Как организовать при увольнении главного бухгалтера передачу дел? Образцы документов для их оформления

Увольняясь, главный бухгалтер, считающий себя профессионалом и дорожащий репутацией, не может все бросить и уйти, не передав дела.

Ведь бухгалтерский отдел имеет очень важную роль в деятельности любой компании и если документация в нем будет не в порядке, то это может привести к серьезным последствиям.

Каким образом это сделать быстрее, сколько времени потребуется, какие документы придется оформить? Именно эта полезная информация и будет перечислена в данной статье.

...

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 703-35-96. Это быстро и бесплатно!
   

Оглавление:

Что и кому обязан главный бухгалтер при увольнении?

Что и кому обязан главный бухгалтер при увольнении?Трудовое законодательство не выделяет увольнение главного бухгалтера, прекращение трудового договора подчиняется тем же статьям ТК РФ, что и в отношении иных работников.

Но сама специфика работы этого должностного лица настолько важна для всего предприятия, что нельзя просто встать и уйти, ведь порой даже первый руководитель меньше знает о финансовом положении дел в организации, чем главбух.

Обязанность этого сотрудника передавать дела ни в одном законодательном акте не закреплена, однако есть практика отлаженной процедуры передачи дел, почерпнутая из таких нормативных актов:

Именно в этих документах указано, что и как предпринять перед увольнением главбуха, чтобы руководство и новых главный счетовод или заместитель представляли финансовое состояние – каков баланс, имеются ли средства на счете предприятия, каковы суммы дебиторской и кредиторской задолженностей, и пр.

Срок передачи дел не конкретизирован ни водном законодательном акте, он зависит от масштаба предприятия и от числа направлений деятельности, а также от того, насколько упорядочена документация.

Срок и порядок передачи дел определяется каждой организацией, исходя из конкретных условий и потребностей, и закрепляется в приказе, а следующий день может стать уже последним рабочим днем главбуха в стенах этой организации.

Что должна предпринять организация перед уходом главбуха?

Чтобы с уходом главного счетовода фирму не лихорадило, а все продолжало идти своим чередом, необходимо процесс передачи спланировать, для чего руководитель создает комиссию из сотрудников, способных разобраться в каждой из бумаг и понять суть.

Следует знать, что должна быть совершена передача дел за последние 5 лет (п. 1 ст. 29 Закона N 402-ФЗ). В Правилах… говорится, что в случае, если увольняющийся распорядитель финансов проработал, предположим, 3 года, то и передавать дела он обязан только за этот отрезок времени.

Также в Правилах… сказано о том, что если штат бухгалтерии полностью заполнен, и каждый сотрудник занимается своим сектором бухгалтерской деятельности, то главбух обязан передать лишь те дела, которыми ведает лично.

Приказ о передаче дел

В таком приказе директор предприятия указывает:

  • Приказ о передаче делсостав комиссии, ответственной за прием бухгалтерских дел;
  • устанавливается срок, на протяжении которого должна быть проведена приемка бумаг;
  • если организация имеет солидный документооборот, то возможно составление графика приемки документации, а также инвентаризации;
  • дата предоставления на утверждение акта о передаче дел.

Данный приказ является основанием для инспектора кадрового отдела в вопросе увольнения основного счетовода, решившего сменить место свой рабочей деятельности.

Скачать образец приказа о передаче дел при увольнении главного бухгалтера

Завершение учетных процессов

Покинуть фирму, не закончив учетных процессов за прошедший период, непозволительно. Если же увольнение произойдет в середине месяца, то на эту дату должно быть проведено хотя бы документальное оформление первичного учета денежных средств и материальных ценностей: как наиболее трудоемкая часть учетного процесса, эти операции дают базу для анализа состояния дел.

Документооборот подлежит контролю главбухом, на любой момент времени все счета, товарно-транспортные накладные, бумаги о выдаче материалов, товаров или услуг на сторону и от одного участка к другому должны быть скомплектованы в хронологическом порядке.

Отдельно в порядке хронологии и строго по номерам должны быть сложены те документы, по которым перечислялись деньги, совершались платежи через банк.

Преемник, получивший бух. учет в идеальном состоянии, сможет плавно войти в процесс, продолжая начатый учетный процесс и пользуясь итогами завершенных учетных процессов.

