Как правильно заполнять трудовую книжку при увольнении? Разбираемся в вопросе

Трудовая книжка является основным документом свидетельствующая о деятельности любого работающего гражданина. В ней содержатся сведения об образовании, профессии и специальности физического лица, о приеме на работу, переводе и увольнении с указанием наименования организации, занимаемой должности, квалификации, а также сведения о награждениях и поощрениях работника.

Она является официальным документом, порядок ее ведения, хранения, выдачу при увольнении сотрудника регламентируется законодательством, ответственность за документооборот лежит на нанимателе. Что пишут в книжке при увольнении, когда её отдают на руки владельцу? На эти и другие вопросы ищите ответы в статье.

...

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 703-35-96. Это быстро и бесплатно!
   

Содержание:

Ответственный за ведение документа

Как правило, документ заводится на первом рабочем месте гражданина. На больших предприятиях его ведением занимаются специалисты кадровой службы. При небольшой численности работников на предприятии, если нет соответствующего специалиста, эту работу может выполнять главный бухгалтер либо директор компании.

Обязательным условием является то, что лицо должно быть уполномочено выполнять работу, связанную с ведением, хранением, выдачей, регистрацией книжек о труде и других документов, касающихся рабочей деятельности сотрудников.

Справка: Форма трудовых утверждена постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003г. № 225.

При принятии сотрудника на работу в документ вносится соответствующая запись и книжка о труде остается на хранении в отделе кадров. При этом кадровый работник обязательно должен зафиксировать прием документа в книге учета движения ТК и вкладышей к ним.

Если же на работу принимается человек, у которого это первое рабочее место, то в обязанности кадрового работника входит завести новую ТК. Выдача нового документа фиксируется в приходно-расходной книге учета бланков ТК и вкладышей к ним.

Алгоритм правильного заполнения

Вначале необходимо заполнить титульную страницу трудовой. Специалист по кадрам вносит необходимые данные:

  1. ФИО владельца документа.
  2. Дата рождения.
  3. Образование.
  4. Профессия, специальность.
  5. Дата заполнения.
  6. Подпись владельца трудовой книжки.
  7. Подпись лица, ответственного за ведение трудовой книжки.
  8. Ставится круглая печать.

Пункт 1,2 заполняются на основании данных из паспорта либо свидетельства о рождении гражданина.

Пункт 3, 4 заполняются на основании диплома либо аттестата.

Ниже представлен образец заполнения титульной страницы трудовой книжки:

Далее в ТК будут вноситься все сведения о трудовой деятельности работника, в том числе и сведения об увольнении.

Важно: Необходимо помнить, что сокращение слов при заполнении ТК запрещены. При нарушении этого пункта, запись, в которой было допущено сокращение, может посчитаться недействительной.

Запись об уходе

Запись об увольнении сотрудника пишется в день увольнения. Датой увольнения считается последний рабочий день работника в данной организации.

Порядок заполнения ТК регламентируется Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003г. № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек».

При увольнении сотрудника специалист кадровой службы заполняет трудовую, внося соответствующие записи по графам:

  • Графа 1: порядковый номер записи.
  • Графа 2: дата увольнения (последний рабочий день).
  • Графа 3: причина увольнения (с указанием статьи).
  • Графа 4: наименование, дата, номер документа, на основании которого была внесена запись об увольнении.

Формулировка причины увольнения вносится в соответствии с приказом или распоряжением об увольнении работника, о прекращении либо расторжении трудового договора. Она может начинаться со слов: трудовой договор расторгнут, трудовой договор прекращен, уволен в связи. Далее указывается причина и делается ссылка на соответствующую статью Трудового кодекса РФ.

Например: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Таким образом, запись в трудовой может рассказать, когда человек был принят на работу, в какую организацию и на какую должность, сколько отработал, когда и по какой причине произошло увольнение.

Ниже представлен образец заполнения трудовой книжки при увольнении по собственному желанию:

После заполнения книжки специалистом, работник должен проверить правильность внесенных записей и поставить под ними свою подпись. Исправить неправильную запись, если таковая имеется, кадровый сотрудник обязан сразу же, учинив соответствующую запись в документе, заверив ее подписью и печатью.

