8 (800)  350-29-87

Как правильно сшивать документы: общепринятые правила и практические советы

Обеспечить нормальное хранение и эксплуатацию архива можно только в том случае, если документы правильно подшиты. Как это сделать? Разбираемся в вопросе.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону 8 (800) 350-29-87. Это быстро и бесплатно!

Скрыть содержание

   

 

Делопроизводство и документооборот – достаточно сложные во многих отношениях процессы. Это относится и к прошивке документов. Ведь довольно часто бумаги, которые необходимо подшить и сдать в архив, возвращают из-за того, что они неправильно сшиты. Как правильно сшивать документы? Ответ на этот вопрос дают Методические рекомендации по делопроизводству, которые утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 года.

Нормы закона

Далеко не все люди знают, для чего вообще прошивать документы. А ведь оказывается, что есть немало мест, куда можно сдать только правильно прошитые бумаги. Например, в архив или при подаче документов на тендер, да и процедура государственной регистрации физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей или юридических лиц требует подачи правильно сшитых документов.

Надо сказать, что единой инструкции по прошивке документов на сегодняшний день нет. Но при этом существует ряд нормативных актов, которые регулируют порядок ведения различной документации, в том числе и сшивание дел.

К таким нормативным актам относятся не только Методические рекомендации Росархива, но и Приказ Министерства культуры России № 536 2005 года, который утверждает типовую инструкцию по делопроизводству, Инструкция ЦБ России, определяющая основные положения ведения делопроизводства в Центральном банке, а также Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, которые утверждены Приказом Министерства по налогам и сборам от 18.04.2003, и, конечно, ГОСТ Р 51141.

Стоит отметить, что прошивать нужно все документы, объем которых больше одного листа.

Это относится и к копиям уставных документов юридических лиц (разница между прошитыми оригиналами и копиями состоит в том, что на копии не ставится печать). Кроме того, при подшивании документов, все страницы нумеруются. Это делается арабскими цифрами, которые проставляются в правом верхнем углу каждого листа. Для прошивки используются специальные нитки (или шпагат), прошивочная игла и шило. А на обороте последней страницы обязательно клеится заверительная наклейка с указанием количества прошитых страниц, печатью организации и подписью руководителя (или уполномоченного лица).

Обложки

Подшивая документы, стоит позаботиться о правильной картонной обложке для каждого дела. Обложки могут быть:

  • стандартными
  • нестандартными
  • длительного хранения

Стандартные обложки обычно имеют размер 229х324 миллиметра и используются при сшивании документов, которые исполнены на стандартных листах. Что же касается нестандартных обложек, то они необходимы в том случае, если нужно подшить листы больше стандартного размера. Тогда обложка изготавливается по размеру подшиваемых листов.

Обложки из твердого картона используют в тех случаях, когда нужно сшить документы, предназначенные для длительного хранения (от двадцати пяти лет). А для сдачи документов в государственные архивы применяют обложки из бескислотного картона.

Опись – всему голова

Каждый отдельно прошитый комплект документов обязательно снабжается описью, которая должна содержать определенную информацию, а именно:

  • наименование документа;
  • дату составления описи;
  • заголовок и аннотацию (в ней поясняется, для каких целей нужен данный комплект документации);
  • перечисление всех имеющихся в подшивке документов (для каждого указывается количество листов);
  • фамилию, должность и подпись ответственного лица – составителя описи.

Опись не подлежит нумерации и может иметь следующий вид:

Закрытое акционерное общество

«Восток»

Санкт-Петербург 00.00.0000

Опись документов

N

п/п

Дата документа Заголовок документа Номера

листов

Количество листов Примечание
1
2
3

Итого ______________________________________________ документов.

(цифрами и прописью)

Делопроизводитель ____________________ Петрова А.И.

      

Как пронумеровать листы?