Инвентаризация

Инвентаризация может быть выборочной, то есть по отдельным номенклатурным позициям, или же полномасштабной. Проводить перепись материальных ценностей не всегда обязательно, а только в тех случаях, когда происходит смена материально-ответственных лиц, или если главбух сам материально ответственен.

Можно инвентаризировать выборочные материалы, проследив их путь от оприходования до остатков на складе или на объекте.

Чаще всего используют перечень остатков материала на первое число текущего месяца, по расходным накладным вычитают то, что передано на текущую дату материально ответственным лицам в работу, а оставшееся количество должно быть предъявлено членам комиссии в натуре – поштучно или в учетных единицах измерения.

Таким образом, даже не проводя тотальную перепись, комиссия сможет сложить мнение о состоянии материального учета на предприятии.

Проверка финансового состояния

Для этого берут отчетность по финансам организации за прошлый отчетный период, а затем формируют свежий реестр дебиторской и кредиторской задолженностей (с учетом взаиморасчетов за истекший период данного месяца). Проверяют наличие на счетах компании свободных средств, снимают кассовые остатки. Особое внимание должно быть уделено проверке полноты расчетов по налоговым обязательствам.

Анализ всех этих документов дает возможность сделать вывод о состоянии платежеспособности предприятия.

Акт приема-передачи

Акт приема-передачиРезультат работы комиссии заносится в специальный документ – акт приема-передачи дел. Этот документ составляется в свободной форме, но обязательно должен быть указан период приемки бумаг, полностью ФИО сдающего и принимающего лиц, дата составления, а также реквизиты приказа, на основании которого проводится сдача дел.

Если это малое предприятие, то имеет смысл зафиксировать передачу каждого документа, а если документооборот имеет солидные размеры, тогда записывают передаваемые дела помесячно. При этом отмечают в акте, если имеются недостающие бумаги или выявлены какие-либо злоупотребления, хотя приемка дел – не ревизия.

Главный счетовод фирмы обязан сдать балансы, отчеты, налоговые отчеты, а также:

  1. оригиналы уставных документов компании;
  2. печати;
  3. чековую книжку;
  4. неиспользованные чеки, а также бланки строгой отчетности;
  5. ключи от сейфов, а также коды;
  6. пароль от системы «клиент-банк»;
  7. компьютерные программы, наработки и пр.

Все это должно быть отражено в акте, за подписями двух сторон – сдающей дела и принимающей. Акт утверждается руководителем.

Как быть, если трудовой договор закончился, а документы не сданы?

Если главбух увольняется по собственному желанию (ст. 80 ТК РФ), то у него есть 14 дней, чтобы покончить со сдачей бумаг. В приказе об увольнении руководитель прописывает условие завершения приемки документации, и что же делать, если срок подошел к концу, а работа по сдаче бумаг не завершена?

Есть несколько вариантов разрешения ситуации. Заставить прекращающего сотрудничество работника продолжать работу незаконно, как и не производить своевременно расчет и не отдавать трудовую книжку. Можно предложить:

  • оформить нового главбуха и предложить им сотрудничество на период, предположим, в 7-14 дней, с четким разграничением обязанностей и окончательным оформлением акта;
  • увольнение не по собственному желанию, а по соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ), когда срок определяется по взаимному решению работодателя и увольняющегося работника.

    ТК РФ, Статья 78. Расторжение трудового договора по соглашению сторон

    Трудовой договор может быть в любое время расторгнут по соглашению сторон трудового договора.

Мирное расставание с бывшим работодателем при передаче дел по акту – наилучшая реклама главбуху. Уважающий себя главный счетовод должен понимать, что стоит постараться привести в порядок бумаги и как можно быстрее в лучшем виде сдать все дела, чтобы уволиться без проблем и в срок, устраивающий покидающего предприятие главбуха.

Видео по теме

Данная тема раскрывается и в этом видео:

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
 
+7 (499) 703-35-96 (Москва)
+7 (812) 309-82-63 (Санкт-Петербург)

Это быстро и бесплатно!
      

Видите неточности, неполную или неверную информацию? Знаете, как сделать статью лучше?

Хотите предложить для публикации фотографии по теме?

Пожалуйста, помогите нам сделать сайт лучше! Оставьте сообщение и свои контакты в комментариях - мы свяжемся с Вами и вместе сделаем публикацию лучше!

Нет комментариев

Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

Подписка (E-mail)
Обсуждения
Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499) 703-35-96Москва +7 (812) 309-82-63Санкт-Петербург Остальные регионы:
Онлайн-консультант