Зачем нужен журнал регистрации входящих документов и как его вести

Журнал регистрации входящих документов: перечень регистрируемой корреспонденции, правила ведения и требования к содержанию. Бумажная и электронная формы журнала.

Скрыть содержание

• Немного о правилах регистрации корреспонденции
• Содержание журнала
• Электронный или бумажный?

Входящая корреспонденция любой организации подлежит обработке и учету. Все поступающие документы принимаются секретарем или делопроизводителем, сортируются и передаются адресатам после присвоения регистрационного номера. Большинство крупных организаций уже перешли на системы электронного документооборота. Там же, где такие программы еще не внедрены или объем принимаемой почты невелик, факт ее поступления фиксируется в журнале регистрации входящих документов. Журнал ведется в электронном или бумажном виде и содержит записи о принятой корреспонденции, независимо от способа ее доставки.

Немного о правилах регистрации корреспонденции

Регистрация писем проводится в день их поступления в канцелярию. Ежедневно в офисы приходят десятки, а бывает, сотни всевозможных конвертов, пакетов, электронных сообщений, включая и «спам»: газеты, буклеты и прочие бесполезные бумаги. Конечно же, все это регистрировать не нужно. Почту, не имеющую отношения к деятельности фирмы, необходимо отфильтровывать, а документы, поступившие «по делу» — сортировать на подлежащие и не подлежащие регистрации.

Перечень документов, которые сразу передаются в подразделения, минуя регистрационную книгу, обычно прописывается в инструкции по делопроизводству.

По общим же правилам не регистрируются поступившие в адрес фирмы:

• коммерческие предложения и рекламные материалы;
• поздравительные письма и телеграммы;
• приглашения для участия в форумах, выставках и программы проведения мероприятий;
• печатные издания;
• личная корреспонденция;
• анонимки и письма от юридических лиц, не имеющие подписи, печати или какого-нибудь другого идентифицирующего отправителя реквизита;
• административно-хозяйственная, бухгалтерская документация.

Исключения — официальные приглашения на совещания и документы из последнего пункта списка, поступившие вместе с сопроводительным письмом. Все остальные бумаги, касающиеся непосредственно работы организации, требующие рассмотрения и ответа, обязательно заносятся в журнал регистрации. Отсюда первое правило: каждый важный документ должен быть зарегистрирован.

Так как некоторые документы поступают в офис неоднократно, разными способами (например, в скане по e-mail с дальнейшей доставкой оригинала), нужно следить, чтобы информация об одном и том же письме не дублировалась. Если копия письма уже зарегистрирована, то пришедшему следом оригиналу присваивается тот же номер. Это второе правило: каждое письмо регистрируется только один раз. Выполнение этого правила помогает избежать путаницы в бумагах и не плодить лишние запросы.

Правило третье: регистрационный номер документа должен быть уникальным. Недопустимо регистрировать под одним и тем же входящим номером разные писем. Именно по уникальному коду идентифицируется конкретный документ и в дальнейшем отслеживается его судьба.

Содержание журнала

Перейдем непосредственно к вопросу заполнения регистрационной книги. Журнал регистрации входящих документов бланка, установленного нормативными актами и единого для всех организаций, не имеет. В этом вопросе предприятие вольно устанавливать свою форму и включать в журнал столько полей, сколько ему необходимо.

Конечно же, главные требования к журналу нужно соблюдать:

• заводится единый журнал для всей подлежащей регистрированию корреспонденции, поступающей на предприятие;
• нумерация документов в книге сквозная, начинается заново каждый год (при этом новый журнал заводить не обязательно, можно продолжать в той же книге).

Что касается количества и наименования столбцов, все зависит от специфики организации, порядка делопроизводства, наличия системы контроля за исполнением документов.

Обязательно в книге должны быть графы, позволяющие вести минимальный учет поступившей корреспонденции:

• регистрационный номер документа – цифровой или буквенно-цифровой код, присваиваемый письму при приеме в порядке поступления; присвоенный номер дублируется на самом документе, в правом нижнем углу на штампе-отметке о поступлении;
• входящая дата, которая также проставляется на штампе о приеме документа;
• корреспондент – информация об отправителе письма;
• название или содержание документа – из записи должно быть понятно, о чем идет речь;
• адресат – подразделение или лицо, которому адресовано письмо, с отметкой о передаче.

Если входящих документов много, чтобы не терять важные бумаги предусматриваются графы для внесения исходящих реквизитов письма (дата, номер, которые ему присвоил отправитель). Это помогает не «задваивать» идентичные документы (вспоминаем второе правило).

При строгом учете делается отдельный столбец для указания количества страниц документа и перечня имеющихся приложений. Если в организации принято отслеживать исполнение переданных в работу писем, не помешает информация об исполнителе, сроке исполнения и отметка об окончании работы с документом. Еще можно выделить поле для примечаний.

Электронный или бумажный?

Как видите, содержание журнала можно варьировать с учетом особенностей делопроизводства организации. Остается еще один вопрос: в каком виде вести регистрационную книгу, в ПК или на бумаге?

Многие до сих пор ведут журналы по старинке, в тетрадках. При малом объеме входящих этот способ вполне жизнеспособен. Но отследить судьбу какой-либо бумаги затруднительно: чтобы найти документ, порой нужно пролистать полкниги. Поэтому в крупных организациях от бумажных журналов давно отказались, и ведут учет в компьютерных файлах. Можно электронный журнал регистрации входящих документов скачать  или создать самостоятельно в Excel или Word. Эти программы позволяют проводить поиск, сортировку, устанавливать необходимые фильтры. В таблице удобно разместить гиперссылку на сканированную копию документа. Доступ на редактирование таких журналов, если они хранятся на внутрисетевом сервере организации, предоставляется одному-двум сотрудникам, ответственным за прием и обработку корреспонденции.

Однако в некоторых случаях необходим и бумажный журнал — регистрировать особо важные документы с длительными сроками хранения. Физический вариант журнала в этом случае оправдан, так как обеспечивает более надежную сохранность данных, чем электронные носители информации.