При нумерации листов следует помнить несколько правил:

  • нумеруются именно листы, а не страницы;
  • опись нумерации не подлежит;
  • при наличии в пачке документов писем, сначала нумеруется сам конверт, а потом поочередно все вложенные листы;
  • номера следует проставлять в правом верхнем углу каждого листа, не касаясь текста документов;
  • нумерация выполняется по возрастанию арабскими цифрами;
  • если дело состоит из нескольких томов, то нумерация выполняется отдельно по каждому тому, а приложения к делам, которые оформлены в виде самостоятельных томов, тоже нумеруются отдельно;
  • если в деле подшиты документы из нескольких листов, имеющие собственную нумерацию (в том числе и печатные издания), их все равно следует нумеровать в общем порядке;

  • листы больших форматов – А2, А3 – обязательно нужно развернуть и пронумеровать в правом верхнем углу, а потом подшить за один край;
  • лист с наглухо приклеенными фрагментами (чеками, товарными накладными, газетными вырезками, выписками, фотографиями) нумеруется как один лист, но на его обороте или внизу (если там есть место) необходимо от руки составить опись приклеенных документов, при этом в общей описи дела в графе «Примечание» или в заверительной надписи нужно обязательно указать, что на листе № 00 наклеены такие-то документы или фотографии в количестве 00 штук согласно описи на обороте листа;
  • если же фотографии, чеки, справки приклеены к листу только с одного края, они нумеруются как отдельные документы по порядку нумерации дела;
  • если в деле имеются диаграммы, чертежи или фотографии, а также прочие специфические вложения, которые являются самостоятельным листом, то их нужно нумеровать в левом верхнем углу на обороте;
  • склеенные из нескольких листов карты или схемы нумеруются как один лист, а в общей описи в графе «Примечание» и на обороте карты следует указать количество листов в склейке.

Ошибки в нумерации

Если в нумерации дела допущены незначительные ошибки (пропущенные листы), то по согласованию с архивными сотрудниками допускается использование литерной нумерации. Это значит, что все нумерованные листы остаются с прежними номерами, а на пропущенные листы ставится номер впереди идущего листа с добавлением литеры (буквы). Например, 5, 6, 6а, 7…

Но если в нумерации дела допущены более грубые ошибки, например, не пронумерованы приклеенные одной стороной мелкие документы, то нумерацию придется сделать заново. Это значит, что старые номера нужно будет аккуратно зачеркнуть одной наклонной чертой, а рядом проставить правильный номер. Если нумерация была сделана заново, следует также сделать и новую заверительную надпись. При этом старая надпись не изымается из дела, а просто перечеркивается.

Как сшивать документы?

Прошивать документы должны только уполномоченные сотрудники с использованием специальных ниток (банковского шпагата, ниток ЛШ-210) и игл. Для того чтобы сшить документы (это надо сделать так, чтобы можно было при необходимости прочитать дело), на левом поле (примерно в 1,5 сантиметрах от текста) шилом делается три отверстия одно над другим: центральное должно находиться строго посередине, а расстояние между центральным и верхним (нижним) проколами должно быть три сантиметра. Если дело многостраничное, то проколы удобнее выполнять шилом, а для более тонких дел можно воспользоваться дыроколом. Чтобы предотвратить механическую порчу первого и последнего листов дела, лучше подклеить в месте прошивания тонкие полоски картона, через которые будет пропущена нить. Для сшивания документов понадобиться нитка, длиной примерно семьдесят сантиметров.

Для удобства объяснения условно пронумеруем проколы: №1 – верхний, №2 – центральный, №3 – нижний. Начинать нужно с того, что продеть иглу в отверстие №2, оставив один конец нити с обратной стороны прошивки. После этого пропускаем иглу с лицевой стороны в отверстие №1. Как только конец нити и игла оказались на обороте дела, нужно вывести иглу на лицевую сторону через отверстие №3, а потом снова на оборотную сторону через отверстие №2. Дело прошито через все три прокола, и теперь можно завязать узел на обороте. Узел завязывается очень туго, как можно ближе к последнему листу и фиксируется клеем и заверительной наклейкой. При этом концы нити должны быть свободны и видны.

Заверительная надпись

После того, как дело сшито и пронумеровано, необходимо сделать заверительную надпись. Она выполняется на отдельном листе и располагается на обороте последнего листа дела. В этой надписи обязательно указывается количество прошнурованных и пронумерованных листов в деле (цифрами и прописью), а также при необходимости особенности имеющихся документов и их состояние (фотографии, рисунки, чертежи, наличие помарок, порванных или испорченных листов). Подписывает заверительную надпись руководитель или уполномоченный составитель, который указывает также свою должность и расшифровку подписи. Заверительная надпись выполняется на наклейке размером 5 на 6 сантиметров. Она должна быть приклеена на качественный клей, который выдержит долгое хранение, фиксировать узел и части нити (оставляя концы свободными), которыми прошито дело, и скрепляться печатью. При этом печать должна быть проставлена так, чтобы оттиск частично находился на наклейке, а частично – на листе дела.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
 
8 (800) 350-29-87 (Москва)

Это быстро и бесплатно!
      
