Как составить дополнительное соглашение к трудовому договору о смене фамилии?

Смена фамилии – не такое уж и редкое явление.

Как правильно привести в соответствие все служебные документы, касающиеся этого работника, какие бумаги подлежат исправлениям

Скрыть содержание

• Общая информация
• Случаи смены фамилии
• Порядок внесения изменений
Документы     Приказ     Дополнительное соглашение    

Общая информация

Смена фамилии влечет замену паспорта, что фактически обозначает изменение персональных данных сотрудника (ст. 3 ФЗ от 27 июля 2006 года № 152 «О персональных…). Практически вся документация по кадровым вопросам и по бухгалтерии привязана к фамилии человека, без приведения всех этих бумаг в соответствие с новыми данными может возникнуть неразбериха.

Чтобы не нарушить закон, правильнее всего произвести действия так: внести изменения в контракт выполнив составление дополнительного соглашения к трудовому договору об изменении фамилии, что не противоречит закону и дает возможность на законных основаниях продолжать сотрудничество с гражданином, персональные данные которого претерпели изменения.

Случаи смены фамилии

Для смены фамилии есть немало поводов.

К таким случаям можно отнести:

• заключение брака, в результате чего чаще всего жена, а иногда и муж берут фамилию супруга;
• неблагозвучную фамилию меняют на другую;
• перемена пола и др.

Эти и иные случаи влекут корректировку бумаг.

Порядок внесения изменений

Как внести изменения в трудовой договор при смене фамилии?

Для всех этих действий должны быть основания, которыми являются наличие оригиналов документов и обращение самого сотрудника, персональные данные которого изменились.

Документы

Сменивший паспорт сотрудник должен предоставить:

1. Заявление с просьбой изменить персональные данные во всех бумагах.
2. Паспорт с измененными данными.
3. Бумагу, подтверждающую факт изменения фамилии и являющуюся основанием (свидетельство о браке и др.).
4. Форму АДВ-2.

Обращение к администрации обычно пишут от руки, в свободном изложении. Адресуется бумага руководителю предприятия, с указанием должности и наименования фирмы, ниже – от кого поступает просьба, с конкретизациейсвоей должности и новых ФИО, соответствующими тем, которые есть в только полученномудостоверении личности.

Далее по центру – Заявление, ниже идет с абзаца текстовая часть: Прошу откорректировать с такой-то даты в кадровые и иные документы, в которых содержатся мои персональные данные, изменившиеся вследствие вступления в брак и принятия фамилии супруга (новая фамилия такая-то, прежняя такая-то).

Далее следует написать: «Приложения» и перечислить в столбик все прилагаемые бумаги – копии паспорта (со всеми страницами) и свидетельства о браке. Справа ниже – дата, подпись с расшифровкой.

Оригиналы документов также нужно взять с собой и предоставить их испектору по кадрам или иному должностному лицу, выполняющему функции кадровика.

На копиях этот сотрудник поставит печати и удостоверит подлинность бумаг своей подписью.

Заявление зарегистрируют и поставят на нем входящий номер, если в предприятии принята такая система учета кадрових бумаг.

В любом случае, с входящим номером или без него, это заявление вместе с приложениями послужит основанием для корректировки документации, затем будет находиться в папке с личным делом работника, данные которого изменились.

Эта бумага имеет специальную форму, в которую следует вписать свои данные:

1. Страховой номер.
2. ФИО прежние и новые.
3. Пол, дату и место рождения, гражданство.
4. Адрес регистрации и фактический.
5. Контактные телефоны.
6. Реквизиты паспорта, кем и когда выдан.
7. Дату составления, подпись.

Составление этих бумаг требует совсем немного времени, нужна только внимательность.

Приказ

Приказ по предприятию готовит должностное лицо, ведающее кадровыми вопросами.

На крупных фирмах это инспектор ОК, часто его обязанности достаются бухгалтеру или секретарю.

Приказ составляется в свободном изложении, его суть и форма примерно таковы:

• наименование организации;
• заглавными буквами «ПРИКАЗ»;
• номер слева, дата – справа;
• в связи с поступлением заявления от (ФИО сотрудника), в котором он (а) сообщает администрации (название фирмы) об изменении своих персональных данных, приказываю:
  в срок до такого-то числа (срок в 4-5 дней):

1. Подготовить доп. соглашение к трудовому договору (об изменении фамилии) с таким-то.
2. Внести изменения в трудовую книжку и в личную карточку такого-то.
3. Откорректировать табель, лицевой счет, график предоставления отпусков.
4. Оформить документы на замену банковской карточки, полиса мед. страхования.
5. В дальнейшем всю документацию вести с учетом изменившихся личных данных такого-то.
6. Ответственным за исполнение настоящего приказа назначить такого-то.

Далее должность и подпись руководителя. Визировать должен обязательно главный бухгалтер.

Дополнительное соглашение

Этот документ касается только той части трудового договора, которая содержит ФИО сотрудника. Выглядит дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении фамилии примерно так:

Название располагают посередине: «Дополнительное соглашение к трудовому договору № такой-то, дата». Ниже с абзаца справа – населенный пункт, слева дата.

Далее следуют обычные представления сторон, которые заключили настоящее доп. соглашение в том, что:

1. В связи с изменением персональных данных Работника, по тексту договора фамилию такую-то заменить на такую-то.
2. В связи с вышеизложенным преамбулу договора изложить в следующей редакции.

Здесь следует повторить пункт из договора, изменив в нем ФИО и данные паспорта работника на новые, внизу подписи обоих сторон.

Доп. соглашение к трудовому договору при смене фамилии составляется всегда в 2-х экземплярах, по одному для каждой из сторон.

Номер присваивают ему 1,2, или иной, в зависимости от того, какое это по счету дополнение к договору. Ключевую роль играет в нем дата.

Получив от сотрудника заявление, следует в ближайшие дни откорректировать все бумаги по предприятию, поменяв изменившиеся персональные данные. Тогда исключается любая путаница, все будет правильно, что подтвердит любая проверка.

Даже если сменится сотрудник, ведущий кадровые дела, то он найдет документацию в полном порядке, исключающем вопросы.

Скачать образец дополнительного соглашения к трудовому договору о смене фамилии.