+7 (499) 110-35-79Москва +7 (812) 490-75-26СПб

Какие документы и справки от работодателя выдаются сотруднику при увольнении? Полный перечень

Документооборот на малом или крупном предприятии всегда связан с движением документов, которые отражают текучесть кадров, общую структуру подразделений, а также показывает, как ведется политика предприятия. Как правильно отражать все манипуляции в компании, чтобы правильно вести учет документации относительно кадровой политики?

Поскольку для каждого вида приема/сокращения сотрудника имеется своя форма бланка, стоит учитывать и особенности его заполнения.

...

Содержание:

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 110-35-79. Это быстро и бесплатно!
      

Что должен предоставить сотрудник?

Документирование увольнения отражается лишь со стороны руководства, поэтому большую часть бумаг стоит подготовить директору или бухгалтеру фирмы. Но есть случаи, когда и сотрудник обязан представлять справки об иной причине ухода с работы. Это могут быть срочные и неотложные моменты, которые регламентируются ТК РФ:

  1. Увольнение в связи с переездом (свободная форма заявления).
  2. Из-за вынужденного ухода за больным (форма Т-8).
  3. При наличии детей до 14 лет с инвалидной группой не менее 2 (справка из мед. учреждения).
  4. Вынужденное лечение за границей (счет или направление на операцию).
  5. Переезд из-за смены работы (супруги/супруга или своей) – в свободной форме с приложением приглашения и приказа о зачислении на должность).

В таких случаях работник может предоставить копии или оригиналы документов, которые свидетельствуют о правомерном уходе с работы в день увольнения.

Кроме заявления на увольнение, зарегистрированного в канцелярии, от сотрудника могут требовать обходной лист, если ему выдавались:

  • Ценные бумаги.
  • Отчеты.
  • Печать.
  • Форма.
  • Служебный транспорт и т.д.

При оформлении обходного листа, все подразделения МТО должны прописать прочерк, который говорит о том, что сотрудник ничего не должен предприятию.

Все имущественные предметы он оформляет по описи (телефоны, ключи, папки, ручки и т.д.) и сдает в день увольнения при расчете директору под расписку или очерк в журнале – выдан/принят.

Это нужно подготовить на предприятии при расторжении трудового договора

Рано или поздно, любой работодатель столкнется с моментом, когда сотрудника нужно оформить по соответствующему бланку – сокращению. Общими документами, которые подлежат оформлению и выдаются на руки сотруднику, для заполнения при увольнении по инициативе одной из сторон, являются:

  1. Расчетный лист – отражены будут начисления на момент увольнения, сумма удержаний, согласно ст. 136 ТК РФ.
  2. Трудовая книжка – на основании ст. 80 ТК РФ этот документ заполняется согласно пунктам, указывающим на вид увольнения. Также в личном деле сотрудника и в книге учета трудовых книжек делается запись с вкладышем о том, что сотрудник получил трудовую книжку и расписался.
  3. Медицинская книжка – если для выполнения своих служебных обязанностей сотрудник должен был завести медкнижку, работодатель обязан ее выдать.
  4. Справка о сумме заработной платы – здесь отражаются выплаты, которые были удержаны в страховые и иные фонды, сумма выплат за последний отчетный период, удержания в период неспособности трудиться (при декретном отпуске, больничном отпуске), выплаты по родам и уходу за ребенком сроком на 1,5 или 3 года.
  5. СЗВ-М – это выписка из СЗВ-М, свидетельствующая о выплатах сотруднику. Она понадобится ему при выходе на пенсию согласно ст. 11, ст. 15 ФЗ-№27.
  6. СЗВ-Стаж – этот документ будет впервые выдаваться в 2018 году, но уже на 3-4 кварталы текущего 2017 года работодатель обязан сделать выписку из отчета о данных по уволенному сотруднику.
  7. Расчет по страховым взносам – документ заполняется по форме РСВ-1 ПФР со сведениями о страховых взносах. Данные выдаются из 6 раздела настоящего регламента и заносятся в раздел №3 расчета по страховкам.

Если сотрудник увольняется в связи с переводом на другую должность в этой компании, т.е., не выполняется сокращение по территориальной форме компании, руководитель должен внести во вкладыш в трудовой книжке запись о том, что данный работник переводится на иную должность, пояснить причины (сокращение нынешнего штата, переезда компании), а также сделать запись в регистре и реестре движения книжек – переведен или временно исполняет обязанности.