Если работник сразу не обнаружил ошибку либо неточность в записи, ему придется потратить немало усилий, для того, чтобы запись была исправлена в дальнейшем.

Далее специалист кадровой службы заверяет документ своей подписью, печатью организации и выдает книжку ее владельцу, фиксируя при этом выдачу в книге учета движения.

Когда должна выдаваться на руки?

Книжка о труде выдается владельцу в день увольнения под роспись о получении в журнале учета движения документа. Если по каким-либо причинам в этот день передача документа работнику не возможна, специалист кадровой службы должен направить на адрес последнего уведомление о необходимости забрать документ.

Сотрудник может обратиться в отдел кадров с письменной просьбой выслать ему документ почтовым отправлением, либо лично придти за его получением. Высылать документ почтой необходимо заказным письмом с уведомлением о получении.

Высылать трудовую книжку почтой можно только получив на это согласие ее владельца.

В случае отказа работника в получении должен быть составлен акт, который освободит специалиста от ответственности за несвоевременную выдачу документа.

Сколько же хранится документ в таком случае? Невостребованные трудовые должны храниться в архиве на предприятии 50 лет.

Задержка предоставления документа

При задержке выдачи документа по вине нанимателя, либо если специалистом неправильно была внесена запись об увольнении, работнику полагается возмещение заработка за время задержки ТК. Днем увольнения в этом случае будет считаться день выдачи ТК сотруднику. Наниматель обязан будет издать новый приказ об увольнении, исправить запись об увольнении в ТК.

Прежняя запись об увольнении будет считаться недействительной, о чем необходимо сделать соответствующую запись. Для этого в графе 1 ставим порядковый номер записи, в графе 2 ставим текущую дату, в графе 3 учиняем запись «Запись за номером … недействительна», в графе 4 указываем документ, на основании которого будет внесена верная запись.

Ниже представлен образец заполнения трудовой книжки, если запись об увольнении недействительна:

Если сотрудник уволен за прогул, днем увольнения будет считаться его последний рабочий день. В случае неявки за книжкой, наниматель должен письменно уведомить работника о необходимости забрать документ.

Акт приема-передачи работнику

Трудовая является бланком строгой отчетности. Ответственность за ее правильной ведение, хранение, регистрацию лежит на уполномоченном на это лице, чаще всего на сотруднике кадровой службы. При отсутствии данного лица (отпуск, больничный, увольнение) его обязанности возлагаются на другого сотрудника. При этом, передача документов должна быть правильно произведена.

Директор издает приказ, на основании которого происходит передача документов новому уполномоченному лицу. Создается комиссия и составляется акт приема-передачи, в котором фиксируется, сколько ТК и их бланков было передано.

Акт не имеет унифицированной формы. В нем должны содержатся сведения о наименовании предприятия, состав комиссии, дата и место составления. Далее вписывается вся информация о документе (ФИО владельца, занимаемая должность, серия и номер книжки о труде, а также дата приема книжки специалистом).

При приемке проверяется фактическое наличие ТК, соответствие их с книгой учета движения трудовых книг. Наличие бланков сверяется с приходно-кассовой книгой учета бланков трудовых книг и вкладышей к ним. Далее вышеперечисленные документы вместе с соответствующими журналами передаются под ответственность уполномоченного специалиста.

Обязанности нанимателя

Ст. 5.27 КоАП РФ предусматривает ответственность нанимателя за неправильное ведение, хранение, выдачу трудовых книжек. Так, несоблюдение трудового законодательства может послужить наложением административного штрафа в размере:

  • на должностное лицо от 1000 до 5000 рублей;
  • на юридическое лицо от 30000 до 50000 рублей.

ТК является очень важным документом в трудовой деятельности граждан. При неправильном ее оформлении и движении, обиженный сотрудник может обратиться за защитой своих прав в профсоюзную организацию, в Министерство труда и социальной защиты РФ, в суд. Поэтому, что бы избежать наказания в виде штрафов, нанимателю необходимо четко следовать законодательным нормам о труде.

Полезное видео

В представленном ниже видео рассказано об особенностях передачи трудовой книжки работнику при увольнении.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
 
+7 (499) 703-35-96 (Москва)
+7 (812) 309-82-63 (Санкт-Петербург)

Это быстро и бесплатно!
      
Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий