Как грамотно оформить запись в трудовой об увольнении при расторжении трудового договора с сотрудником? Образец документа

Расторжению трудового договора сопутствует внесение соответствующих сведений в трудовую книжку.

Они должны соответствовать стандартам, принятым для данной процедуры.

О том, как правильно писать об увольнении по окончанию трудового договора Вы узнаете в данной статье.

...

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 703-35-96. Это быстро и бесплатно!

Оглавление:

Что такое трудовая книжка?

Трудовая сотрудника – это документ, который используется для аккумуляции информации о трудовом стаже. Впоследствии, по достижении гражданином пенсионного возраста или состояния нетрудоспособности, он передаётся в Пенсионный фонд РФ.

Что такое трудовая книжка?Здесь начисляется пенсионное пособие, исходя из отработанного стажа. Стаж высчитывается по записям, внесённым в трудовую. К расчёту принимаются только сведения, внесённые корректно. Из-за недобросовестного заполнения книжки, её владелец может понести материальный ущерб, в виде уменьшения пенсионного пособия.

Поэтому при инспекторских проверках, инициированных Государственной Трудовой инспекцией (ГТИ), особое внимание уделяется проверке заполнения таковых. Выявив нарушение, даже после перехода гражданина в другую организацию, инспекторы вправе предъявить претензии, а пострадавшее лицо возбудить исковое производство по нарушению законных прав.

В таком случае недобросовестный или некомпетентный работодатель может понести административную ответственность по статье 5.27 КоАП РФ, что грозит ему существенными штрафами.

Далее мы рассмотрим как заполнять в трудовой книжке записи при увольнении.

Как правильно внести запись об увольнении при расторжении трудового договора?

Процедура внесения записи о расторжении трудового договора опирается на резолюции, изложенные в источниках трудового законодательства.

  1. Правила № 225, утверждённые Постановлением Правительства РФ, от 16.04.03 г.
  2. Инструкции по заполнению трудовых книжек, утверждённые Минтруда РФ под № 69, от 10.10.03 г.
  3. Статьи Трудового законодательства РФ, на которые ссылается работодатель при увольнении.
ВАЖНО: Согласно регламенту запись вносится чернилами ли шариковой ручкой синего или фиолетового цвета, разборчивым почерком.

Но кто может делать запись в трудовой? Уполномоченными на заполнение документа лицами могут являться:

  • руководитель компании;
  • индивидуальный предприниматель;
  • работник кадровой службы;
  • специальный сотрудник.

Как правильно внести запись об увольнении при расторжении трудового договора?Говоря о специальном сотруднике, не работающем в отделе кадров, имеется в виду бухгалтер, генеральный, секретарь или иной специалист, которому параллельно с его основными обязанностями передана ответственность по хранению и заполнению трудовых. Такое лицо назначается из числа штатных работников, отдельным приказом.

Запись делается в последний рабочий день, по регламенту статей 62, 77 ТК РФ таковой считается днём увольнения и требует выдачи уволившемуся лицу документации и расчёта.

Не стоит вносить запись заранее, так как до последнего дня, заявитель вправе отозвать заявление и отказаться от ухода с должности. Заблаговременно следует оформить только приказ.

Алгоритм действий

Итак, как правильно заполнить документ? Рассмотрим поэтапный порядок заполнения.

Вначале требуется проверить внесённую ранее запись о вступлении в должность. Если за время работы увольняющегося лица происходили каровые передвижения по должности, или изменялось наименование компании, они должны быть отражены соответствующими записями. Итоговая информация об уходе должна соответствовать указанной ранее должности и прочим правовым параметрам.

  1. Заполнение начинается с первой графы, где указан порядковый номер записи. Он должен быть на единицу больше, чем предшествующий.
  2. После его внесения заполняется вторая графа – дата увольнения. Она состоит из трёх колонок, куда вносится число, месяц и год последнего рабочего дня. Этот день будет совпадать с датой увольнения, указанной:

    • в заявлении об уходе или уведомлении работодателя;
    • в приказе об увольнении.
    СПРАВКА: Реквизиты приказа так же содержат дату его выхода, а реквизиты заявления – дату его подачи, которые не требуется приравнивать ко дню прекращения работы.
  3. Третья графа предназначена для внесения сведений о причине и законодательном регламенте увольнения. Она зависит от причины прекращения трудовых отношений. Самый распространённый вариант: уход по собственному желанию. Здесь применяется следующая формулировка: «Уволить по собственному желанию на основании пункта 3 части 1 статьи 77 Трудового Кодекса РФ». Или: «Уволить по инициативе работника на основании статьи 80 Трудового Кодекса РФ». Оба вида записей будут правомочны.

    Алгоритм действийЕсли причина ухода инициирована учредителем или руководителем, резолюцией к увольнению окажутся соответствующие положения ст. 81 ТК РФ. На них потребуется ссылаться при внесении соответствующих сведений. Например: «Уволить за прогул на основании пункта 6 части 1 статьи 81 Трудового Кодекса РФ».

  4. В четвёртой колонке требуется вписать реквизиты приказа, на основании которого внесены данные сведения. После этого ставятся подписи:

    • лица, внёсшего сведения, с указанием фамилии и должности;
    • владельца книжки (при получении).

    По регламенту целесообразно удостоверить запись так же у работодателя, если она вносилась не им. Но в силу ряда причин эта норма не всегда соблюдается, так же как и регламент проставления подписи, владельцем трудовой.

  5. На подготовленную запись ставится круглая печать учредителя, её не следует заменять кадровой печатью. Для этого выбирают её местоположение:

    • посередине горизонтали;
    • по вертикали – двумя строчками ниже последней подписи.

    Печать ставит уполномоченное лицо, у которого она хранится, после того как лицо, сделавшее запись, расписалось за её внесение.

  6. После того как документ полностью подготовлен к выдаче, в присутствии владельца, сверяется правильность его заполнения. Для этого предъявляется приказ, на основании которого оформлялся документ, а так же – заявление увольняющегося. Владельцу документа показываются реквизиты и базовые сведения из приказа, с котором он был ознакомлен ранее, и их соответствие сведениям в трудовой.
  7. После сверки он ставит свою подпись.

На картинке представлен образец записи об увольнении по собственному желанию в трудовой книжке:

Что делать при обнаружении ошибки?

Прежде чем сделать запись в трудовой, необходимо неоднократно ознакомиться с правилами заполнения, так как изменить написанное достаточно сложно.

Обнаруженная ошибка обязательно исправляется. Внесение изменений осуществляется предельно корректно.

ВНИМАНИЕ: В трудовой не допускаются помарки, исправления поверх написанного или использование штриха.

Действовать требуется согласно Инструкции (№ 69), которая предусматривает два вида исправлений:

  • Что делать при обнаружении ошибки?аккуратное зачёркивание одной тонкой линией;
  • внесение новой записи.

Первый способ применяется, если допущены незначительные, но существенные недочёты. Таким образом, допускается изменить одно число, указывающее на дату или статью, вписанную неверно. Над строкой с зачёркнутыми символами аккуратно вносятся актуальные цифры или наименования. Рядом собственноручно ставится формулировка уполномоченного лица «исправленному верить», удостоверенная его подписью.

Если смысл написанного полностью неверен, запись отменяется. При этом строкой ниже вносится под новым порядковым номером формулировка о выше внесённых сведениях «считать недействительными». Далее ставится последующий порядковый номер, под которым вносится корректная, отвечающая нормативам кадрового делопроизводства, запись. Она вновь удостоверяется подписями согласно регламенту, и требующейся печатью.

На картинке представлен образец исправления ошибки при увольнении работника в трудовой книжке:


Самые распространённые ошибки, которые допускаются новичками кадрового производства или молодыми предпринимателями, следующие:

  1. Вместо нового порядкового номера повторяется номер, под которым работник принимался в должность.
  2. Вместо даты увольнения ставится дата выхода приказа.
  3. Неверно формулируются причины ухода. В том числе – вписываются неправомерные основания прекращения работы.
  4. Путаница в применении статей ТК РФ, выступающих в роли оснований для увольнения.
  5. Неправомерные сокращения в тексте. Например, вместо обозначения статьи «Трудового Кодекса РФ» вписывается номер статьи ТК РФ.
  6. Неправильное сокращение должности уполномоченного лица, удостоверяющего запись.
  7. Проставление кадровой печати на подпись руководителя.

Анализ возможных ошибок нужно сделать до внесения записи.

Как ее исправить, если она обнаружена после получения документа на руки?

Ошибки такого рода привязываются к ответственному лицу на долгий период. Они могут всплыть в самый неподходящий момент, и повлечь юридические последствия. Поэтому, если после увольнения сотрудник ушёл с ошибочно внесёнными данными, это не даёт гарантии для успокоения.

Как ее исправить, если она обнаружена после получения документа на руки?В таком случае из личного дела, или иной базы данных следует извлечь сведения о бывшем работнике и установить с ним связь. Телефонным звонком, или письмом, ему следует объявить о внесении неправомочных данных и предложить их исправить, действуя исходя из взаимных интересов. Нужно убедить его подойти с книжкой для исправления записи. Если таковая уже передана новому работодателю, нужно связаться с работодателем и договориться об исправлении записи.

В крайних случаях допускается нижеследующее. Например, неверная запись об увольнении внесена под № 12. Под № 13 новый работодатель принял работника в новую компанию. Бывший кадровик оформляет в книжке данные под № 14 о том, чтобы «записи под № 12 и 13 считать недействительными». Далее, под № 15 он добросовестно и аккуратно вносит правомочную информацию об увольнении». А под № 16, вновь вносится сведение о приёме в новую компанию.

Иногда вновь внесённых сведений оказывается несколько. Тогда допускается очередным пунктом отменить информацию, внесённую несколькими строчками ранее. А затем – внести исправление.

СПРАВКА: Во всех случаях допущения неточности при заполнении документа, требуется выдать владельцу книжки справку об объёмах трудового стажа на данном предприятии или в компании.

Заключение

Во избежание административной ответственности и иных санкций, прежде чем уволить сотрудника, нужно тщательно продумать формулировку того, как записать об увольнении и сверить сведения с приказом. При обнаружении ошибок вносить поправки.

Нет комментариев

Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

Подписка (E-mail)
Обсуждения
Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499) 703-35-96Москва +7 (812) 309-82-63Санкт-Петербург Остальные регионы:
Онлайн-консультант