В противном случае, сотруднику придется восстанавливаться либо заново устраиваться на прежнее место работы.

По инициативе руководителя

Работодатель, когда собирается уволить сотрудника, обязан первым делом издать уведомление в свободной форме согласно ст. 180 ТК РФ не менее чем за два месяца о том, что по истечении этого периода будет произведено сокращение работника по статье или в связи с сокращением и ликвидацией предприятия.

Если работник принят на должность на срок менее чем на 2 месяца на основании ст. 296 ТК РФ, директор обязан уведомить его о сокращении не менее чем за 3 рабочих дня.


Помимо этого необходимы следующие документы:

  1. Приказ об увольнении по форме N T-8 унифицированного образца, где прописывается графа «ознакомлен, под роспись». Если работник отказывается подписывать уведомление и приказ, проставляется графа «под роспись невозможно».
  2. Подготовка справки и ведомости на основании ст. 81 ТК РФ о сокращении штата, ликвидации предприятия, прогула сотрудника и иных причины, предусмотренных в законе, с занесением их в трудовую книжку.
  3. Оформление прекращения трудового договора на неограниченный срок прописан в ст. 84.1 ТК РФ, где указываются форма соглашения расторжения договора согласно п. 1 ст. 77 ТК. Также готовится справка об увольнении по форме N T-8a.
  4. Если работник уволен по ст. 193 ТК, то к приказу прилагаются документы, подтверждающие его опоздание, невыполнение обязательств, нарушения и т.д.
  5. Составление актов и письменных объяснительных от сотрудника, если подтвержден факт прогула (отсутствие на работе более 4-х часов).
  6. Табель учета рабочего времени по форме N T-12/13 – готовится в том случае, если работник неоднократно опаздывал, нарушал дисциплину компании.
  7. Составление акта за прогул или отсутствие на рабочем месте, если сотрудник не написал объяснительную.

Вкратце, увольнение работодателем не по обоюдному согласию, когда вступает в силу прекращение трудового договора, а на других основаниях – готовятся акты и подтверждения причин увольнения, издается ведомость, знакомство сотрудника с ведомостью, приказ и расчет.

Увольнение работника по нескольким статьям одновременно невозможно согласно Постановлению Правительства РФ №225, где указано, что запись в трудовой книжке должна ссылаться на один пункт статьи кодекса.

По собственному желанию

Если работник желает по своему желанию уйти с должности, директор также готовит перечень выдаваемых документов:

  • трудовая книжка;
  • расчетный лист;
  • изменение в штатном расписании;
  • приказы о сокращении штата;
  • изменение графика;
  • медицинская книжка;
  • справка о выплатах;
  • журнал движения трудовых книжек;
  • справка о зарплате.
Весь пакет должны дать в последний день с расчетом, если не указаны иные причины и формы увольнения.

Также по инициативе работника, могут потребоваться дополнительные документы, которые может запросить увольняющийся работник:

  1. Справка 2-НДФЛ согласно п. 3 ст. 230 НК РФ.
  2. Копии приказов о приеме на работу.
  3. Копии приказов о переводе на другую должность.
  4. Копия приказа об увольнении.
  5. Справка о зарплате для обращения в центр занятости населения.

Данные документы также готовятся и выдаются в последний рабочий день вместе в расчетом и выдачей основных бумаг в установленном порядке.

Что должны отдать увольняющемуся с работы?

Когда журнал учета книжек подготовлен к подписи, уведомления и приказы изданы и подписаны, в последний рабочий день работодатель производит расчет с сотрудником и выдает ему следующий пакет документов на основании ст. 84.1 ТК РФ, п. 3 ст. 230 НК РФ, п. 3 ч. 2 ст. 4.1 ФЗ-№255, п. 4 ст. 11 ФЗ-№27:

  1. Трудовую книжку с записью об увольнении.
  2. Свидетельство о получении трудовой книжки по личной карточке сотрудника по форме N T-2 и о росписи в регистре движения книжек.
  3. Вкладыши к трудовым книжкам, если таковые имеются.
  4. Справку о сумме заработной плате за предыдущие два года с плановым расчетом пособий за роды и беременность, а также выплат по уходу за ребенком.
  5. Свидетельство о вознаграждениях по форме РСВ-1.

