добрый день, Марина! Формулировка «принята на работу на должность социальный работник» сделана правильно. Запись о приеме на работу вносится в разделе трудовой книжки «Сведения о работе». Там должны быть заполнены все графы. Дата заполнения. В следующей графе « О приеме на работу» сначала пишется название организации, а далее запись о приеме на работу и название должности. В третьей графе – ссылка на приказ о принятии на работу. Обратите внимание, чтобы все записи были сделаны шариковой ручкой синего цвета, а не цветными чернилами.

    • Фемида

      Добрый день, Марина. Ничего не нужно выдумывать, Ваша запись внесена, верно. Существует ряд правил для заполнения трудовой книжки. Если бы запись была -«назначена», тогда было бы не верно. Подробнее о правилах внесения записи в трудовую книжку можно прочитать на этом же сайте.

      • Марина

        Спасибо большое! Буду учиться!

  3. Наталья

    Здравствуйте.В моей трудовой сделали запись о принятии на должность но забыли наименование организации.Можно название организации сделать после записи о принятии на работу.Не будет ли это ошибкой?

    • Анна

      Наталья, добрый день!
      Согласна с Александром, что это будет не правильно. Сделайте лучше так, как он вам написал. Удачи вам!

    • Александр

      Здравствуйте Наталья! То что вы предлагаете, это конечно неправильно. Исправления в этом случае делаются так. В трудовой книжке, графа 3, указывается полное название организации, которую позабыли указать. Потом признается недействительной запись, где был пропуск. А в графе 2 указываются даты изменений, и графе 4 повторяются даты и номера приказов. Никаких дописок, и тем более перечеркиваний делать в этом случае нельзя.

  4. Анастасия Леонтьева

    Добрый день. Считается ли ошибкой, если работодатель поставил одну печать на записи о приеме на работу, вторую — на записи об увольнении? Надо ли исправлять?

    • Марина

      Анастасия, добрый вечер.
      Если это печать одна и та жа и не менялась, то не надо ничего исправлять.Если это разные печати, то конечно необходимо внести исправления.

    • Ольга

      Здравствуйте, Анастасия. Нет, такая запись не считается ошибочной и не нуждается в исправление.

  5. Ирина Гусева

    Вношу запись в трудовую книжку о приеме на работу. Нужно ли указать после наименования предприятия город, в котором оно находится? Это район Крайнего Севера- г. Мурманск. Раньше это было обязательное условие, подтверждающее стаж работы в районах Крайнего Севера.

    • Инна

      Добрый день. В данной статье приведены примеры заполнения трудовой книжки при приеме на работу. Город, в котором находится предприятие, указывать не нужно.

    • Анна

      Ирина, доброго вечера вам.
      Нет,город указывать в трудовой книжке не обязательно. Достаточно правильного названия предприятия.

  6. Инна Шмидт

    Здравствуйте. У меня такой вопрос: я принята на работу бухгалтером и на меня сразу возложили обязанности сотрудника отдела кадров, могу ли я сама себе сделать запись в трудовой о приеме на работу? Спасибо.

    • Екатерина

      Добрый день, если вы исполняете данные обязанности то можете вносить эти записи, или ее может внести ваш начальник.

    • Ольга

      Здравствуйте, Инна. Если по факту вы исполняете обязанности работника отдела кадров, то и вносить записи в трудовую вы имеете право.

  7. Кира Романова

    Здравствуйте! При приеме на работу к Индивидуальному предпринимателя в трудовой работника было внесено неправильное отчество работодателя. Вместо Ип Тюрчина Елена Михайловна было написано ИП Тюрчина Елена Сергеевна, как правильно исправить эту ошибку если уже есть запись об увольнении работника по собственному желанию?

    • Катерина

      Кира, доброго дня вам.
      Вам необходимо признать данную запись недействительной. И вписать правильную заново в трудовую.

    • Ольга

      Здравствуйте, Кира. Неправильную запись и все последующие необходимо признавать недействительными. Вносить правильную запись о приёме на работу, затем об увольнение по собственному желанию.

  8. Татьяна

    Читаю комментарии, вот люди спрашивают, если не знают, как правильно сделать запись. А бывают случаи, когда могут сделать запись в трудовую могут от головы, не соблюдая правила, как попало в общем. А потом у людей начинаются проблемы потому, что такие записи недействительны. Организации закрываются и человек не может доказать, что он работал в это время в этом месте.

  9. Антонина Иванова

    Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, как правильно внести запись в трудовую книжку, если работник был принять на ставку, после обоюдного согласия он стал работать на полставки. Как эти изменения внести в трудовую книжку?

    • Ольга

      Антонина, здравствуйте. Вам нужно сделать приказ на перевод. И на основании приказа, сделать запись в трудовой книжке.

    • Татьяна

      Здравствуйте, Антонина. Все записи в трудовую книжку вносятся на основание приказов. Вам необходимо издать приказ о приёме на работу на пол ставки.

  10. Богдан Петров

    Если в трудовой книжке нет места для следующей записи, что делать?

    • Роза Ясовеева

      Ольга права, она правильно ответила на Ваш вопрос.
      Ведение трудовых книжек регламентируется Постановлением Правительства РФ N 225 «О трудовых книжках». Порядок оформления вкладышей разъяснён в статьях 38 и 39 указанного постановления.

    • Ольга

      Богдан, здравствуйте. Если нет места для записи, нужно вшивать вкладыш в трудовую книжку. Все записи во вкладыше ведутся так же, как в трудовой книжке.

  11. Ярослав Никифоров

    Как сделать запись в трудовой о приеме на должность директора ооо по трудовому договору?

    • Николай Егоров

      Порядок внесения записей о принятии работы директора ООО ничем не отличается от порядка внесения записей в трудовую книжку любого другого работника. Подробные разъяснения с примерами заполнения трудовых книжек приведены в статье выше.

    • Ольга

      Ярослав, здравствуйте. Нужно написать название организации, отступить одну строчку, поставить номер записи, дату записи, в графе сведения о работе написать «принят на должность директора», в последней графе число и номер приказа. Все данные заносятся на основании приказа выпущенным отделом кадров.

  12. Маргарита Давыдова

    Я частный предприниматель, беру на работу грузчика, не знаю, как правильно внести запись в трудовую книжку о приеме на работу?

    • Елена Егорова

      Порядок оформления работников ЧП такой же как и для других организаций. Издается приказ о приеме на работу в качестве грузчика.
      На основании приказа вносится запись в трудовую книжку. Порядок внесения записи описан в статье выше.

    • Татьяна

      Здравствуйте, Маргарита. В данной статье подробно рассказывается, как внести запись о приёме на работу в трудовую книжку.

Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

Подписка (E-mail)
Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499) 703-35-96Москва +7 (812) 309-82-63Санкт-Петербург Остальные регионы:
Онлайн-консультант