Комментарии 43
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Татьяна Соколова

    Добрый день. Подскажите, пожалуйста, как правильно оформить документ. Документ напечатан на двух сторонах, прошит. Всего 5 листов, 9 страниц. Что указывается на прошивке: листы или страницы? Спасибо.

    • Марина

      Татьяна, добрый день.
      Вам необходимо указать количество, как страниц, так и листов.

    • Вероника

      Здравствуйте, Татьяна. В вашем случае необходимо указать количество листов и количество страниц.

  2. Филипп Кириллов

    У меня следующий вопрос. При подаче заявления о регистрации договора уступки на объект промышленной собственности в разделе Приложения указывается перечень документов, первым из которых идет сам договор в кол-ве 4 экз., с указанием кол-ва листов. Вопрос: считается ли титульный лист для указания кол-ва листов или же достаточно указать только кол-во листов самого текста договора?

    • Анна

      Филипп, добрый день!
      Вам еще необходимо включить в количество листов договора и титульный лист.

    • Вероника

      Здравствуйте, Филипп. Вам также необходимо включить в количество листов договора и титульный лист.

  3. Фаина Леонтьева

    В подшивке последний лист чистый. Необходимо его нумеровать?

    • Инна

      Здравствуйте, Фаина! В подшивке все листы должны быть пронумерованы, чистые в том числе.

    • Вероника

      Здравствуйте, Фаина. Да, данный лист также подлежит порядковой нумерации.

  4. Таисия Беляева

    Здравствуйте! Скажите, если заявление в банк на 13 страницах его надо нумеровать или сшивать?

    • Анна

      Таисия, добрый день.
      Заявление необходимо обязательно пронумеровать. Сшивать на ваше усмотрение.

    • Елена

      Здравствуйте, Таисия. Пронумеровать его обязательно. Сшивать же или нет, это на ваше усмотрение.

  5. Руслан Савельев

    Добрый день! У меня следующий вопрос. При подаче заявления о регистрации договора уступки на объект промышленной собственности в разделе» Приложения» указывается перечень документов, первым из которых идет сам договор в кол-ве 4 экз., с указанием кол-ва листов. Вопрос: считается ли титульный лист для указания кол-ва листов или же достаточно указать только кол-во листов самого текста договора?

    • Марина

      Руслан, доброго вам дня.
      Титульный лист вам необходимо обязательно указать, как составляющую часть договора.

    • Елена

      Здравствуйте, Руслан. Титульный лист вам также нужно указать как составляющую часть договора.

  6. Надежда Новикова

    Добрый вечер, подскажите, как правильно нумеровать документы для архива, для сшивания?

    • Евгения

      Здравствуйте, Надежда. В данной статье подробно рассказывается, как правильно пронумеровать документы при сшивание для архива.

    • Иван

      Надежда, очень подробно о правильной нумерации страниц написано в статье выше.

  7. Варвара Воробьёва

    Как пронумеровать книгу доходов и расходов, начиная с первого листа, где заполняются реквизиты предпринимателя или уже с листа, где таблицы?

    • Игорь

      Нумерация любых сшиваемых и опечатываемых документов, включая указанную вами книгу, всегда производится начиная с первого после обложки листа и до последнего — также до обложки, это общий стандарт.

    • Татьяна

      Здравствуйте, Варвара. Вам необходимо пронумеровать с самого первого листа, где заполняются реквизиты.

  8. Алёна Новикова

    Сотавляется журнал учёта. Прошивается. На заверительной записи указывается число листов вместе с титульным? Он отдельным листом. И второе — если листы двустороннего заполнения, в заверительной записи это как-то отражается?

    • Татьяна

      Здравствуйте, Алёна. Да, в заверительной записи необходимо учитывать и титульный лист и отразить, что листы двустороннего заполнения.

    • Иван

      Алена, при необходимости в особенностях имеющихся документов и их состояния, в заверительной записи можно отразить номера листов с дввустороннего заполнения.

  9. Ульяна Макарова

    Здравствуйте! Учитывается ли Лист согласования Положения учреждения при сшивании документа?

    • Ольга

      Ульяна, здравствуйте. Лист согласования учитывается обязательно.

    • Наталья

      Здравствуйте, Ульяна. Да, данный документ учитывается при сшивание документов.

  10. Изабелла Беляева

    Добрый вечер! В учреждении дошкольного образования ведется (в соответствии с примерной номенклатурой дел) журнал движения детей, срок его хранения 1 год, нужно ли этот журнал прошивать и нумеровать страницы?

    • Ольга

      Изабелла, здравствуйте. Все журналы, которые имеют номенклатурный номер, в которых ведутся разнообразная регистрация, должны быть прошиты, пронумерованы, скреплены печатью и подписью руководителя организации.

  11. Марк Жуков

    В какаие сроки производится прошивка документов после текущего года?

    • Иван Иванович

      Марк, в инструкциях по делопроизводству и в методических рекомендациях нет такого пункта, где бы оговаривались сроки прошивки документов, поэтому, чем раньше вы это сделаете, тем лучше. На практике это обычно делается в феврале-марте.

    • Ольга

      Марк, здравствуйте. Какого то определенного времени для сшивки документов нет, но чем быстрей произойдет сшив документов, тем лучше.

  12. Фаина Виноградова

    Добрый день, подскажите пожалуйста,оговорено ли в законодательстве чем нумеровать страницы при прошивке — карандашом или ручкой? Спасибо.

    • Ольга

      Фаина, здравствуйте. На основании правил работы с архивной документацией, листы нумеруют простым карандашом в верхнем правом углу.

      • Татьяна

        Ольга, у НЕТ правил работы с АРХИВНОЙ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ! Не дезориентируйте человека — надо ЗНАТЬ названия нормативных актов:
        Есть «Основные правила работы архивов организаций», есть Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, 2007 г., есть Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, 2015 г.

    • Татьяна

      Конечно, оговорено, есть «Основные правила работы архивов организаций», есть Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, 2007 г., есть Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, 2015 г. —
      нумеруют листы в правом верхнем углу ТОЛЬКО ПРОСТЫМ КАРАНДАШОМ! При перенумерации, прежний номер зачеркивается одной чертой, рядом пишем новый номер листа.

    • Николай

      Фаина, в Инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, — написано, что нумерация страниц производится простым карандашом.

      • Татьяна

        Николай, не давайте безграмотных советов! Во-п., нумеруются не страницы, а ЛИСТЫ (это разные вещи), а во-вт., есть ОБЯЗАТЕЛЬНАЯ к применению нормативная база — комплекс Правил, разработанных Росархивом и ВНИИДАД, о которых я написала выше! А не какая-то вычитанная в журнале «Инструкция по ведению делопроизводства на предприятии»!

  13. Татьяна

    Ужас какой! Кто же ее учил сшивать так документы многостраничные?! Да еще и выложила этот дебилизм в инет! Нормативку почитайте, все подробно написано!
    Я — профессиональный архивист и кадидат исторических наук по специальности Документалистика, документоведение и архивоведение. Хочу сказать, что ТАК никогда не подшивались и не подшиваются многостраничные документы! Документ формата А4 подшивается в 3 прокола со стикером (а если документ оформляется в качестве единицы хранения — то в 4 прокола)! Вот из-за таких «знатоков» бедлам полный в документационном обеспечении управления в стране!

    • Ananova

      А сколько по времени хранятся сами акты об уничтожении документов? Необходимо ли составлять акт на уничтожение входящей/исходящей корреспонденции? И если да, то сколько лет такой акт должен храниться? Нигде не могу найти конкретную информацию по этому вопросу…

      • Регина

        Здравствуйте, входящая и исходящая корреспонденция может иметь разный характер важности тех или иных документов, поэтому они распределяются по нарядам. Обычная корреспонденция хранится 5 лет. Акт о выделении к уничтожению составляется на все наряды. Сами же акты об уничтожении имеют постоянный срок хранения.

      • Ananova

        Спасибо большое за подсказку!!! В графе «Срок хранения и № статей по перечню» номенклатуры дел предприятия Акта уничтожения входящей/исходящей корреспонденции на какой документ ссылаться?

    • kater-kalinina

      Спасибо за внимательность! Исправим информацию