Данные документы выдаются в последний рабочий день сотрудника, и ему нужно их забрать с работы. Также на основании приказа Минтруда № 766н, копия формы РСВ-1 остается у работодателя. Дополнительно директор по заявлению работника выдает ему документы на 3-5 рабочий день после увольнения по требованию бывшего работника, если нужно их взять:

  • Справку 2-НДФЛ.
  • Копии приказов.
  • Справки для ЦЗН.
Даже если работник не явился в последний рабочий день и не подписал обходной лист, директор обязан выдать весь пакет документов, которые надо взять с работы.

Трудовая книжка также может быть отправлена по почте заказным письмом в день увольнения. В таком случае в течение 3-х дней документы должны быть доставлены ему, и рекомендуется отправлять все ценные бумаги в срочном порядке.

Как поступить, если в выдаче отказано?

Когда работодатель отказывается выдавать трудовую книжку, он несет ответственность за невозможность трудоспособности сотрудника, то есть, работник не в состоянии перейти в другую должность, продолжить поиск работы и приступить к своим обязанностям.

Руководителя могут призвать к ответственности на основании ст. 5.27 КоАП РФ. Если такая ситуация произошла по вине отдела кадров, начальник подразделения будет обязан выплатить штраф в размере от 1000 до 5000 рублей. Организация в целом может понести ущерб в размере от 30-50 тысяч рублей.

Если трудовая книжка будет выдана на 1 день позже, это не освобождает руководство от ответственности, так как в момент получения книжки сотрудник уже мог бы потерять новую должность.

Также инспекция труда вправе потребовать письменное объяснение от руководства, почему так произошло. Если дело дойдет до Роструда, игнорирование их требований может привести к большому штрафу на основании ч. 23 ст. 19.5 КоАП РФ. Индивидуальные предпринимателя могут получить срок заключения на 1-3 года с дисквалификацией лицензий и прав на осуществление деятельности. Все экономические преступления наказываются строго по УК РФ.

Если руководитель не выдает справку 2-НДФЛ в течение 3-х рабочих дней, которая затребована лично сотрудником, то директору согласно ст. 62, ст. 84.1 ТК РФ выпишут штраф.

Трудовая инспекция может руководствоваться ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, и вынести одно из следующих наказаний:

  • Для ООО и АО любого типа – штраф до 50 000 рублей.
  • Для должностных лиц внутри организации – до 5000 рублей.
  • Для ИП – штраф от 1000 рублей.

Тем не менее, иногда справки 2-НДФЛ не выдаются, если работник требует ее в день увольнения, а с момента трудоустройства не прошло 5 лет. Согласно пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, руководитель обязан хранить архив справок в течение 5-ти лет, и только по истечении этого срока он может выдать уволенному сотруднику данный документ.

Касаемо справки, которая нужна для службы занятости, если директор не дает документ сразу после увольнения или в течение 3-х дней, бывший сотрудник не может встать на учет в центр занятости населения. А согласно ст. 62 ТК РФ такие документы выдаются по требованию в течение 3 дней. Нарушив срок, можно получит штраф или запрет на осуществление деятельности на 90 суток на основании ст. 5.27 КоАП РФ.

Ответственность

Руководитель не имеет никаких законных оснований или особенных случаев, когда он вправе не выдать необходимые документы. ТК РФ предусматривает по ч. 4 ст. 84.1; абз. 3 п. 35, что все бумаги и документы сотрудника под отчет и роспись выдаются ему на руки в день расчета (на 14-й рабочий день).

Вина работодателя может быть доказана и рассмотрена в суде на основании ст. 352 ТК РФ, абз. 4 п. 35 Правил N 225. Государственная инспекция может привлечь директора к ответственности в виде наложения штрафа на организацию, указав в деле размер фиксированной суммы.

Поэтому всегда следует руководствоваться общими принципами и статьями нормативных документов, где четко указаны требования и правила отношений между руководством и подчиненными. Если по каким-либо причинам вы не можете добиться ответа от своего непосредственного начальника, на вашей стороне не только суд, но и трудовая, налоговая инспекции.

Видео по теме

Смотреть видео по теме:

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
 
+7 (499) 110-35-79 (Москва)
+7 (812) 490-75-26 (Санкт-Петербург)

Это быстро и бесплатно!
      
Разделы в рубрике "Документы при увольнении"
Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий